5 слагаемых системы управления компанией

«Хороший руководитель не тот, кто печётся о своей карьере, а тот, кого волнуют карьеры его подчинённых. Мой совет: не тревожься о себе. Заботься о своих подчинённых, и тогда на крыльях их достижений ты непременно взлетишь к высотам».

Замечательные слова Бернса С.М., но почему же наши предприниматели не пользуются данным советом. Сегодня чаще всего управление строится в трёх направлениях, где первое – это когда руководители сваливают всю работу на одного сотрудника, и контролируют только его.  Второе, когда они выполняют всю работу сами, боясь, что подчинённые что-то сделают не так. И третье – это когда руководство вмешивается в ход работы, внезапно вспомнив о своих обязанностях и появившись в компании,. Как же построить систему управления максимально эффективной?

Трудно влиять, если не умеешь видеть картину целиком в пространстве и времени. Взгляните на свою компанию под другим углом и пробуйте ответить, например, на вопрос с каким транспортом её можно ассоциировать: самолёт, теплоход, автомобиль и т.д.? Нарисуйте. А теперь, напишите своё имя и имена всех ваших подчинённых  там, где вы считаете их наиболее подходящее место в выбранном вами транспортном средстве.

Можно сказать, что  генеральный директор и его заместители  занимают на рисунке место двигателя. Колёса – это менеджеры, технологи и инженеры. Гайки, винтики, скобы, крепёж  транспортного средства – продавцы, рабочие, операторы.  В качестве топлива или горючего, конечно выступают  мечты, идеи и  цели  персонала компании. А электрические провода представляют собой обратную связь между всеми сотрудниками компании.

За всеми бизнес-процессами, которые происходят в организации стоят люди, объединенные общей деятельностью и целью. Выполнение единой работы влечёт за собой необходимость управления. Можно сделать предварительный вывод: ответом на один из главных вопросов менеджмента, касающийся того, что требуется для движения и форсирования компании - машины в огромном бизнес-потоке, является необходимость выполнения основных функций менеджмента:

• планирование,
• бюджетирование,
• организация работы,
• мотивация, 
• контроль.

Планирование  представляет собой распределение ресурсов в зависимости от внешней среды, горизонтального и вертикального разделения труда. Основу любого планирования составляют мечты и фантазии, но оно должно соответствовать нуждам и желаниям, а также способностям тех людей, которые работают в компании. Составляя план, необходимо ставить чёткие цели и задачи реализации, опираясь на ранее проведённое исследование; следует выводить графики выполнения плана, опираясь на статистические данные компании за предыдущий период, и  расставлять приоритеты, иначе ваша деятельность будет напоминать строительство воздушных замков.
 
Самой важной в процессе планирования является передача информации, которая  должна быть понятной и доступной даже для рядового сотрудника. В противном случае люди не смогут эффективно выполнять и контролировать деятельность, что неизбежно приведёт к возникновению сбоя в механизме работы бизнеса.

Бюджетирование подразумевает в первую очередь, по мнению многих, планирование распределение расходов и прибыли получаемой в результате осуществлении  торговли или производства. Однако каким образом   использовать эту функцию менеджмента при работе с сотрудниками? Из таблицы можно увидеть на что мы чаще всего тратим средства при взаимодействии с персоналом.

Если система управления персоналом построена верно, и соблюдены все нормы и критерии, то общая прибыль компании и отдача от коллектива намного превысит ваши затраты на сотрудников. В противном случае стоит предпринимать радикальные меры по развитию управленческих навыков. Возможно, причиной неэффективности системы управления является   неправильная организация работы, мотивации и контроле.

Организация работы. Эта функция нацелена прежде всего на упорядочение деятельности руководителя и сотрудников. Данная функция подразумевает  распределение  нагрузки и задач между подчинёнными в соответствии с их возможностями: расстановка людей на рабочих местах, делегирование полномочий. Сложившиеся в организации трудовые нормы, традиции, образцы поведения, отношение персонала к работе и к фирме в целом оказывает прямое влияние на эффективность её деятельности. При неправильной организации возможно возникновение следующих ситуаций.

