Масштаб имеет значение: как бороться с микроменеджментом

Микроменеджмент называют настоящим катаклизмом в управлении. Подчиненные страдают от свехконтроля. Общее дело страдает от того, что некому думать о стратегических задачах - начальство сосредоточено на мелочах. Как выжить в этой катастрофе?

Микроменеджмент – стиль управления, характеризующийся жестким, детальным и постоянным контролем работы сотрудников, лишением их возможности принимать решения в пределах своей компетенции и профессионально развиваться. Последствия микроменеджмента могут быть заметны как внутри коллектива, так и за его пределами: компания, в которой главенствует микроменеджер, не может длительное время сохранять лидирующие позиции на рынке.

Приведем основные признаки микроменеджмента – для наглядности в сравнении с нормальной управленческой практикой.

Норма
Руководитель определяет общее направление работы, утверждает график реализации отдельных этапов, осуществляет общее руководство и периодический контроль работ.
Микроменеджмент
Руководитель сосредоточен на контроле мелких задач. Стратегические вопросы остаются без внимания.

Норма
Делегирование полномочий. Сотрудники принимают решения на уровне своей компетенции. Инициативы снизу рассматриваются и внедряются.
Микроменеджмент
Полномочия не делегируются. Сотрудники не принимают самостоятельных решений на своем уровне компетенции. Инициативы снизу отвергаются без рассмотрения.

Норма
Руководитель определяет очередность исполнения задач. Сотрудник самостоятельно выполняет эти задачи и отчитывается о результатах.
Микроменеджмент
Руководитель определяет и очередность, и способ реализации каждой задачи. Требует досконального соблюдения «единственно верного» сценария.

Норма
При возникновении проблем на проекте сотрудник получает консультацию коллег и руководителя и исправляет ситуацию самостоятельно.
Микроменеджмент
Исправление ошибок невозможно. В сложной ситуации сотрудника отстраняют от проекта, не делая попыток обучить его решению проблем.

Норма
В процессе работы квалификация сотрудников повышается. Сотрудники работают с энтузиазмом, действенными являются как материальные, так и нематериальные способы повышения мотивации.
Микроменеджмент
Энтузиазм сотрудников падает – так же, как и их квалификация, которая в лучшем случае просто остается на начальном уровне, что приводит к отставанию от профессионально растущих конкурентов. У руководства, занятого решением текущих задач, нет времени на развитие компании.

Норма
Командный дух. Отсутствие текучки кадров. Карьерный рост сотрудников внутри компании.
Микроменеджмент
Текучка кадров. Высокие затраты на поиск и найм квалифицированного персонала. Отсутствие возможности для карьерного роста для микроменеджера.

Последний пункт может показаться странным только на первый взгляд. Микроменеджер часто горд тем, что добивается максимума на своем участке работы. Однако вышестоящему начальству отлично видны границы его возможностей. Микроменеджеру никогда не стать партнером в фирме, ему не доверят стратегию и развитие компании «вширь и ввысь». Он навсегда останется контролером на своем участке, если не научится руководить, обучая других и делегируя полномочия.

Вы – микроменеджер

Если вы сумели узнать себя в описании микроменеджера, вас можно поздравить. В подавляющем большинстве случаев руководители этого типа не осознают того, что избрали порочный путь. Осознание – первый шаг к успеху.

Не пытайтесь изменить сразу все свои управленческие привычки. Действуйте поэтапно.

• выберите сначала нескольких сильных сотрудников и перепоручите им часть своих контрольных функций. (Нет нескольких – выберите хотя бы одного!).
• на следующем этапе займитесь совещаниями, которых часто бывает слишком много. Пересмотрите график. Скорректируйте состав участников: нет никакой необходимости собирать всех, достаточно участия руководителей проектов. Ограничьте длительность совещаний и строго соблюдайте это новое правило.
• сократите отчетность до необходимого минимума. Перенаправьте потоки: пусть начальники отделов контролируют отчетность на своем уровне и делают краткие доклады вышестоящему руководству.
• займитесь профессиональным саморазвитием – повышением квалификации, участием в отраслевых конференциях, завязыванием новых деловых контактов. Чем меньше у вас будет свободного времени, тем меньше шансов, что вы вернетесь к порочной практике микроменеджмента.

Вы – руководитель микроменеджера

Исправлять привычки микроменеджера – занятие очень и очень трудоемкое, прежде всего потому, что любую попытку коррекции такие люди, как правило, встречают агрессией и обидой. Если, тем не менее, вы решили сохранить этого сотрудника для компании, настройтесь на кропотливую работу.

