Пропал документ. Что делать?

Первичные и иные важные документы выбрасывать нельзя. Знают об этом, наверное, все. Но что делать, если первичный документ утерян? С чего начать его восстановление?

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы, вы тоже должны соблюдать сроки хранения документов. А при их утрате – выполнять описанные ниже действия. Некоторые бухгалтеры ориентируются на средний срок в пять лет, по истечении которого документацию уничтожают. Это неверно. Есть протоколы, акты и журналы, которые следует хранить 10 или даже 75 лет. Сроки хранения каждого документа приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Как восстановить утраченные документы

В восстановлении нуждаются лишь те документы, у которых не истек срок хранения. Хранить первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность надо в течение установленных сроков, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Конкретные сроки определены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Следовательно, руководствоваться надо именно этим Переченем . Например, годовые балансы и отчеты о прибылях и убытках хранятся постоянно. Это же относится к Книге учета, в которой ведется налоговый учет всех операций. Обычно ее заполняют весь год, а затем заверяют в инспекции. И на следующий год забывают о ней. А зря, так как хранить ее нужно постоянно.

Закономерный вопрос: зачем хранить Книгу учета и балансы постоянно? Ведь срок налоговой проверки составляет три года – по истечении его привлечь к ответственности за нарушения нельзя (п. 1 ст. 113 НК РФ )?

Дело в том, что налоговой эти документы, возможно, и не потребуются. Но они могут понадобиться вам самим. Ведь бывают ситуации, когда на балансе числятся суммы, например, в составе дебиторской или кредиторской задолженности, а откуда они появились, неизвестно. Такое бывает и с основными средствами: остатки числятся, а что за объекты – неясно. Следовательно, списать их нельзя. Если бы документы сохранились, была бы возможность проследить, когда и в связи с какими действиями появились эти суммы. Так что хранить важные документы стоит хотя бы ради интересов фирмы.

А вот если срок хранения документа не истек, его следует обязательно восстановить.

Что делать, если документ утрачен

Масштабные потери документов происходят в результате чрезвычайных ситуаций (пожар, кража...) Если вы столкнулись с такой ситуацией, получите от уполномоченных органов документы, свидетельствующие о происшествии (справки или акты о пожаре, аварии коммунальных сетей и т. д.)

Если утраченные документы будут истребованы инспекцией или фондом, вам придется объяснить причину потери и подтвердить ее справками. Тогда уважительную причину могут принять во внимание. Это позволит получить отсрочку или избежать штрафа.
Когда справки о происшествии получены, установите, какие именно документы утрачены.

Создайте комиссию для составления списка документов, которые необходимо восстановить. Для начала приказом руководителя создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию имеющихся документов и составит акт, в котором будут отображены состав комиссии, потерянные документы и причина их утраты. После этого можно приступать к их восстановлению.

Если вам известно, какие документы отсутствуют, комиссия не нужна. Например, утеряна определенная папка с «первичкой». Как только вы это обнаружите, займитесь восстановлением утраченной документации.

Инвентаризация не нужна и в том случае, если утеряны бумажные документы на бумаге, а регистры в электронном виде сохранились. Для «упрощенцев» главный регистр – Книга учета. Многие заполняют ее именно на компьютере. Значит, скорее всего, при утрате бумаг она сохранится в целости. Поскольку в ней отражены все хозяйственные операции, вы сможете не только определить, каких документов не хватает, но и когда и на какую сумму они были составлены.

Как восстановить бумаги

Вы четко определили, что отсутствует. Теперь надо постараться получить копии или дубликаты от контрагентов.

Банковская документация. Чтобы получить копии утраченных выписок и платежек, обратитесь в банк, где у вас открыт счет. Образец соответствующего запроса приведен ниже.

Образец запроса в банк о предоставлении копий платежных поручений и выписок

Именно с восстановления банковской «первички» нужно начать, если утрачена вся база документов: и в бумажном, и в электронном виде. С их помощью вы сможете установить, с кем, когда и в какой сумме проводились безналичные расчеты. Таким образом вы восстановите все операции, расчеты по которым проводились по безналу.

Кассовые чеки. Утраченные чеки ККТ потребуются, если вы приобретали имущество за наличный расчет. Тогда кассовый чек является документом, который подтверждает произведенный расход, и если он не сохранился, его следует восстановить. Для этого обратитесь к продавцу. Дело в том, что некоторые виды кассовых машин могут печатать дубликат чека. Возможно, продавец сможет вам продублировать чек. Если же его кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, попросите его изготовить копию чека на копировальном аппарате.

«Первичка» от контрагентов. Договоры, накладные и прочие подобные документы помогут восстановить ваши контрагенты. Вы можете запросить у них копии недостающих первичных документов.

Образец запроса контрагенту для получения копий первичных документов

Если же вы не смогли установить, какой «первички» не хватает, тогда проведите с контрагентами сверку, по результатам которой будет составлен акт. Из него станет ясно, какие накладные и акты следует восстановить.

Налоговая, бухгалтерская отчетность и отчетность в фонды. Утраченные декларации, балансы и расчеты также не помешает восстановить. Ведь без такой документации как минимум могут возникнуть трудности с составлением отчетности за следующие периоды. Кроме того, имея все отчеты, вы будете знать, на какие суммы нужно ориентироваться при восстановлении иных документов. Составлять декларации и расчеты заново проблематично, а иногда просто невозможно. Лучше поступить иным образом. Напишите запрос на имя руководителя инспекции или фонда с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Правда, законодательство не обязывает инспекторов это делать. Но если они сочтут причины утраты документов убедительными, то, скорее всего, вам не откажут.

Уделите особое внимание:

1. Обратите внимание на сроки хранения, указанные в приказе Минкультуры России. Для многих документов они превышают срок в пять лет.
2. Документы, утраченные до того, как истек срок их хранения, целесообразно восстановить.
3. Если никакой информации о «первичке» не сохранилось, восстановление лучше начать с обращения в банк. С помощью копий выписок вы сможете определить хотя бы те операции, которые были проведены по безналу.