Электронная почта - наиболее распространенная форма общения в современном деловом мире. Писать письма быстро, легко, и это можно делать даже на ходу - в любом месте, в любое время. Электронное письмо менее навязчиво по сравнению с телефонным звонком или смс сообщением и позволяет быстро обмениваться необходимой информацией и эффективно поддерживать обратную связь.

Большинство из нас ежедневно получает сотни писем. То же можно сказать и о наших клиентах, партнерах. Именно по этой причине любое письмо может легко затеряться в нескончаемом потоке входящих сообщений и быть проигнорированным.

Предлагаем вам 10 советов написания письма, которое привлечет внимание получателя и заставит его на него ответить.

1. Укажите ясную тему письма

Каждый из нас, получив письмо, смотрит на его заголовок - тему. Именно тема заставляет нас обратить на наго внимание, понять важность сообщения и определить приоритеты для просмотра. Сделайте тему понятной и относящейся к делу. Например, если вы познакомились с получателем на недавнем мероприятии, прямо так и пишите: "Василий, мы встречались с вами на образовательной конференции во вторник" вместо шаблонных и общих фраз "Было приятно с вами познакомиться".

2. Пишите краткие письма

Большинство людей занятые и не очень то любят читать длинные и пространные письма. Помните о теме письма и придерживайтесь ее в своем сообщении. Если информации действительно много, то легче будет позвонить и рассказать. Если же вы можете общаться с собеседником в неформальной обстановке, то просто пригласите его пообедать, где сможете все как следует обсудить.

3. Включите в письмо пункты

Если у вас есть несколько вопросов к получателю, то изложите их прямо по списку. Такая форма письма будет легче восприниматься и позволит ответить более логично и быстро.

4. Похвалите получателя

Когда вы пишите письмо человеку, которого плохо знаете или с которым недавно познакомились, укажите информацию о том, где вы встретились или кто вас познакомил. Также хорошо, если вы похвалите получателя. Например: "Уважаемый Дмитрий, мы познакомились с вами на вашей презентации курсов в понедельник. Она мне очень понравилась и показалась очень полезной. Могли бы вы мне ее отправить? Я очень хочу их посетить." На такую просьбу получатель с большим удовольствием отзовется, нежели вы напишите ему просто: "Дмитрий, прошу выслать мне вашу презентацию".

5. Для начала успокойтесь

Для письма очень важен тон, который на самом деле очень чувствуется получателем. Как говорится: "Если вам нечего сказать хорошего, тогда вообще ничего не говорите". Другими словами, прежде всего подумайте перед тем, как отправлять грубое письмо. Даже если вы расстроены, рассержены, возьмите тайм-аут, чтобы успокоиться. Помните, что ваше письмо всегда можно распечатать, скопировать и предъявить в качестве компромата, поэтому не отправляйте ничего такого, о чем сможете потом горько пожалеть.

6. Проверьте письмо на ошибки

Перед тем, как нажимать на кнопку "отправить", перепроверьте ваше письмо. Обращайте внимание на орфографические, стилистические и пунктуационные ошибки. Если вы отправляете действительно важное письмо, то проговорите его вслух, чтобы удостовериться, что оно звучит именно так, как надо. Неграмотное письмо может вызвать чувство пренебрежения и дать право усомниться в вашей компетенции и профессионализме.

7. Сохраняйте конфиденциальность

Если вам необходимо отправить одно и то же письмо нескольким получателям, которые друг друга не знают, не пишите их адреса в одном поле - сохраняйте конфиденциальность информации. Нет, отправлять несколько писем, копируя информацию, не нужно. Вы просто можете воспользоваться очень удобной функцией "скрытой копии письма", при помощи которой получатель будет видеть себя в качестве единственного адресата.

8. Не злоупотребляйте функцией "ответить всем"

Использование функции "ответить всем" может быть полезной, но только тогда, когда ваш ответ необходим действительно всем получателям. Если же ваше обращение не имеет никакого отношения к одному из них, это может очень сильно его разозлить. Отправляйте ваше сообщение только тому, кому оно на самом деле предназначается.

9. Удостоверьтесь, что можете отправить получателю "тяжелое" письмо

Многие люди просто терпеть не могут, когда им отправляют тяжеловесные письма с кучей фотографий, архивов, презентаций. Перед тем, как отправить подобное письмо, спросите разрешения. Но лучшим решением будет отправить ссылку на эти файлы, размещенные на файлообменниках, например, на Яндекс.Диске.

10. Дайте получателю время на ответ

Помните, что многие люди проверяют свою почту только пару раз в день, и у них не настроены уведомления о письмах на смартфонах. Будьте терпеливы. Если же проблема, изложенная в письме, требует безотлагательного решения, легче будет позвонить или указать в теме важность сообщения.

Объединяя все вышесказанное, хочется обратить ваше внимание на ваши манеры. Очень важно помнить о тех правилах вежливости, которым вас учили еще в детстве. Если вам что-то понадобилось от получателя, используйте слово "пожалуйста". Если вам предоставили необходимую информацию оперативно, сделали что-то важное, не забывайте сказать "спасибо". Помните, что ваша репутация в интернете является значимой частью вашего персонального бренда. И всегда придерживайтесь золотого правила: "Относитесь к людям так, как хотели бы, чтобы они относились к вам".

Удачи!

Перевод статьи подготовила Екатерина Никитина по материалам Interpreneur.com