Многие сотрудники и предприниматели испытывают трудности при использовании почты, не всегда успевают отвечать на важные письма или делают это неправильно. Эрик Шмидт руководствуется несколькими правилами использования почты, о которых он рассказал в книге «Как работает Google». Предлагаем воспользоваться его идеями.

1. Оперативно отвечать

Шмидт считает, что есть люди, которые могут оперативно ответить на на электронные письма, а есть те, кто не может, и советует стремиться к первой группе людей. По мнению бизнесмена, быстрый ответ на сообщение может вызвать оживленную и продуктивную беседу, а также возникает приятный климат для общения. В случае, если на письмо нет возможности ответить, то лучше объяснить, что вы сейчас заняты.

2. Писать по сути

Если вы уведомляете о каких-то проблемах в работе, то лучше сделать это лаконично и четко. Люди очень часто пишут лишнюю информацию или не высказываются по сути. Когда американского писателя Элморда Леонарда спросили о причинах его успеха в литературе, он ответил: «Я не пишу отрывки, которые люди будут пропускать при чтении». Большинство писем содержат именно ту информацию, которую люди не будут воспринимать.

3. Регулярно чистить почтовый ящик

Если вы открываете сообщение, то есть несколько вариантов: прочитать часть и понять, стоит ли тратить на него свое время, прочитать и ответить сразу или прочитать позже. Шмидт посоветовал руководствоваться акронимом OHIO (Only Hold It Once, «сфокусируйтесь на этом лишь однажды»).

4. Перекладывать ответственность на других

Письма стоит разбирать по правилу LIFO (Last In First Out, «последним пришел – первым ушел»). Некоторые вопросы и задачи по старым письма могут быть решены кем-то другим.

5. Делиться полезным

Шмидт напоминает, что вы – маршрутизатор, то есть при получении письма с полезной информацией нужно поделиться ей с тем человеком, кому она может пригодиться.

6. Не пользоваться скрытой копией

Манера пользоваться скрытыми копиями является нечестной в культуре прозрачности и неэффективной, по мнению автора данных правил. Скрытые копии лучше использовать тогда, когда вы «отвечаете всем», отправляя письмо даже тем людям, которые уже не имеют отношения к делу, но до этого были причастны к переписке.

7. НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ CAPS LOCK

8. Упростить контролирование выполнения задач

В случае отправления письма с вопросом, который требует быстрого разрешения и контроля, то можно поставить себя в скрытую копию письма и отнести его к категории «на контроль».

По материалам iBusiness.ru