Как вернуть контроль над подчиненными в шесть шагов

Рассказывает Константин Попов, директор по развитию в «Олвок».

Представьте: руководитель отдела прерывается на другой проект. По его завершению возвращается к своей команде и видит, что там больше в нем не нуждаются. Это еще не увольнение – но видимость конфликта. Константин Попов знает, как вернуть былой авторитет.

Общий менеджмент у нас обычно связывают с Друкером, Котлером или иными гуру, которые рассуждают о глобальных трендах, лидерстве, феминизации или чем-то еще подобном, далеком от насущных потребностей обычных менеджеров. Однако у довольно большого числа руководителей время от времени возникают прикладные задачи, на которые затруднительно найти ответ.

Одна из таких задач – утрата контроля над сотрудниками, находящимися в непосредственном подчинении, но также получающими задания напрямую от генерального руководителя или других топов компании.

Иногда это происходит у вновь принятых начальников, которые обнаруживают подобную ситуацию в подразделении как «исторически сложившуюся» в данной организации, иногда руководители сами теряют контроль над подчиненными. В любом случае ситуация неприятная и чреватая конфликтами или даже потерей репутации и рабочего места. И найти выход из нее затруднительно.

Недавно мой товарищ, руководитель отдела, пожаловался, что почти утратил контроль над своими сотрудниками. Получилось так, что он на несколько месяцев увлекся крупным проектом и мало времени уделял работе отдела. В итоге, когда проект закончился (увы, без ожидаемых результатов), и он вернулся к рутинным задачам, то обнаружил неприятную ситуацию.

Теперь собственник (он же генеральный директор) и ряд его замов ставят его подчиненным задачи напрямую, без информирования руководителя отдела. И подчиненные начали саботировать его указания, потому что «исполняли указания генерального». Попытки напомнить, что он их руководитель, наталкиваются на ответные претензии о недостаточной мотивации. Да и сложно чем-то напугать сотрудников, которые сидят на окладе.

Попытка обратиться к собственнику и коллегам с просьбой «не ставить задачи напрямую» осталась без должного внимания. Ситуация такова, что после неудачного проекта репутация руководителя отдела подмочена и озвучивать свои сложности публично или идти на конфликт совсем не с руки. Но что-то надо делать.

Я предложил ему отбросить эмоции и обиды, и попытаться вернуть себе былой авторитет без конфликтов и просьб о помощи. Для этого ему следовало восстановить свою репутацию полезного и грамотного начальника, как в глазах руководства, так и в глазах подчиненных. «Но как?» – спросил он. Мы вместе выработали стратегию из ряда последовательных шагов:

1. Собрать всю информацию о задачах своих подчиненных у себя

Формальная власть у руководителя отдела по-прежнему есть, утаивать что-либо подчиненные не смогут и вынуждены будут раскрыть поступившие к ним сверху задания. «Давайте составим единый план работ, чтобы мои указания не входили в конфликт с указаниями генерального» – на такую постановку вопроса нечего возразить.
Список задач своих подчиненных, поступивших из разных источников, следует свести у себя и составить единый план работ – со сроками и ожидаемыми результатами. Обсудить с подчиненными приоритеты и отметить выявленные двусмысленные и конфликтующие моменты.

2. Контролировать все задачи своих подчиненных, в том числе и поставленные вышестоящим руководством

После составления списка задач, следует перейти к регулярному, вплоть до ежедневного, контролю их исполнения. Не просто быть в курсе происходящего, но и активно участвовать – подсказывать, искать выход в затруднительных ситуациях.

Аргумент: «Вы же мои сотрудники – и генеральный в любой момент может спросить у меня по любому вопросу, я должен быть в курсе дел».

3. Перехватить инициативу в отчетности

Руководители среднего звена априори чаще имеют доступ к топам, чем рядовые сотрудники. Воспользуйтесь этим, чтобы давать отчет не только о тех задачах, которые ставились через вас, но и о тех, которые ставились мимо вас. В конце концов, генеральный поймет, что намного проще получать отчет по взаимосвязанным задачам от одного человека, чем от нескольких.

4. Продемонстрируйте более высокое качество отчетности

Если вас неслучайно сделали руководителем, значит, ваши деловые качества выше – используйте это. Не просто отчитывайтесь о проблемах, а высказывайте предложения по их преодолению. Не просто сообщайте результаты, а давайте комментарии о дальнейших действиях.

Рядовой сотрудник отчитывается «выполнил/не выполнил», не более того. Ваша задача дополнять его отчет собственными соображениями, повышающими качество информации и содержащими реальные предложения.

5. Прикройте своих сотрудников в трудную для них минуту

Рано или поздно у ваших подчиненных сложится ситуация, когда они ошибутся или не смогут справиться в установленный срок с какой-либо задачей, поставленной им генеральным.

Казалось бы, вот оно – время расплаты! Теперь можно спокойно наблюдать, как непослушных сотрудников распекает генеральный. Пусть они почувствуют горький вкус ответственности, а генеральный осознает, как он ошибался, игнорируя руководителя отдела.

Но в ваших интересах действовать строго наоборот. Именно в этот момент стоит отбросить обиды и прикрыть своих подчиненных, приняв гнев руководителя компании на себя. Конечно, одновременно вам следует предложить выход из ситуации.

Так вы вернете доверие своих подчиненных. Они увидят в вас надежного руководителя, который защищает отдел и помогает им в затруднительных ситуациях.

6. Повысьте свою работоспособность выше среднего

Это последняя рекомендация. Для реализации пяти предыдущих пунктов вам придется существенно повысить свою отдачу. Придется вникать во все детали, даже те, которые раньше спокойно отдавали на откуп нижестоящим работникам. Надо будет думать и предугадывать, искать выходы из затруднительных ситуаций и планировать каждую встречу с генеральным, каждый разговор с сотрудниками.

Последовательно и неуклонно реализуйте данную стратегию. В конечном итоге цель будет достигнута. И не ждите быстрых результатов. Пройдет, возможно, несколько месяцев, пока вы почувствуете плоды своих усилий.

Но это будут надежные и долгосрочные плоды. Генеральный и другие топы увидят в вас эффективного и компетентного начальника отдела, который в курсе всех задача вверенного подразделения. И поймут, что намного результативнее, если задачи ставятся вам или с вашим участием.

А подчиненные ощутят вашу заботу и поддержку, поймут, что с вашей помощью их деятельность становится более эффективной и качественной. И что получать задачи и отчитываться своему начальнику намного удобнее, чем верхнему руководству.

Удачи!

По материалам E-xecutive.ru