Документы в порядке: выбираем СЭД

Выбор системы электронного документооборота сегодня как нельзя более актуален для банков. Подойти к нему стоит серьезно, учесть все факторы, чтобы не тратить время и деньги на доработку. Какие критерии важны для банковской сферы, какой системе отдать предпочтение - разберемся в этом материале.

Чтобы не переплачивать за лишнее или потом не пенять на отсутствие необходимой функции, в процессе выбора СЭД в конкретной организации учитывают множество важных факторов – объем документооборота, производительность системы, ее масштабируемость, возможность кастомизации под потребности банка и т.д. Перед внедрением СЭД необходимо просчитать риски и в первую очередь оптимизировать бизнес-процессы в банке, подготовить соответствующие регламенты и инструкции. Желательно все эти действия совершать с участием компании, которая будет заниматься внедрением системы.

Общие требования

Оптимальная система документооборота должна сочетать сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Таким образом, повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети. Руководство получает возможность реально управлять работой с документами. Кроме того, снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов.

Выбирая ту или иную систему электронного документооборота, необходимо сразу определиться, что конкретно организация ожидает получить от внедрения СЭД. Иными словами, надо составить список наиболее важных требований.

Существует ряд общих требований к системам, среди которых руководитель центра документооборота Бинбанка Анна Васюнина называет следующие – полноту функциональности, удобство использования, скорость внедрения системы, гибкость настроек, возможности расширения функционала и интеграции с существующими информационными системами предприятия, высокую масштабируемость системы, возможность легкой адаптации, наличие качественной технической поддержки, репутацию вендора.

Для небольших кредитных организаций, конечно, одним из определяющих факторов выбора системы является совокупная стоимость владения СЭД.

Директор департамента развития информационных технологий банка Хоум Кредит Кирилл Кибалко говорит, что при выборе СЭД, как, впрочем, и при выборе любой крупной информационной корпоративной системы, рассматриваются все функциональные свойства данного продукта, возможность его развития, опыт эксплуатации в крупных организациях под большой нагрузкой, т.е. производительность.

Начальник отдела электронного документооборота Пробизнесбанка Георгий Долгих отмечает, что факторов, влияющих на выбор СЭД, очень много. Среди основных он выделяет возможность измерять стоимость и время работ в СЭД, мобильность, которая подразумевает, что с системой можно работать не только с компьютера, но и с iPad, с мобильного телефона. Важно также, чтобы процессами можно было управлять без непосредственного участия блока информационных технологий. Например, банковские аналитики в некоторых системах электронного документооборота могут самостоятельно выстраивать процессы в визуальной среде.

Наряду с этим в последнее время наблюдается тенденция перехода на тонкого   клиента   –   появляется   все большее количество систем электронного документооборота, работающих с помощью браузеров, считает Георгий Долгих.

Полнота функционала

К системам электронного документооборота предъявляются определенные требования по их функционалу. Анна Васюнина (Бинбанк) к основным текущим требованиям отнесла, во-первых, полноценное управление документами с поддержкой всего жизненного цикла информации – от создания документа до его отправки на архивное хранение. Во-вторых, конфиденциальность информации с разграничением прав доступа различным категориям пользователей СЭД. В-третьих, возможность применения электронной подписи (ЭП), а также создания юридически значимого документооборота (данная позиция в основном интересна для органов государственной власти). В-четвертых, основные требования включают возможность кастомизации (изменения) СЭД под потребности компании. Далее, интеграцию с другими информационными системами, имеющимися в организации, – с ERP-системами (в первую очередь, с модулями HR, финансовыми модулями), CRM, ПО кадрового учета, банковскими, бухгалтерскими системами (1С), ПО ABBYY, Крипто-ПРО. Кроме того, важным требованием является доступ и работа с информацией с различных мобильных устройств (iPad, Android и т.д.). Наконец, необходимо наличие бизнес-ориентированного workflow, обеспечивающего собственно взаимодействие сотрудников в бизнес-процессах.

«Для повышения производительности работы система должна обладать простым, интуитивно понятным интерфейсом с возможностью персонализа-ции контента в плане бизнес-функций пользователя, т.е. иметь несколько видов рабочих мест для различных категорий сотрудников», – считает Анна Васюнина.

Репутация разработчика

Следующий большой блок, который банки учитывают при выборе СЭД, -это требования к разработчику, который должен предоставлять постоянно действующую оперативную техническую поддержку.

По мнению Анны Васюниной, в первую очередь надо обратить внимание на репутацию поставщика, наличие у него успешных проектов, на квалификацию персонала компании-интегратора.

Кирилл Кибалко (банк Хоум Кредит) важными критериями выбора разработчика считает его зрелость, умение работать с крупными компаниями, стратегически планировать развитие системы. «Кроме того, разработчик должен обладать финансовой стабильностью и понимать наши процессы, -подчеркивает Кирилл. – Также для нас критически важным является наличие рынка консультантов, которые могут систему внедрить. Мы принципиально против монополизма на рынке СЭД. Крайне неудобно, когда только один-единственный консультант или компания-разработчик умеет данную систему внедрять. Мы хотим иметь возможность выбора, уверенность в том, что на рынке работают консультанты необходимой нам квалификации. Поэтому я уверен, что для развития СЭД крайне важным является наличие развитого, зрелого рынка организаций, внедряющих этот продукт».

По мнению Георгия Долгих (Про-бизнесбанк), рынок разработчиков выглядит вполне конкурентным. При том что в Пробизнесбанке на текущий момент СЭД «самописная», в кредитной организации параллельно происходит внедрение элементов СЭД сторонних разработчиков.

Анна Васюнина (Бинбанк) также считает, что рынок поставщиков систем электронного документооборота и решений класса ЕСМ достаточно насыщен и развит: «На нем работает около 200 компаний. 45 компаний – производителей и поставщиков – делят 8о% рынка», – уточняет специалист.

