ERP: инструкция по применению

ERP-системы создали как средство повышения позиций в условиях жесткой конкуренции. Со временем  корпоративные информационные системы стали необходимостью - и превратились в рядовое условие для ведения бизнеса.

В компаниях, внедривших ERP-систему, уже считают свое существование невозможным без нее. «Управление структурой с тысячей сотрудников, проектным, дистрибьюторским и производственным направлениями деятельности невозможно без инструмента, позволяющего планировать, учитывать, анализировать и оптимизировать деятельность», – считает Глеб Руденко, вице-президент по финансам Национальной компьютерной корпорации (НКК).

ERP-система позволила его компании организовать единый офис дистрибьюторов, что дало возможность в режиме он-лайн отслеживать состояние складов, обеспечило высокую степень интеграции между центральными офисами и филиалами. А компания «Мегафон» внедрила у себя систему SAP R/3 для обеспечения полноценной работы предприятия и предоставления актуальной информации для руководства компании на основе данных первичного учета. «Поиск нового программного решения для построения ERP-системы в «Северо-Западном GSM», из которого вышел «Мегафон», был связан с ростом компании и потребностью в более полной автоматизации бизнес-процессов, стандартизации процедур учета и подготовки отчетности», – вспоминает IT-директор «Мегафона» Игорь Ланин.

Плюсы ERP-системы очевидны, и желание установить ее на своем предприятии вполне естественно. Но после принятия решения о внедрении появляются проблема выбора и далеко не праздный вопрос «кто будет искать систему?». Компания может предпочесть один из трех вариантов ответов. Во-первых, пригласить для выбора и установки ERP-системы специалиста по IT. Так, например, поступили на Первоуральском Новотрубном заводе, пригласив на должность заместителя генерального директора по IT Константина Юрганова.

Главный плюс такого подхода заключается в том, что систему выбирает эксперт, разбирающийся в рынке IT-услуг: «Предпочтение отдавалось не столько системе, сколько комплекту «партнер по внедрению плюс система», – рассказывает Константин Юрганов. – Причем если разделить вес влияния на выбор в процентах, то 70% – это партнер и только 30% – система. Дело в том, что большинство процессов закрываются любой системой ERP-класса. Следует говорить о компаниях и людях, которые способны внедрять, например, BAAN или Axapta, и о тех, кто делает это с большими рисками и неудачно. Выбирая партнера по внедрению, мы просматривали успешные проекты, подход к внедрению, проектную документацию в различных IT-компаниях». Главный риск такого подхода в том, что недовольство выбором «айтишника» даже части топ-менеджмента может обернуться проблемами при внедрении системы.

Зачастую систему выбирает финансовый директор компании. Кажется, что может быть правильнее: кто пользуется, тот и ищет. Но и здесь есть свои подводные камни: неспециалист вряд ли разберется во всем многообразии IT-компаний и предлагаемых ими системах. Даже устроив тендер на внедрение, можно выбрать некомпетентных людей. Так, сеть салонов мобильной связи «Дикси» предпочла интегратора, который запросил за работу над проектом меньше денег. В результате после внедрения система Microsoft Axapta работала медленно, не давала возможностей для дальнейшего роста сети, были ошибки в расчетах. Для исправления недостатков «Дикси» пришлось пригласить другого интегратора.

Для сочетания сильных сторон предыдущих подходов компании идут по третьему пути и для выбора ERP-системы создают рабочую группу, в которую могут входить и специалист по IT, и финансовый директор, и руководители функциональных подразделений. Так, например, поступили в Альфа-банке. «Систему выбирали руководство финансовыми службами, операционное и IT-подразделения, – рассказывает Виктор Орловский, директор по развитию и сопровождению продуктов Альфа-банка, – с помощью консультантов».

