Организация архивного делопроизводства. Правила управления документацией, требования, предъявляемые к документообороту. Новый перечень типовых управленческих архивных документов: Семинар

Первый день:
1. Нормативно-методические документы по организации и ведению архива.

• Закон "Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-Ф "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", с изменениями и дополнениями в Федеральном законе от 11.02.2013 № 10-ФЗ» Анализ последних изменений.
• Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449). 

2. Архив организации.

• Виды архивов. Правила оперативного хранения документов. Законодательное регулирование работы архива. Компьютерные технологии в архивах.
• Положение об архиве: должностные инструкции, задачи, функции, права, обязанности. Планирование работы архива. Организация труда работников архива. Нормативы времени на работы в архиве.

3. Требования к помещению архива.

• Требования к помещению, оборудованию и техническому оснащению архива. Создание и поддержание оптимальных условий хранения дел и документов. Режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Размещение документов в архивохранилище, средства хранения, топографирование. Внеофисное хранение документов.

4. Комплектование архива документами структурных подразделений. 

• Комплект документов, необходимых для организации и функционирования архива, их виды и особенности. Классификация и учет документов в архиве. Организация поиска документов в архиве. Порядок выдачи дел из хранилища. 

5. Проверка наличия и состояния документов в архиве.

• Оформление результатов проверки. Ответственность за состояние документационного фонда. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов и др. 

6. Экспертиза ценности документов: порядок проведения и оформление результатов.

• Положение об экспертной комиссии: задачи, функции, состав и порядок работы экспертной комиссии. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Выделение документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Изменения нормативной базы. 

7. Основные учетные документы архива.

• Подготовка документов к архивному хранению. Передача документов на архивное хранение. Особенности передачи дел в архив, хранение финансовых документов и документов по личному составу. Правила составления и оформления архивных описей. Систематизация   дел в архивных описях. Составление предисловия к описи. Оформление титульного листа. Особенности составления описи и формирование дел. Редакция существующих описей дел. Составление паспорта архива организации. 

8. Требования к формированию и оформлению дел.

• Нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Принципы формирования дел. Типичные ошибки и нарушения.

9. Номенклатура дел организации.

• Виды, структура, правила составления и оформления. Систематизация, формирование дел  и составные части номенклатуры, оформление итоговой записи. Определение сроков. Особенности составления номенклатуры дел для различных организаций. Типичные ошибки. Согласование номенклатуры дел с государственным архивом.

10. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

• Взаимодействие с государственными архивами. Взаимоотношения архива организации (ведомственного архива) с учреждениями системы Федеральной архивной службы России. Право собственности организации на документы, передаваемые в государственный (муниципальный, частный) архив. Составление исторической справки к документам.

11. Использование документов архива.

• Выдача документов во временное пользование. Составление и выдача архивных справок. Информационно-справочная работа с документами архива.

12. Технологии внеофисного и электронного хранения документов

• Постановка электронного документооборота в компании: введение и адаптация, технологии электронного документооборота. Перевод документов в электронную форму. Форматы хранения документов. Обеспечение сохранности документов в электронном виде.

13. Практическое занятие по составление номенклатуры дел организации.

• На основании "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Изучение сроков хранения документов. Систематизация дел в номенклатуре. Оформление номенклатуры дел с учетом особенностей для различных организаций. Анализ допущенных ошибок. 

Второй день:
1. Современный архив - электронный архив. 

• Понятие и функции современной системы электронного архива. Проблемы и причины их возникновения, оценка рисков при работе с архивными документами. Функции и возможности системы современного архива электронных документов.

2. Нормативно-правовая база для создания системы электронного архива. 

• Обзор Федеральных законов, нормативно-правовых актов и рекомендаций, регулирующих деятельность организаций при создании и внедрении систем электронного архива.

3. Процессный подход к управлению документами в электронном архиве. 

• Управление бизнес-процессами и место электронного архивного документа в жизненном цикле документов организации. Классический и процессный подход к управлению электронными документами. Управление бизнес-процессами: понятие и примеры настройки. Движение электронного документа и его жизненный цикл.

4. Этапы создания электронного документа в архиве. 

• Организация сканирования документов. Распознавание. Идентификация и маркировка документов.

5. Обзор современных систем работы с электронным архивом. 

• Функциональный состав современных систем электронного архива (Documentum, Directum, Carabi, DocsVision, 1C и др.). Сравнение систем на реальных примерах. Принципы выбора системы для организации электронного архива.

6. Проектирование системы электронного архива. 

• Проблемы и решения. Подготовка технического задания на разработку и внедрение системы. Создание технического проекта: структура документа и практикум по созданию. Обоснование стоимости системы и способы сокращения затрат.

7. Придание юридической значимости электронному документу. 

• Понятие электронной цифровой подписи и обзор законодательства в этой области. Особенности подписания электронного документа. Обмен юридически значимыми документами между подразделениями и контрагентами; электронный архив документов с ЭЦП.

8. Подготовка к внедрению системы. 

• Методика внедрения системы электронного архива на предприятии. Приемка разработанной системы электронного архива. Создание команды внедрения. Пилотное тестирование. Перечень знаний для успешного внедрения. 

9. Оцифровка бумажного архива. 

• Способы организации работы и оценка затрат. Особенности организации процесса оцифровки. Придание юридической значимости документам. Организация процесса передачи оцифрованных документов.

10. От электронного архива к созданию корпоративной информационной системы управления предприятием. 

• Дальнейшее развитие внедренной системы электронного архива. Оптимизация внутренних бизнес-процессов. Обзор примеров внедрений.

Участникам семинара предоставляется именной сертификат об участии.