Как правильно проводить эффективные совещания: Семинар

1. Общие вопросы

1.1. Виды совещаний: информационные, по планированию, по решению проблем, по принятию решений, по получению “обратной связи”, комбинированные.

1.2.Особенности российской деловой культуры, проявляющиеся в вопросах коммуникаций.

1.3.Какое место совещание  занимает в вертикальных и горизонтальных коммуникациях руководителя  .

1.4.Различия между совещанием и собранием. Преимущества и недостатки совещания при рассмотрении конкретных вопросов.

1.5.Какие темы нужно выносить на совещание, а  какие  - нежелательно.

1.6.Кто должен принимать решения и нести ответственность  на различных этапах:   выбор темы, уровня совещания и  участников; оформление решения о проведении совещания, выбор повестки дня;  

1.7.Почему совещания бывают неэффективными? Что мешает эффективному проведению совещаний? Анализ опыта участников.

2. Подготовка к совещанию.

2.1. Оценка необходимости проведения совещания.

2.2. Условия успеха совещания. Определение цели совещания. Выбор вида и формы совещания. Определение уровня совещания и состава участников.

2.3. Оценка стоимости проведения совещания.

2.5. Оперативная подготовка совещания: правила, инструменты. Зависимость процедуры проведения совещания от вида совещания.

2.6. Повестка дня, регламент совещания. Управление временем на совещании.

2.7.  Выбор места и времени проведения. Способы рассадки участников.

2.8. Технические и информационные средства для подготовки и проведения совещаний.

 2.9. Каким образом назначать совещания?.

2.10. Анализ потенциальных участников совещания, выбор участников. Составление списка участников. Способы доведения информации до участников.

2.11. Распределение ролей, информирование и постановка задачи перед ними. Учет мотивов, интересов и потребностей участников. Подготовка участников к совещанию.

2.12. Раздаточные материалы для участников.

2.13. В каком случае совещание необходимо отменить? Как это сделать безболезненно для дела и репутации.

3. Проведение совещания.

3.1. Динамика совещания. Фазы процесса совещания.

3.2. Начало совещания. Создание конструктивной атмосферы совещания. Типы выступлений участников и организация работы.

3.3. Различные роли участников во время совещания.

3.4.  Роль и функции ведущего совещания

3.5. Управление процессом работы. Модерация: сбор мнений и управление дискуссией. Регистрация результатов

3.6.Этапы принятия решений, творческие методы выработки решений. Стимулирование работы участников.

3. 7. Генерация и отбор альтернатив, достижение консенсуса.

3.8. Технологии принятия решений: возможные варианты и технологии. Выработка совместного решения. Специфика группового принятия решений. Коллективное принятие решений.

3.9. Технологии решения проблем. Методы группового решения проблем. Практика их использования. Области применения. Ограничения.

3.10. Управление конфликтной ситуацией.

3.11. «Трудные» участники : почему с ними трудно. Тактика взаимодействия с «трудными» участниками.

3.12. Завершение совещания, выводы и решения. Подведение итогов

4. Роль руководителя на совещании.

4.1.Руководитель: его власть и влияние на совещании. Двойная роль руководителя на совещании: управление процессом и участие в обсуждении. Связанные с этим трудности. Как их преодолеть?

4.2. Участие в работе совещания. Выполнение своей роли участника совещания.

4.3. Подготовка собственного выступления. Мастерство публичного выступления.

5. После совещания.

5.1. Что мешает претворению в жизнь итогов совещаний? Анализ опыта участников.

5.2. Контроль выполнения принятых решений. Результаты, информирование о принятых решениях. «Внедрение в практику работы» принятых решений. Мотивация к действию.

2. Анализ проведенного совещания. Оценка эффективности совещания: вопросы для самоконтроля.

Методы и формы работы

Теоретическая презентация, ролевые и групповые игры с последующим детальным анализом, групповые дискуссии, работа в малых группах, обсуждение конкретных примеров из практического опыта участников