Грамотное распределение времени — один из самых важных навыков, которым должен обладать как наемный сотрудник, так и предприниматель.

Вы можете впустую потратить много времени, пытаясь выполнять сразу несколько задач или фокусируясь на второстепенных деталях. Дизайнер из Канады Этьен Гарбугли испытывал такие же трудности. Со временем он научился управлять своим временем и рабочей нагрузкой эффективнее и проанализировал, что ему и другим предпринимателям в этом помогло.

Мы собрали лучшие идеи из презентаций Гарбугли. Для вас мудрым решением будет перенять эти привычки, пока вы молоды, потому что они будут полезны как для 22-летнего стажера, так и для 50-летнего топ-менеджера.

1. Всегда есть время

Время никогда не заканчивается. Если вы не выполнили задачу в срок, это потому что вы ее не сочли достаточно срочной или увлекательной по сравнению с тем, чем вы занимались.

2. Рабочее расписание всегда забивается быстрее, чем вы ожидаете

Предусмотрите буферы времени. Чтобы избежать перегрузки расписания, избегайте чересчур точных временных рамок. «Чем точнее время выполнения задачи или цели, тем труднее ее выполнить», — пишет Гарбугли.

3. Вы делаете больше, когда вы в ударе

В некоторые дни вы будете неспособны работать как обычно, а иногда сможете трудиться 12 часов подряд. Используйте эти дни.

4. Лучше заниматься тем, что помогает как в профессии, так и в личной жизни

Совместите свои профессиональные и личные цели для максимальной эффективности. Если вы не собираетесь переезжать в Японию или заниматься там бизнесом, то лучше потратить несколько месяцев на курсы, которые помогут в работе, чем на занятия японским языком.

5. Между принуждением самого себя и работой на износ есть разница

Чтобы много успевать, многие недосыпают и упорно работают. Но даже если вы исключительно мотивированы, стоит предусмотреть время для отдыха, иначе усталость в конце концов даст о себе знать и ваша продуктивность упадет.

6. Многозадачность мешает сосредоточиться

Исследователи выяснили, что мозг затрачивает больше энергии, когда вы переключаетесь с одной задачи на другу. Если вы проводите так весь день, мозг очень сильно устает.

7. Факторы, отвлекающие внимание, можно контролировать

Используйте метод «Помидора» — технику выполнения задачи за несколько временных отрезков (25 минут) с тремя-пятью перерывами между ними. Также можно использовать программы, такие как SelfControl, которые не разрешают пользоваться соцсетями.

8. Выполнение небольшой задачи — лучший способ начать день

Презентация, которую вам надо закончить, может быть пугающей задачей в восемь утра. Настройте себя на рабочий лад, выполнив легкую и быструю задачу, например, ответив на рабочие письма.

9. Перфекционизм может быть серьезным препятствием

«Хороший план, реализованный сегодня, лучше идеального плана, реализованного на следующей неделе», — сказал как-то генерал Джордж Паттон.

10. Больше часов, проведенных на работе, не всегда приводят к повышению производительности

Не поддавайтесь на заблуждение, что сидение за столом поможет сделать работу. Делайте все что угодно, чтобы завершить текущую задачу к концу рабочего дня, а не сидеть до ночи.

11. Задачи нужно выполнять раздельно в зависимости от того, требуют ли они сосредоточенности или нет

Если вы постоянно прерываете рабочий процесс, чтобы обдумать что-нибудь, вы тормозите.

12. Отложите черную работу

Если вы будете рассылать письма или обновлять расписание весь день, рабочий процесс будет постоянно прерываться. Выделите отдельное время для этих задач. Вместе с тем на поступающие во время рабочего дня письма лучше отвечать сразу, если ответ займет не более двух минут.

13. Тяжелые задачи лучше рассматривать как множество легких

Футбольный тренер Ник Сабан вместо того, чтобы ориентировать игроков на конечную цель — победу, тренирует их концентрироваться на выполнении маленьких задач — пасов, блоков и голов.

14. Если вы не можете взяться за выполнение задачи в течение 20 минут, отложите ее

Неважно, по какой причине вы не можете приступить к работе. Лучше перейти к другой задаче, чтобы не терять производительность.

15. Нет двух задач одинаковой важности

Список дел на день — хороший способ запланировать ваш день, но при этом важно расставлять приоритеты. В первой половине дня лучше заняться самыми важными делами, а легкие задачи оставить на потом, так как к вечеру мозг устает. Чтобы расставлять приоритеты было легче, выделите самую важную задачу и выполните ее как можно скорее.

16. Делегируйте

Чтобы быть по-настоящему эффективным, не бойтесь поручать работу другим. Если другой сотрудник может выполнить задачу на 80 процентов так же хорошо, как и вы, поручите это ему, говорит писатель Джон Максвелл.

17. Не думайте о прошлом, это затрудняет работу

Не отвлекайтесь на прошлые успехи или неудачи. Лучше сконцентрируйтесь на том, что прямо сейчас перед вами.

18. Записывайте

Не думайте, что вам удастся запомнить каждую хорошую идею, пришедшую в голову. Не важно, что это — блокнот, маркерная доска или приложение вроде Evernote — записывайте идеи.

По материалам iBusiness.ru