Бюджетирование и управленческий учёт в Excel: Развитие практических навыков

Наверное, на свете нет ни одного экономиста или финансиста, который не использует Excel в своей повседневной деятельности. На первый взгляд кажется, что Excel – идеальная система для экономиста. Именно поэтому большая часть компаний малого бизнеса (да и среднего тоже) использует Excel как средство автоматизации бюджетирования и управленческого учёта.

Но Excel – это не база данных. И для многопользовательской работы он не предназначен. Так что если использовать его в качестве автоматизированной системы управления финансами – возникает множество проблем, которые сильно осложняют жизнь его пользователям.

Если вы давно и плотно работаете в Excel, то наверняка сталкивались с такими (или похожими) проблемами:

Знаете ли вы случаи, когда из-за маленькой ошибки в данных приходилось вручную перепроверять огромные таблицы?

Известны ли Вам случаи, когда из-за того, что один пользователь редактировал свой файл, «слетали» ссылки или данные в других файлах?

Сталкивались ли вы с ситуациями, когда пользователи вводили в свои файлы разные данные (например, использовали разные списки покупателей) из-за чего потом приходилось сверять файлы вручную?

Вам встречались ситуации, когда приходилось вручную выполнять трудоёмкие операции? (например – удалять дубли из таблицы в 15 000 строк, сравнить между собой два разных списка или выбирать с одного листа на другой данные, отвечающие сразу нескольким условиям)

Знакомы ли вы с людьми, у которых много времени, сил и энергии уходит на проверку правильности заполнения данных и приведение файлов в «благопристойный» вид?

Случалось ли Вам работать с данными, которые собирались из нескольких файлов, из-за чего было сложно проверить их достоверность и правильность расчётов?

Подобного рода сложности существенно ограничивают использование Excel и заставляют экономистов большую часть времени заниматься скучной и однообразной работой – контролем за правильностью данных, ручным переносом данных из одного файла в другой, устранением «глюков», поиском ошибок и т.д..

Как бы прискорбно это не звучало, но примерно 70% систем управления финансами, которые нам приходилось встречать на платформе Excel – это бессвязные наборы файлов, данные между которыми переносятся практически вручную (путём копирования и вставки).

Однако Excel – достаточно мощная платформа, которая при правильном подходе может без сбоев обрабатывать огромные объёмы данных.

От чего зависит стабильная работа Excel и его умение обрабатывать большие объёмы данных?

Как ни странно, но стабильность и предсказуемость работы Excel зависит только от формул, которые вы в него ввели. Я постараюсь объяснить это на примере.

Давайте представим себе двух школьников – пускай это будут Вася и Петя. Вася уже знает умножение, а Петя – ещё нет. Один и тот же пример, пускай это будет 8 умножить на 5, они будут решить разными способами:

Вася – 8 х 5 = 40;

Петя – 8 + 8 + 8 + 8 + 8 = 40.

Вася решил задачу в одно действие, а Петя – в четыре.

Примерно то же самое происходит и в Excel. Практически любую задачу в Excel можно решить несколькими способами. Только одни способы сложные и ненадёжные, а другие – надёжные и простые.

Не верите? Вот Вам простейший пример с формулой суммы:

А попробуйте удалить, например, шестую строку – сложная и ненадёжная формула «развалится».

Работоспособность и надёжность системы управления финансами, созданной в Excel, зависит в большей степени не от возможностей программы, а от методов, которые используются при решении задач.

Поверьте мне – возможностей в Excel больше чем достаточно, и именно поэтому практически любую задачу можно решить несколькими способами (как правило, тремя-четырьмя). Весь вопрос в том, какой способ решения выбрать.

На этом этапе важнее всего – хорошее знание возможностей Excel. Однако по статистике 90% пользователей знают Excel на 10%. И поэтому решают стоящую перед ними задачу не оптимальным, а известным им способом. Вот и получается, что лучше всего решать задачу умножением, а решают её сложением (потому что не знают умножения).

Однако вины самих пользователей в этом нет. Научиться адекватно работать в Excel’e у нас практически негде. На компьютерных курсах, как правило, учат только простейшим операциям, а специализированных курсов типа «Excel для экономистов» у нас просто нет.