Системы бывают разные. Компании-разработчики (интеграторы) делят ERP-системы по величине бизнеса, для которого она предназначена, и функциональности, то есть степени покрытия ею бизнес-процессов. «Среди решений среднего класса есть немало систем с отсутствием полноценного покрытия производственных процессов, – рассказывает Глеб Руденко, – что делает нерациональным их использование для предприятий». Поэтому главный вопрос на этом этапе заключается в том, какую область потребностей компании она покрывает. Например, система «1С» в маленькой фирме может использоваться исключительно бухгалтерией для подготовки отчетов в налоговую инспекцию, а материальные и денежные потоки компании управляются ее владельцем.

А вот крупным промышленным предприятиям, где необходимо учитывать сотни процессов, требуется большая и дорогая система. «ERP-система – это инструмент к управлению затратами, что является ключевым аспектом для крупного предприятия, – размышляет Артур Маркарян, директор по финансам и экономике минерально-химической компании «Еврохим». – И чем значительнее бизнес, тем больше надо прилагать усилий для того, чтобы его контролировать». К крупным системам относятся Oracle, BAAN IV, SAP R/3, к средним – Microsoft Axapta, Scala, «Парус», «Галактика», а малому бизнесу оптимальнее использовать «1C» или SAP Business One. Опрошенные «Ф.» IT-директора выделили ряд особенностей, свойственные системам из каждой группы.

Системы для крупного бизнеса отличают широкие функциональные возможности как в учете, так и в аналитике, большую важность здесь приобретают вопросы производительности и отказоустойчивости. Например, систему Oracle e-Business Suite, относящуюся к этому классу, выбрали для внедрения на «Еврохиме». «Она наиболее соответствует нашим потребностям, позволяет обеспечить комплексное управление ресурсами, включая оперативный и постоянный анализ комплекса в целом и отдельных предприятий компании», – рассказывает Артур Маркарян. Кроме того, такие системы помогают навести полный порядок в управлении финансами. Так, основными целями при внедрении системы BAAN IV на Череповецком сталепрокатном заводе (ЧСПЗ) было именно повышение прозрачности учета на предприятии и создание системы отчетности, основанной на принципах целостности и непротиворечивости данных.

Главный минус больших систем заключается в длительном и трудоемком, а потому дорогом внедрении. «Зачастую крупные системы страдают слишком большой универсальностью, – говорит Александр Мошкин, IT-директор АПК «Черкизовский», – и «подгонка» их под отрасль занимает много времени. Велик риск, что компания не получит ожидаемого результата». Между собой крупные системы почти не отличаются и примерно равны по функциональности, охватывая всю деятельность предприятия. Так, BAAN считается у IT-специалистов более гибким за счет полностью открытой технологии, тоже можно сказать про Oracle. А SAP R/3 больше подходит для предприятий, работающих по проектной схеме, например авиационных.

У решений для среднего и малого бизнеса есть три основные особенности. Во-первых, ERP-система для них должна отличаться простотой внедрения. Дело в том, что заказчики заинтересованы сократить сроки реализации проекта из-за небольших финансовых возможностей. Для них важно, чтобы новые технологии как можно быстрее начали обслуживать производство, дав преимущество перед конкурентами. В результате сроки внедрения могут измеряться неделями и даже днями. Второе, что важно для среднего и малого бизнеса, – возможность увеличить количество пользователей и функциональность системы по мере роста предприятия. И наконец, значительную роль играет сервисное обслуживание. Не каждое даже среднее предприятие может позволить собственную IT-службу, которая возьмет на себя сопровождение установленной системы.

В классе систем для среднего бизнеса выделяются Microsoft Axapta и отечественные разработки «Парус» и «Галактика». Основным преимуществом Axapta Константин Юрганов, работающий с ней на Первоуральском новотрубном заводе, называет «молодость» системы: «Свежие технологии влекут за собой гибкость в настройке интерфейса и увеличение возможностей по интеграции с другими системами». Дополнительное очко продукт от Microsoft зарабатывает благодаря высокой скорости подготовки разработчиков. «Axapta проще и понятнее в этом плане всех остальных систем, – делится опытом Константин Юрганов. – Из программиста, который умеет работать в среде «1С», всего за два месяца можно сделать специалиста среднего уровня по Axapta». «Галактика», несмотря на ярлык «для среднего бизнеса», по мнению Александра Мошкина, ближе к крупным системам и рассчитана на управление холдингом. В корпорации свою систему называют самой распространенной на территории СНГ. Более пригодным на «малых» средних считается «Парус». Особенно сильным считается финансовый модуль системы.