1. Руководитель выполняет всю работу за своих сотрудников, т.к., что у него это получается лучше и быстрее. Причина в том, что нет чёткого распределения обязанностей и не учтены индивидуальные особенности каждого сотрудника.
2. Руководитель находится в неведении относительно того, что происходит в компании и как работают люди. И в конечном счёте получает результат ниже ожидаемого.

Как организован рабочий день персонала в вашей компании? В одних компаниях, утром  каждому сотруднику выдают конверт с индивидуальным заданием на день, в других  поводят пятиминутные совещания, где оглашается весь список дел, которые необходимо сделать в течение дня, при этом чёткого распределения заданий нет. В третьих   -  каждый работает сам по себе.

В связи с этим возникает вопрос относительно того, каким образом выстроить работу , чтобы добиться эффективной деятельности персонала. Для этого необходимо принять следующие меры.

1. Каждое утро ставьте чёткие цели и определяйте план работы на день для всех сотрудников и для каждого в отдельности.  Хочется привести пример, который наглядно это показывает.
   Летом 1952 г. 34-летняя Флоренс Чадвиг решила стать первой женщиной, которая преодолеет залив Калифорнии. Был сильный туман. 15 часов спустя, не доплыв всего лишь 900 м., она попросила,  вытащить её из воды. На вопрос, что помешало Вам достичь цели, Чадвик ответила : «Мне помешал туман, если бы только я смогла увидеть землю, я бы справилась. Когда человек уже не может больше плыть и не видит своей цели…»
2. Распределяйте задания, используя «круг поручений». Строго фиксируйте имена ответственных лиц, время     выполнения задания и срочность. Использование данного метода позволит сделать команду универсальной, а сотрудников  - взаимозаменяемыми.
3. Постарайтесь в максимальной степени  вовлечь сотрудников в работу и жизнь компании. Добейтесь того, чтобы персонал с радостью  приходили в офис и не торопился  вечером его покидать.
4. Цените своих сотрудников превыше всего, поддерживайте их морально и материально.

Мотивация.   «Одной лишь хорошей зарплатой вы никого долго не удержите» - сказал в своё время Клаус Кобьелл - предприниматель и консультант. Требуется также мотивация. Что мы знаем о мотивации? Мотивация – это внутренняя энергия, включающая активность человека в жизни и на работе. Мотивированный сотрудник – тот, у которого «горят глаза», который идёт на работу «как на праздник», получает от неё настоящее удовольствие. Как известно, человек может делать хорошо только ту работу, которая доставляет ему радость и удовлетворение. Насколько мотивированны ваш персонал? Предлагаю  в связи с этим выполнить небольшое задание. Разделите лист бумаги на две части. В  левой  запишите, что мотивирует вас, в правой  – мотивацию ваших сотрудников. Затем распределите полученные факторы на материальные и нематериальные и выведите процентное соотношение. Анализируя  цифры можно сделать вывод, что в компании необходимо использовать не общую и групповую мотивацию, а индивидуальную, которая повысит производительность труда и принесёт значительный доход компании.

Следует отметить, что для  одних главный мотив в работе – это стабильность и получение денег , для других –  возможность участвовать в прогрессе,  рисковать, творить и самореализовываться. У каждого имеются свои мотивы.

Человеку свойственно откладывать дела на завтра, когда стимулов недостаточно, т.е. возникает монотонность. Однако если мотивация слишком сильная, то и уровень активности и напряжения значительно повышается. В течение определённого  времени  работа станет проходить в авральном режиме, но долго это продолжаться не может. После достижения пика активности качество работы снижается,  человек испытывает сильное напряжение и страх, что приводит к демотивации.  Возможность удовлетворения в процессе труда наиболее значимых потребностей оказывает мощное влияние на отношение к выполняемым функциям и рабочие результаты.