Однако есть и хорошие новости. Даже если изучить Excel на 100% – это тоже вряд поможет…

Почему 100% знание Excel оказывается бесполезным при внедрении системы управления финансами?

Исходя из нашего опыта, чтобы построить систему управления финансами с помощью Excel – совсем не обязательно досконально его знать. Если вы изучите Excel на 100%, то большая часть знаний вам не понадобится и останется лежать «мёртвым грузом».

В стандартную поставку Excel входит более 300 функций. Из них для создания системы управления финансами можно использовать максимум 30-40. Знание же остальных функций никак не поможет, а вероятнее всего – будет даже мешать.

Однако даже идеальное знание 30-40 нужных функций тоже мало чем поможет. Знать функции Excel – это очень важно, но гораздо важнее знать, какая функция лучше работает в той или иной ситуации.

Одна и та же функция может идеально подходить для решения одной задачи и сильно запутать решение другой. И при построении системы управления финансами гораздо важнее знать не то, как вычисляется формула, а то, в каком контексте и для решения каких задач она применяется!

Однако если информацию о том, как вычисляется та или иная формула можно прочитать в книге или в Интернете, то информации о том, в какой ситуации какие функции использовать – ни в книгах, ни в интернете просто нет!

В итоге знание хотя бы 10 функций Excel и умение применять их для решения конкретных практических задач – оказывается намного полезнее, чем 100% знание функционала Excel без привязки его к решению практических задач.

Но такого рода знания нельзя прочитать в книге или скачать из интернета. Его можно только наработать на практике.

Наш семинар – это не теория из книжек, а обобщение многолетнего опыта работы в Excel

Хоть мы и являемся ярыми приверженцами использования в управлении финансами специализированных информационных систем (типа Инталев или HeadWay), тем не менее, нам много раз приходилось организовывать решение тех или иных экономических задач в Excel (как для себя, так и для наших клиентов).

В результате мы наработали достаточно серьёзный опыт решения различных управленческих (и в особенности финансовых) задач в Excel и знаем где, какие функции и как работают.

Это знание далось нам непросто – наш путь к познанию Excel был усеян граблями. Мы успели набить все возможные и невозможные шишки, но постепенно наше знание Excel улучшалось, а арсенал применяемых методов и приёмов расширялся.

Результаты нашей работы превзошли самые смелые ожидания – больше 90% (!) задач, стоящих перед управленцами или экономистами мы решаем стандартными средствами Excel (то есть без макросов и без программирования). Не верите? Почитайте наши статьи!

Наши знания неоднократно (и успешно!) прошли суровые проверки реалиями отечественного бизнеса. И сейчас пришло время поделиться этими знаниями с Вами!

На нашем семинаре Вы научитесь составлять и решать задачи экономической оптимизации, что позволит Вам моментально находить оптимальный вариант достижения заданных целей в условиях жёсткого ограничения ресурсов или минимизировать расходы ресурсов (денежных, сырьевых, временных, трудовых) на пути к цели.

Вы изучите множество полезных функций и сервисных возможностей Excel, которые позволят Вам практически всю скучную и надоедливую работу «перепоручить» компьютеру и избавят Вас от множества ошибок, которые возникают по вине персонала.

Вы освоите приёмы автоматической работы с большими объёмами данных, которые избавит вас от множества однообразных операций. Вы сможете выбирать нужные Вам данные по одному или нескольким критериям, автоматически собирать из несколько таблиц (даже разнотипных!) одну и проделывать множество других полезных вещей.

Вы научитесь создавать такие системы файлов ссылок между файлами, которые не будут рушиться от каждого «чиха» и будут сохранять работоспособность даже после существенных правок исходных файлов.

На семинаре Вы освоите методы составления простых и удобочитаемых отчётов, которые смогут собирать информацию одновременно из нескольких файлов, которые при необходимости можно будет быстро проверить и легко расшифровать.