Система «от кутюр». Инсталляция типового решения не единственный путь автоматизации предприятия. Зачастую компании разрабатывают автоматизированные системы самостоятельно. Андрей Рыжов, директор по организационному развитию ЧСПЗ, вообще считает, что по определению ни одна покупная система не может удовлетворить все требования конкретного бизнеса. По его мнению, так происходит потому, что любая компания даже в рамках одной отрасли уникальна. Путем разработки собственного решения пошли в НКК. Сейчас Глеб Руденко оценивает работу своей Единой информационной системы на уверенное «хорошо»: «Система оправдывает наши ожидания. Хотя каждый день у нас появляются новые идеи, что еще можно сделать для повышения эффективности работы корпорации».

Возможность не нарушать сложившиеся бизнес-процессы называют главным плюсом собственной разработки. Основных минусов два. Во-первых, на поддержку системы в рабочем состоянии и ее адаптацию к изменяющимся внешним условиям приходится содержать большой штат внутренней IT-службы. Так, по словам Алексея Хитрова, директора по информационным технологиям «Ингосстраха», в его компании система разрабатывалась усилиями 15 программистов и столько же сотрудников IT-департамента сейчас заняты ее поддержкой и развитием.  Другой минус собственной разработки связан с человеческим фактором. «Многие из тех, кто разрабатывал систему на «Черкизовском», ушли работать в другие компании, – жалуется Александр Мошкин. – В этом проблема дальнейшего развития: все меньше людей, знающих ее архитектуру». Кроме того, система была разработана под одно предприятие, а механизмы управления холдингом, в который превратился АПК, в нее просто не закладывались. Сейчас «Черкизовский» подыскивает себе типовое решение, но пока безуспешно.

Помодульное внедрение. После выбора системы можно начинать ее внедрение на предприятии. Есть два способа инсталляции ERP. Согласно первому, внедрять надо «все и сразу». Второй предполагает поэтапный процесс. Дело в том, что ERP-системы состоят из «кубиков», предназначенных для внедрения на разных «участках» бизнеса. Например, для обслуживания финансовых потоков предприятия предназначен модуль «Финансы», а для учета движения материальных ресурсов – «Логистика».

Внедрение «все и сразу» годится, когда компания хочет полностью изменить организационный процесс внутри компании. «Все поэтапные модульные внедрения, которые были осуществлены в России, не несли глобальных перемен, – размышляет Артур Маркарян. – Они просто улучшали работу подразделений». Однако компания может сильно пострадать от коренного изменения бизнес-процессов. Кроме того, такое внедрение предполагает значительные затраты в короткий период времени. Путем одновременного внедрения всех модулей пошли в компании «Мегафон», планирует охватить системой все операции внутри компании «Еврохим».

Менее рискованна поэтапная инсталляция каждого из модулей. IT-специалисты советуют начинать внедрение с наиболее проблемных участков бизнеса, на которых идут наибольшие потери. «Наш выбор неожиданно пал на производственную часть, – вспоминает Константин Юрганов. – Здесь были самые большие проблемы с точки зрения акционеров и управленцев». Но пример его завода скорее исключение из правил, так как обычно предпочтение отдается либо модулю «Логистика», либо модулю «Финансы». «Традиционно в первую очередь системой «закрываются» вопросы, связанные с логистикой, – говорит Глеб Руденко. – Во-первых, контроль и оптимизация логистики дают существенный рывок в повышении эффективности работы компании. Во-вторых, получить достоверный финансовый учет без верных данных о перемещении материальных ресурсов весьма проблематично».