Первым шагом должен стать разговор с глазу на глаз, в котором вы объясните сотруднику все негативные следствия микроменеджмента как для компании, так и лично для работника, страдающего этим бизнес-недугом. Здесь крайне важно не переходить на личности и  описывать эти проблемы «в общем», а не применительно к сотруднику.

Самая удачная конструкция для перехода к конкретному обсуждению: «У части наших сотрудников складывается впечатление, что вы угодили в ловушку микроменеджмента. Давайте вместе подумаем, как можно изменить это мнение о вас».

Это крайне важный и тонкий момент – вы не упрекаете сотрудника, не ставите под сомнение его способности, а лишь  предлагаете скорректировать его образ в глазах коллег. Вы также избегаете конфликтной ситуации и не даете никаких намеков на источники, откуда вы получили информацию о микроменеджерских привычках вашего собеседника.

Далее можно переходить к обсуждению деталей. Эксперт в области управления Гарри Чемберс в книге «Микроменеджмент» предлагает следующий список вопросов, которые необходимо задать во время такой беседы:

• Как осуществлять мониторинг работы сотрудников таким образом, чтобы у них не возникало ощущение подконтрольности, и при этом по-прежнему вовремя получать необходимую информацию?
• Как вовлечь людей в обсуждение методов выполнения работы и избавить их от ощущения, что они – никто и от них ничего не зависит?
• Как подготовить людей из вашей команды к самостоятельному принятию решений, чтобы они могли разгрузить вас, взяв на себя часть ваших обязанностей и ответственности?
• Как, по-вашему, можно эффективнее делегировать полномочия?
• Как сократить количество отчетов, которые обязаны составлять члены вашей команды?
• Как сократить количество еженедельных/ежемесячных совещаний?
• Как привлечь людей к более тесному сотрудничеству по этим вопросам?
• Есть ли возможность привлечь ваших сотрудников к обсуждению того, как делать эту работу?
• Как предоставить людям больше самостоятельности в рамках их рабочего графика?
• Как лучше довести ваши требования до сотрудников?

Как руководителю, вам придется взять на себя контроль изменений, причем на первом этапе вы сами станете похожи на микроменеджера, предупреждает Чемберс. Однако это необходимо до тех пор, пока вы не почувствуете, что прогресс налицо. На каждом этапе этого процесса вам нужно сохранять твердость и доброжелательность и давать исправляющемуся микроменеджеру максимально конкретные советы – над чем работать, как именно и пр. Не забывайте об обратной связи и празднуйте каждый успех.

Вы – подчиненный микроменеджера

Прежде чем принимать наши соболезнования, обратите внимание, что не всякий дотошный начальник является истинным микроменеджером. Если шеф названивает вам каждые 10 минут с вопросом, как дела по проекту, это еще не значит, что он болен – возможно, он просто волнуется, потому что не уверен в вашей квалификации, спешит, его самого дергает клиент (причин может быть множество). Микроменеджмент – это не отдельные авралы и нервотрепка, а система, бороться с которой очень сложно. И тем не менее, существуют некоторые приемы защиты, выработанные жертвами микроменеджмента.

• Пошаговая отчетность. Подробное описание хода дел раз в день, раз в час, раз в полчаса по собственной инициативе, без указаний со стороны начальства. Эти отчеты (направляемые по электронной почте, через SMS или любым другим способом) могут остаться безответными, но будьте уверены: это успокоит вашего микроменеджера и обезопасит вас от дополнительных придирок.
• Подтверждение каждого шага. Добивайтесь разрешения начальника на каждый следующий шаг. Письменно! Об устном подтверждении утонувший в деталях микроменеджер может забыть. А вам нужна страховка на случай неудачи.
• Паузы. Если вы сомневаетесь в том, какое решение принять, не делайте ничего. Сообщите о затруднении начальнику и ждите его распоряжений (желательно письменных! – см. предыдущий пункт).
• Игра ва-банк. Предложите микроменеджеру поручить вам более сложную задачу. Выберите то, с чем совершенно точно справитесь. Со временем начальник начнет больше верить в ваши способности и начнет делегировать полномочия.

И наконец…

Надо признать, что на некоторых участках или отдельных этапах работы микроменеджмент необходим (вспомните, как по-разному выглядит ремонт в квартире при «хорошем прорабе»-микроменеджере, и без него). Кроме того, именно из микроменеджеров получаются отличные «козлы отпущения» для вышестоящих. Поэтому попробуйте не осуждать их, а пожалеть. Помочь исправиться, если это возможно. А если невозможно – найти максимально комфортный лично для вас способ взаимодействия с микроменеджером. Вплоть до смены работы.