Этикет и протокол в работе секретаря: Семинар

1. Функции службы протокола

• Общая организация деловых встреч и переговоров руководства компании (первых лиц организации) с партнерами и клиентами, приемов в компании делегаций и отдельных представителей.
• Планирование, организация и обеспечение деловых визитов руководителей компании (первых лиц организации) за рубеж и регионы Российской федерации.
• Организация протокольных мероприятий: приемов, презентаций, торжественных подписаний договоров и соглашений и др.
• Введение единых норм протокола и осуществление контроля их исполнения.
• Организация переговорного процесса в компании, в организации.
• Разработка корпоративного стиля (с учетом норм протокола), осуществление контроля его поддержания.
• Формирование и ведение биографических досье, обновление списков клиентов и партнеров.
• Формирование и ведение подарочного фонда руководителя. Подготовка и вручение подарков от компании или от организации.

2. Требования протокола к приему иностранных делегаций, рабочих встреч, официальных и неофициальных визитов

• Виды визитов.
• Протокольная атрибутика: гимн, герб, флаг и протокольные деловые аксессуары.
• Программа пребывания.
• Стол переговоров.
• Правила рассадки.
• Виды приемов (торжественных банкетов).
• Культурные мероприятия.

3. Этикет встреч и переговоров. Подарки, сувениры, цветы в работе протокольной службы. Российская практика и зарубежные традиции

• Подготовка к встрече деловых партнеров. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы.
• Подготовка и проведение деловых переговоров. Оформление помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Кофе - пауза. Подача кофе – правила и особенности сервировки. Чай на "Кофе – паузе" - рекомендуемые сорта чая.
• Протокольное угощение на переговорах высокого уровня.Вода на столе для переговоров. Протокольные требования к подаче угощений. Горячие напитки. Время подачи и очередность. Появление службы сервиса в помещении для переговоров. Сервировка подноса. Сервировочная тележка. Нюансы сервисного обслуживания. Требования к обслуживающему персоналу.
• Виды официальных приемов в России и за рубежом. Составление списка приглашенных. Одежда на приемах. Культура поведения за столом. Правила рассадки гостей. Культура еды и питья. Тосты.
• Предметы сервировки.Назначение и правила использования столовых приборов. Что необходимо иметь в офисе для профессионального сервиса.
• Правила сервировки.

4. Основные правила бизнес-этикета

• Для чего нужен деловой этикет.
• Основные принципы бизнес-этикета.
• Основные отличия гражданского и бизнес-этикета.

5. Международный этикет

• Основные правила международного этикета.
• Основы общения с зарубежными партнерами.
• Протокольные вопросы.
• Подарки и сувениры.
• Национальные особенности делового общения.

6. Речевой этикет как одна изсторон делового этикета.

• Обращения "Ты" или "Вы".
• Искусство комплимента.
• Рекомендации поэтике речи.

7. Офисный этикет.

• Кодекс этики фирмы.
• Руководитель иподчиненные.
• Сотрудники ипосетители.
• Особенности взаимоотношений мужчин иженщин при статусной субординации.

8. Этикет делового контакта.

• Как встречать посетителя.
• Знакомства, приветствия, порядок представлений.
• Рукопожатия.
• Обмен визитными карточками.
• Виды визитных карточек.
• Правила вручения.
• Невербальное общение (позы, жесты). Что они нам говорят.

9. Поведение влифте, налестнице, при проходе вдвери.

10. Этикет общения.

• Правила разговора потелефону.
• Правила разговора помобильному телефону.
• Правила общения поэлектронной почте. Основные правила деловой переписки.

11. Организация встречи делового партнера.

• Состав делегации.
• Встреча ваэропорту (навокзале).
• Рассадка вмашине.
• Как правильно сесть иправильно выйти измашины.
• Подготовка иоформление культурно-деловой программы.
• Основные ошибки при составлении программы.

12. Этикет переговорного процесса.

• Как правильно подготовить помещение.
• Рассадка застолом переговоров.

13. Деловые подарки.

• Что, когда и как дарить?
• Основные ошибки при выборе и вручении подарков.

14. Организация приемов. Виды приемов.

• Дневные приемы: "Бокал вина", "Бокал шампанского", "Завтрак срассадкой".
• Вечерние приемы: "Коктейль", "Аляфуршет", "Кофе-брейк", "Обед", "Обед-буфет", "Ужин".
• Чайная церемония.
• Оформление приглашений.
• Получение приглашения.
• Ответ наприглашения.
• Меню ирассадка застолом.
• Правила пользования столовыми приборами.
• Особенности поведения напрезентации.

15. Этикет в одежде. Уровни делового гардероба.

• Форма одежды вофисе.
• Дресс-код наразличных приемах.
• Особенности вечерних нарядов.
• Подбор аксессуаров.
• Обувь.

16. Имидж делового человека.

• Одежда – как инструмент воздействия на окружение.
• Соответствие внешнего вида статусу.
• Таблица с этикетными нормами, касающимися мужского и женского имиджа в деловой жизни.

17. Цветоведение.

• Символическое значение цветов и их влияние на психологическое состояние человека.
• Магия цвета.
• Как влиять на окружающих с помощью цвета

Практические задания, разбор иллюстративного материала, деловые игры.

Подведение итогов работы на семинаре.

Предварительная подготовка: желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным!
Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара. Методы и формы работы Занятия проводятся с использованием теоретических и практических форм обучения: элементов тренинга, тестирования, разбор случаев из практики участников. Индивидуальный подход, непринужденная дружеская обстановка, интенсивное интерактивное обучение, выполнение упражнений. Каждый участник бизнес-семинара получает раздаточный материал в виде учебно-методического пособия. Его целесообразно использовать и после семинара в качестве учебного пособия по созданию эффективногоуспешного имиджа, а также возможность приобрести:индивидуальную цветовую палитру, соответствующую личностным типам участников и позволяющей экономить время при подборе делового гардероба.

В результате обучения вы:

• узнаете правила делового этикета и разных требований к нему в различных ситуациях,
• овладеете технологиями эффективного установления контакта,
• узнаете особенности общения с зарубежными партнерами,
• узнаете об организации приемов гостей на высшем уровне,
• узнаете о протокольным этикете, знание которого необходимо для приема гостей высшего уровня.