Окей, у кого из вас висят на почте письма, на которые вы должны были ответить давно. Может быть неделю назад, а может быть и месяц? Пришло время это сделать. Мы предложим вам шаблоны.  

1. Для дружеских писем, на которые вроде бы и отвечать необязательно

Просто вы попросили о помощи, вам помогли, прислали контакты (или ещё что-то), а поблагодарить забыли? Случается со всеми. Но никогда не поздно сказать кому-то "спасибо". и сделать это можно следующим образом.

Привет (здравствуйте),

Иван, Спасибо большое за ваш ответ и вашу заметку, которую вы прислали в том месяце. Мне очень помогла эта информация в работе. Я так увлеклась процессом, что даже забыла ответить, за что прощу прощения. Я видела, что ваша компания запустила новую маркетинговую кампанию и выглядит она отлично. Поздравляю — это ваша общая заслуга. 

// здесь может быть вопрос вроде "как дела?", но это зависит от ваших отношений с адресатом

Спасибо большое ещё раз, надеюсь, вскоре увидимся снова. Будем на связи!

Всего наилучшего,

Анна  

2. Для писем с просьбой предоставить информацию

Когда кто-то просит что-то объяснить или даже просто помочь, а вы это письмо упускаете, потому что заняты (или вам просто лень) — вы чувствуете себя виноватым (и это правильно). Поэтому нужно показать человеку, что вам жаль. Наверное, информацию ему пришлось добывать как-то иначе.

(Дорогой (Уважаемый)) Фёдор,

Месяц назад вы спросили, знаю ли я кого-нибудь из компании "Бурундуков и Ко", а я вам не ответил. Прошу прощения за то, что сразу не ответил. Вам всё ещё нужны контакты представителя компании или вы уже с кем-то связались? Я нашёл адреса электронной почты и телефоны нескольких коллег из "Бурундуков и Ко" и готов отправить их уже сейчас, если они всё ещё вам нужны. Я могу лично связаться с ними и предупредить о том, что вы позвоните.

Если есть ещё что-то, в чём я могу быть полезен, напишите.

Василий

3. Для плохих новостей

Если вы получили плохие известия и не ответили — это тоже плохой тон. Но на такие письма нужно отвечать. Это будет больно, но нужно как открепить пластырь — резко и незамедлительно. Извинитесь и попробуйте помочь, если это ещё возможно.

Привет (здравствуйте), Анастасия,

Я надеюсь, что у вас всё в порядке и новый рабочий год начался хорошо. Я прошу прощения за то, что сразу не ответил на письмо и на вопросы о стажировке. Мы посовещались с коллегами и решили, что не готовы сейчас принять ещё одного стажёра. Вы очень талантливый и перспективный сотрудник, мы будем рады увидеть ваше резюме вновь в следующем году. Возможно, тогда мы сможем вас принять.

Всего наилучшего,

Алексей

4. Для других просроченных писем

И небольшой шаблон для другого рода писем, которые месяцами висят у вас на почте. Используйте для того, чтобы начать писать, а детали добавьте сами.

Евгений,

Я просматривала свою почту и поняла, что я не ответила на Ваше письмо о [subject]. Мне очень жаль, что я упустила его и я прошу за это прощения. В следующий раз дважды проверю входящие  

или 

// в следующий раз проверю дважды, отправилось ли моё письмо (может зависло в исходящих). 

// может быть письмо упало в "спам" — объясните ситуацию!

После нашей встречи мы решили, что будем продолжать работать над проектом. Вскоре обратимся к вам за профессиональной консультацией. 

Прошу прощения ещё раз,

Анастасия.

По материалам Icanchoose