Банковские особенности

Банки в основном предъявляют к функционалу электронного документооборота такие же требования, как и другие компании. Однако существуют и некоторые отличительные черты, особенно когда возникают вопросы, касающиеся информационной безопасности СЭД.

Анна Васюнина считает, что, если финансово-кредитная организация располагает большой филиальной банковской сетью, необходима платформа, позволяющая работать в территориально распределенной среде. «Система должна обеспечивать должный уровень конфиденциальности, быть устойчивой к случайному или умышленному воздействию, и в то же время она должна обеспечивать наивысшую степень отказоустойчивости, – уверена эксперт Бинбанка. – Также необходимо, чтобы система обладала гибкими правами доступа к информации: у сотрудника не должно быть возможности использовать свои права в системе для несанкционированных действий». Наряду с этим СЭД, как подчеркивают эксперты, должна обладать сертификатами ФСТЭК и ФСБ.

В связи с угрозами информационной безопасности необходимо принимать эффективные действия по обеспечению ИБ в СЭД. Начальник управления внутренней защиты Росгосстрах Банка Николай Кузьмин к таким мерам относит четкое разграничение прав доступа пользователей к электронным документам, в том числе прав на просмотр, изменение и удаление документов и протоколирование всех действий пользователя в системе. «Также обязательными мерами являются наличие персонального логина и пароля для входа в систему и применение ЭЦП, – отмечает эксперт. – Эффективным шагом может быть отделение внутренней сети от внешней».

Мнение эксперта

Александр Осипов, менеджер по продуктам компании ЭОС:

– Современные ЕСМ-системы помогают добиться повышения эффективности и оптимизации бизнес-процессов. У сотрудников банка возникает возможность быстрее находить необходимую информацию. Система позволяет проводить полноценный аудит документов, обеспечивает коллективную работу и обсуждение рабочих вопросов в бизнес-контексте. Процесс согласования документов также становится более удобным за счет гибко настраиваемой автоматизации. Банк может быть уверен в том, что хранение документов и обмен ими производятся в безопасном режиме. Результатами внедрения полноценной ЕСМ-системы становятся более эффективная работа сотрудников, сокращение времени на однотипные операции, повышение контроля работы сотрудников и их ответственности, что, в конечном счете, положительно отражается на качестве обслуживания клиентов банка и на его конкурентоспособности. При выборе СЭД имеет смысл обратить внимание на следующие параметры. Нужно создавать единую информационную систему банка с общим интерфейсом, где пользователи смогут решать все насущные бизнес-задачи – работать с документами, исполнять поручения и контролировать их выполнение. Грамотно организованная система также предполагает создание единого хранилища нормативно-правовой документации, возможность учета и исполнения офисных заявок на канцелярию, переговорные, отпуска, в ИТ-службу. СЭД также выступает как фундамент для обеспечения внутренних коммуникаций, где хранятся телефонный справочник, новости для сотрудников, база знаний.

В системе документооборота должна быть предусмотрена возможность объединения справочников таких систем, как ERP и CRM, со справочниками ЕСМ-системы. Немаловажно наличие как «тонкого» клиента (веб-доступ), так и «толстого» клиента (windows-приложение), а также возможность подключения мобильных устройств (iPAD и Android). Нельзя забывать и о настройках по ограничению и контролю прав доступа, шифровании данных, использовании электронной подписи. Разработка компании ЭОС – система EOS for SharePoint – полностью отвечает всем вышеперечисленным требованиям. Следует отметить, что современному банку классической СЭД уже недостаточно. Банковскому менеджменту требуется не только решение делопроизводственных задач, но и автоматизация сопутствующих бизнес-процессов на базе единой информационной системы в рамках всего предприятия.

Василий Громов, генеральный директор ЗАО «Дабл Би» (bb software):

– Удобство работы с системой – наиболее важный критерий для выбора СЭД. Функционал системы и известность разработчика становятся вторичными, если СЭД не будет удобна в эксплуатации. Эргономика системы – субъективный параметр для сравнения. Кто-то руководствуется критерием привычности, а кто-то обращает внимание на инновационные составляющие в эргономике и принимает их в работу, иногда вопреки устоявшимся привычкам.

К хорошему быстро привыкаешь, но на любой переход к новой технологии работы необходимо затрачивать определенные усилия.

Для кредитных организаций система bb workspace выпускается в специальном издании Bank Business, которое содержит более 5000 шаблонов внутрибанковских документов. Внедрение СЭД состоит из нескольких этапов, из которых наиболее затратный по времени – это освоение системы пользователями. Для того чтобы процесс освоения системы bb workspace был максимально удобным, в Дабл Би разработаны обучающие трехминутные видеоролики, которые позволяют «без отрыва от производства» осваивать функционал системы и сдавать тесты.

Основное преимущество использования СЭД для руководства банка – это оперативность и качество принимаемых управленческих решений в условиях грамотного ведения дел. При использовании СЭД bb workspace каждый руководитель видит объективную картину всех внутренних процессов, которые происходят в его кредитной организации, как на ладони. Улучшения в качестве работы сотрудников банка становятся заметны практически сразу, так как появляется дополнительный инструмент учета и контроля эффективности работы каждого сотрудника на уровне статистики. В целом для банка период выхода на точку прибыли от использования системы bb workspace составляет от 3 до 8 месяцев. Экономия огромна, в десятки раз сокращается продолжительность любого процесса. Кроме того, работа в режиме замещения позволяет сохранять темп обработки и согласования документов в отпускной период и при увольнении сотрудников. Но наиболее важный параметр использования СЭД – это оперативность и высокое качество решений, принимаемых руководством банка.