Например, в компании «Нижфарм» инсталляция модуля «Логистика» позволила создать условия для внедрения полноценной системы контроля качества продукции. А вот с модуля «Финансы» компании начинают, когда хотят «попробовать» систему. Кроме того, он наиболее прост во внедрении: какими бы разными ни были компании, принципы расчетов с дебиторами у них одинаковые. Но, начиная с наиболее простой части и оставляя сложное «на потом», можно столкнуться с ограничениями системы, например, при дальнейшей реализации на производстве.

Что такое ERP?

В конце 80-х годов на предприятиях стали размышлять над идеей создания единой системы, которая упрощала бы процесс управления производственными процессами. Результатом стало появление систем планирования материальных ресурсов MRP (Material Resource Planning). Они учитывали особенности технологической цепочки, последовательность операций и их продолжительность, а потому позволяли снижать издержки, связанные со складскими запасами. Но вне поля зрения оставались факторы производственных мощностей, их загрузки, стоимости рабочей силы. Появление системы, учитывающей их, было предопределено, и вскоре в свет вышла MRP II (Manufacturing Resource Planning), лишенная недостатков предшественницы.

Параллельно с системами планирования ресурсов развивались бухгалтерские программы и приложения, автоматизирующие административный учет. В 90-х годах стало возможно создание системы Enterprise Resource Planning (ERP), объединяющей все внутренние ресурсы предприятия. В основу был положен принцип единого хранилища данных. Информация перестала передаваться от системы к системе, а каждый корпоративный пользователь мог получать нужную ему информацию – в пределах своих полномочий.

Комментарии

Андрей Рыжов, директор по организационному развитию Череповецкого сталепрокатного завода:

– ERP – это лишь инструмент в руках менеджеров. Если уметь работать с ним, принимать заложенные в него методы, то получишь желаемый результат. Сегодня на ЧСПЗ ERP-системой BAAN в части управления финансами регистрируются все транзакции по расчетам с клиентами и поставщиками, система отчетности и анализа позволяет управлять кредитами. Внедрено управление складами, снабжением и сбытом. ERP интегрирована в процесс бюджетирования, в частности формирование бюджетов закупок и потребления, контроль платежей. Реализован модуль управления основными средствами. Сейчас в процессе постановки находятся полный бухгалтерский и налоговый учет.

Думаю, что экономические результаты ЧСПЗ, внедряющего ERP и являющегося самым эффективным в отрасли, говорят за себя. Кроме того, такие вещи, как значительное повышение качества обработки клиентских заказов, управление запасами по каждой позиции, повышение оборачиваемости, новые элементы контроля дебиторской и кредиторской задолженности, создание системы технического учета основных средств были бы просто невозможны без внедрения BAAN.

Игорь Ланин, IT-директор ОАО «Мегафон»:

– Создание единой корпоративной информационной системы позволило сделать прозрачными бизнес-процессы в компании, помогло осуществить управленческий, налоговый и бухгалтерский учет и составлять отчетность по стандартам US GAAP. В наши планы входит разработка и тиражирование типового решения на базе mySAP Business Suite по дочерним предприятиям «Мегафона». Это позволит унифицировать бизнес-процессы во всех дочерних предприятиях, обобщить данные, стандартизировать финансовые процедуры, повысить качество управленческих решений, улучшить финансовый контроль, оптимизировать процесс планирования бюджетов на различных уровнях, создать единую гибкую систему управления материальными запасами и основными средствами, интегрировать процессы учета с биллинговой и другими системами и в конце концов уменьшить затраты на внедрение.

Глеб Руденко, вице-президент НКК по финансам:

– ERP-система позволила добиться повышения прозрачности бизнеса компаний, входящих в корпорацию. В любое время и в любом месте можно посмотреть текущее состояние дел в каждом подразделении компании, если для этого есть соответствующие права. Это позволяет не только оперативно контролировать работу, но и видеть и ощущать динамику развития в целом, что немаловажно в быстро изменяющемся мире.

Благодаря использованию системы произошло увеличение оборачиваемости запасов на 23% за счет возможностей, позволяющих оперативно контролировать состояние складских запасов на всех своих и транзитных складах, пополнять их и перераспределять товар между складами с учетом конъюнктуры спроса и задачи сокращения накладных расходов на перевозки. Оперативное управление финансовыми и логистическими потоками корпорации существенно повысило финансовую гибкость НКК. Просроченная дебиторская задолженность снизилась на 54% за счет возможностей контроля и управления. А оптимизация управления кредиторской задолженностью помогает предлагать более выгодные финансовые условия от поставщиков.