В результате нашего семинара:

Вы существенно улучшите знание Excel и значительно снизите трудоёмкость решаемых задач;

Вы снизите вероятность возникновения ошибок и существенно улучшите точность данных;

Вы сможете полноценно применять Excel для бюджетирования и управленческого учёта;

Вы сэкономите много времени, сил и нервной энергии.

Однако этот семинар будет полезен далеко не всем!

Мы будем рады видеть на семинаре людей, которые имеют опыт работы в Excel и чётко понимают – зачем он им нужен. Знают, какие задачи они хотят решить при помощи Excel и готовы работать над решением этих задач!

Но не приходите на наш семинар, если вы:

1. Думаете, что всю нужную информацию по Excel можно прочитать в книге или найти в интернете;

2. Считаете, что и так хорошо знаете Excel и сами можете научить кого угодно;

3. До семинара видели Excel три раза в жизни, и теперь мечтаете освоить его за один день;

4. Не хотите работать, разбираться и вникать в детали, а идёте на семинар «просто послушать»;

5. Считаете, что Вам нечего улучшить в системе бюджетирования и управленческого учёта.

Что делать, если у Вас сейчас нет времени посетить наш семинар?

А вы задумывались – почему? Если вы раз за разом вручную переносите данные из одного файла в другой, бесконечно пытаетесь «отловить» возникающие ошибки или каждый раз заново отстраиваете систему ссылок, которая неожиданно «рухнула» - у вас вряд ли когда-нибудь появится свободная минутка.

Сколько времени вы тратите ежемесячно на ту работу, которую так легко перепоручить компьютеру!? А каких результатов вы сможете добиться, если посвятите это время более полезной и интересной работе!?

Наш семинар длится всего 10 часов. Если вы попытаетесь освоить тот же самый объём информации по книгам, то потратите минимум 80-100 часов.

Но и это ещё не всё. Мы обещаем вам, что изученные методы сократят трудоёмкость Ваших операций в Excel минимум на 40%.

Но наш семинар экономит не только время. Подумайте – сколько сил и нервных клеток вы сохраните, если избавитесь от надоедливой рутины.

И что делать, если именно сейчас у Вашей компании нет денег на обучение?

Вполне резонная причина, чтобы не ходить на семинар. Но следующий семинар состоится не раньше, чем через полтора-два месяца. А если вы испытываете трудности с Excel’ем, то сколько времени и сил вы напрасно потратите за это время?

Стоимость участия в семинаре для Москвы и Санкт-Петербурга 14 400 рублей за одного участника, для всех остальных регионов – 9 800 рублей

Время от времени нас спрашивают: «А почему так дорого?».

А сколько, по-вашему, должен стоить семинар, который в разы повысит эффективность вашей работы в Excel и научит вас работать с большими объёмами данных, автоматически «таскать» данные из файла в файл, создавать отказоустойчивую систему ссылок, оформлять простые, но информативные финансовые отчёты и надёжно защищать свои данные?

Иногда жители Москвы и Санкт-Петербурга задают вопрос: «А почему для нас дороже, чем для всех остальных?».

Вопрос совершенно справедливый и мы готовы на него ответить. Аренда конференц-зала, бизнес-ланчи и кофе-брейки в Ваших городах стоят дороже (и порой существенно дороже!), чем в других регионах России – поэтому мы были вынуждены повысить цену услуги.

Всё ещё сомневаетесь? Вот вам еще немного информации для размышления.

Средняя цена курсов по Excel в России составляет от 4 500 до 8 500 рублей. Длятся они по 12-15 академических часов (то есть по 8-10 астрономических).

Но чему учат на таких курсах? Скопировать-вставить, распечатать, отформатировать ячейку, ввести формулу А+В=С, построить простенькую диаграмму - неужели вы этого не знаете?

Вы скажете, что можно пройти продвинутые курсы Excel! Да. Можно. Но продвинутый курс Excel – это не бюджетирование в Excel! Дело в том, что большая часть материала, который есть в продвинутом курсе – в реальной жизни Вам не понадобится, да и по части бюджетирования Вы там ничего не услышите.