Контроль. Вспомните себя в школьные годы. Учителя постоянно требовали от вас выполнение домашних заданий.  И вы их делали не для того, чтобы получить хорошую оценку, а потому что вас контролировали в обязательном порядке каждый день. Согласитесь, что результаты были неплохими,  вы же до сих пор помните таблицу умножения и  правописание безударных гласных.

В профессиональной деятельности контроль также очень важен. Однако, опираясь на личный опыт, можно сделать вывод  о том, что это правило менеджмента большинство наших руководителей игнорируют. Как показывает практика, люди старательнее работают в тех фирмах, где существует постоянный контроль, и менее ответственно подходят к осуществлению своей деятельности в тех компаниях, в которых  никто не спрашивает о результатах труда. Когда работник знает, что его контролируют, он работает не только с целью реализации какого-то объёма работы, а добивается  конкретных результатов,  выполнения свою функции в соответствии с установленными требованиями и даже более качественно.

Что мы подразумеваем, когда произносим фразу: «Надо взять это под контроль»?

• Во-первых, в данном случае требуется отследить ход реализации задания или получение конечного результата (положительного или отрицательного).
• Во-вторых, в процессе работы необходимо выявить насколько успешно сотрудник выполняет задание, проект.
  Например: вы определили срок сдачи проекта в ближайшую пятницу. Необходимо проверьте, как идёт работа и какой объём  выполнен в среду (промежуточный контроль),  а так же обязательно убедитесь что реализация задания  завершена в пятницу (конечный контроль). 

В связи с этим следует  тщательно продумать систему контроля, которая будет использоваться в компании, чтобы сотрудники стремились вносить в её развитие.

В зависимости от особенностей организации, целей и задач в практике управления применяют несколько видов контроля. Вспомним известные нам типы:

• предварительный – используется с целью  убедиться в правильности выполнения задания или проекта;
• поэтапный- происходит  на определённых этапах выполнения задачи;
• выборочный – осуществляется неожиданно, для поддержания сотрудников в тонусе;
• периодический – осуществляется через определённые промежутки времени (сдача отчётов каждый понедельник);
• итоговый – совпадает с моментом сдачи задания.

Основным требованием является способность правильно  применять на тех или иных этапах работы разные виды контроля. Цели, поставленные администрацией могут быть достигнуты при обеспечении обратной связи (руководитель↔сотрудники), т. е. надёжного контроля,  эффективный контроль всегда подразумевает помощь, подсказку, совет, поощрение, совместное принятие решения  и т.д.

Эффективное руководство компанией предполагает, что люди совместно координируют деятельность, распределяют ресурсы,определяют задачи, выдвигают и поддерживают идеи, планируют свою работу. Роль топ0менеджера   во многом зависит от  стиля и методов его руководства, а так же от его собственного  поведения,  характера его взаимоотношений с людьми.

Однако есть ещё несколько секретов, которыми хочется поделиться.

• Верьте, что всё получится, в этом случае  ваша внутренняя энергетика передастся окружающим вас людям.
• Надейтесь и  не теряйте надежды никогда, т.к. именно она поможет вам выйти из любой трудной ситуации с меньшими потерями.
• Любите свой коллектив, не скупитесь на похвалу, создавайте атмосферу доброжелательности, заботьтесь друг о друге, поддерживать друг друга и растите  вместе. Сотрудники, которые любит свое дело, свой коллектив и свою компанию, лучше работают, легче принимают перемены и более успешно учатся. Они с радостью продают услуги и продукты своей фирмы, принося ей прибыль и успех.
• Наконец, учитесь  мудрости, именно она является  одним  из основных инструментов, используемых против всех конкурентов и сюрпризов судьбы.
• Весь мир построен на вере, надежде, любви и мудрости. И ваша компания вовсе не исключение из правил.

Автор: Васильева Лариса
Пять слагаемых системы управления компанией // Управление развитием персонала. 
– 2009 г. - №1 ЗАО "Издательский дом "Гребенников