Виктор Комар, директор Центра корпоративных решений корпорации «Парус»:

– Сегодня нет принципиальных отличий между самими ERP-системами ведущих поставщиков. Правильнее говорить о соответствии того или иного продукта требованиям конкретного заказчика. Преимущество первых – в понимании специфики российского бизнеса, законодательства, а также в относительно меньшей стоимости решения. Иностранные же системы, как правило, обладают большей, даже избыточной функциональностью, имеют более высокую цену. Поэтому преимущества проявляются в компетенции специалистов компании, в опыте работы в конкретных отраслях.

Надо понимать, что уровни клиента и поставщика ERP-систем должны соответствовать друг другу. Общемировые лидеры, занятые крупными клиентами, не всегда могут «услышать» своего потребителя со средним (до 0 млн в год) масштабом бизнеса.

Николай Красилов, президент корпорации «Галактика»:

– Сегодня разработчики ERP-систем в качестве конкурентных преимуществ своих решений указывают примерно одни и те же позиции. Это широкий функционал, масштабируемость (возможность развития системы с развитием бизнеса), наличие отраслевых решений, оптимальное соотношение цена/качество, поддержка национальных и международных стандартов финансовой отчетности, простота и надежность.

Импортные решения жестко привязаны к регламентам, зачастую «эталонным» и экзотическим даже для западных заказчиков. В России бизнес-среда чрезвычайно подвижна, и, учитывая гибкость системы, ее выбирают даже российские отделения западных компаний.

Специалист по IT, пожелавший остаться анонимным:

– К сожалению, неудачных примеров внедрения большинство. Только невозможно найти людей, готовых об этом рассказать. Публикация такой информации не в интересах интегратора: зачем ему антиреклама. Внедряющей стороне тоже невыгодно разглашение неудач. Дело в том, что львиная доля ERP-проектов на российском рынке имеет значительную «отмывочную» составляющую, с откатами и прочими «прелестями». А эффективность внедрения толком никто не умеет измерять. Это и правда безумно сложно. Это самая спекулятивная тема. Но в том, что 90% больших проектов обходится заказчику намного дороже, чем необходимо, кулуарно признают почти все опрошенные. Разумеется, потом сложно показать экономию на IT. Такие вещи невозможно «вытащить» на поверхность – мгновенно заклюют соратники из корпоративного цеха. И меня работодатель растерзал бы за такие слова, если бы узнал. Факт отката доказать очень сложно... Интеграторы, айтишники, управленцы друг друга дурят, а платить приходится владельцу бизнеса. На каждом уровне есть денежный интерес.

Алексей Тананакин, директор отдела программных решений и продуктов «SAP в странах СНГ и Балтии»:

– Наши отраслевые решения – вовсе не маркетинговый ход, как это может показаться. В их основе лежит знание специфики бизнес-процессов конкретной отрасли. В частности, в разработке отраслевых решений SAP активное участие принимают клиенты и партнеры, которые объединены в специальные советы. И стандарт для отрасли вырабатывался на основе их требований и рекомендаций. Но в то же время в основе всех отраслевых решений лежит система mySAP ERP. Отраслевая специфика заключается как в отдельных специальных расширениях функциональности в решениях SAP.

Дмитрий Ефимов, финансовый директор компании «Нижфарм»:

– Главное преимущество ERP-системы – это возможность мгновенного получения достоверных данных о текущем состоянии практически любых материальных процессов компании. Система позволяет оптимизировать загрузку производственных мощностей, осуществлять контроль за материальными потоками, формировать широкий спектр отчетности, необходимой для управления компанией. Благодаря ней у топ-менеджмента есть возможность мониторить текущую деятельность предприятия в режиме он-лайн, что обеспечивает возможность принятия своевременных управленческих решений.