Единственный хоть сколько-нибудь похожий курс стоит 17 000 и читает его преподаватель информационных технологий, который изучил теорию бюджетирования. А наш курс читает успешный предприниматель, монстр практического бюджетирования, который (опять же сугубо на практике!) освоил Excel. Улавливаете разницу? :)

Факты мы изложили, а решение принимать Вам.

Однако некоторые несознательные личности всё ещё продолжают утверждать, что наш семинар слишком дорогой! Но вы ведь уже так не думаете, правда? :)

Когда мы слышим «У Вас слишком дорого» - невольно напрашивается вопрос: «А с чем вы сравниваете!?». В данном случае сравнивать не с чем. Наш семинар – первый (и пока единственный!) по семинар по этой теме в России!

А давайте посмотрим, что такое 9 800 рублей в современном бизнесе? 9 800 - это месяц аренды десяти квадратных метров офиса, три дня проживания в гостинице, стоимость билета из Екатеринбурга в Москву, один ужин на четверых в ресторане или единственный в России семинар по бюджетированию в Excel!

Как думаете – какое из вышеуказанных вложений принесёт Вам больше прибыли в будущем?

Не понравится семинар – вернём деньги!

Нас часто спрашивают – какие мы можем дать гарантии того, что наш семинар действительно будет полезным? Мы могли бы бесконечно расписывать Вам достоинства нашего семинара и обещать, что он обязательно вам понравится. Но наш семинар – не новогодняя ёлка, чтобы всем нравиться!

Многие компании уверяют своих клиентов, что у них 100% качество. Мы таких гарантий не даём (хотя по факту могли бы), потому что считаем, что оценивать качество наших услуг имеют право только наши клиенты.

Поэтому мы отдаём оценку качества наших услуг в ваши руки! Если вы сочтёте наш семинар бесполезным и решите покинуть его – мы полностью вернём Вам деньги в течении трёх дней!

Единственное условие. Если вы хотите вернуть деньги – все раздаточные материалы и записи, которые вы успели сделать на семинаре, должны остаться у нас.

Возможно ли такое, что мы потратим на обучение время, силы и деньги, но всё равно ничего не получится?

Да. Вполне возможно. Но как правило ничего не получается только у тех, кто ничего не делает! Очень важно после семинара начать применять его результаты на практике. Как правило – большинство проблем возникает именно на этапе практического применения полученных знаний. Поэтому мы решили помочь вам добиться конкретных результатов:

Мы будем не просто изучать Excel – все знания будут закрепляться на практике. Весь семинар мы будем работать на компьютерах, так что приносите с собой ноутбуки! 

Все участники семинара получат право получать бесплатные консультации ведущего в течении 6 месяцев (!!!) по телефону или email.

Каждый участник семинара получит CD, на котором будет записан комплект файлов, которые мы будем разбирать на семинаре. На CD будет пример организации системы бюджетирования и управленческого учёта в Excel. Так что если Вы не успеете что-то на семинаре, или захотите освежить в памяти формулы – вы всегда сможете посмотреть файлы на CD. И использовать эти файлы при построении своей системы бюджетирования.

Если Вы подозреваете, что Excel может намного больше, но не знаете всех его возможностей или хотите внедрить систему бюджетирования, но пока не готовы тратиться на покупку и настройку полноценной информационной системы - Мы с нетерпением ждём Вас на нашем семинаре!

P.S. Максимальное количество участников семинара – 18 человек. Этот семинар собирается очень быстро, но у Вас ещё есть шанс успеть!

Расписание семинаров

Территориально наша компания находится в Екатеринбурге и обычно мы работаем по Уральскому региону (если Вам интересно – посмотрите основной сайт нашей компании).

Но когда мы запустили семинар «Бюджетирование и управленческий учёт в Excel» на Урале – мы начали получать заявки на участие в этом семинаре из других городов. Однако летать в Екатеринбург из других регионов ради однодневного семинара – неудобно и накладно.

Поэтому мы решили выделить семинар «Бюджетирование и управленческий учёт в Excel» в отдельный проект и проводить его не только на Урале, но и в других городах.

Если Вы не нашли своего города в списке – пожалуйста напишите нам письмо и мы постараемся включить Ваш город в расписание. :)