Time management skills как инструмент личной эффективности современного специалиста: Повышение квалификации

Модуль 1. Базовые принципы и инструменты личного тайм-менеджмента

Теоретические основы тайм-менеджмента — Как успевать все?

• История становления тайм-менеджмента в России.
• Сравнительный анализ современных подходов к тайм-менеджменту.
• Время как ресурс, его невосполнимость, связь с другими ресурсами, время и деньги, время и жизнь. Проективный тест "Личный капитал времени".
• Субъективное восприятие времени. Повышение осознанности и "чувство времени".
• Виды и отличия ТМ – индивидуальный, коммуникационный (отношений), корпоративный.
• Обзор базовых навыков персонального ТМ. Правила и обязательства личного ТМ.
• Основные проблемы внедрения ТМ. Почему многие системы тайм-менеджмента не работают?

Инструменты целеполагания

• Активный и реактивный стиль жизни. Проектный и программный подход в работе и личной жизни.
• Постановка системы стратегических и тактических целей в различных областях жизни.
• Личная стратегия и миссия, "кристаллизация ценностей".
• Колесо баланса — корректировка и согласование целей; устранение противоречий — практикум.
• Целеполагание, прояснение личных целей и ценностей — практикум.
• Технология правильной постановки целей SMART; GROW, пирамида логических уровней Р. Дилтса, анализ "цели Х ценности" и др.
• Освоение техники рефрейминга как способа поиска ресурсов в проблемной ситуации.
• Технологии обзора целей и задач. Визуализация целей.

Самоанализ ошибок и выявление "проблемных зон" в использовании времени

• Оценка сформированности тайм-менеджерских навыков – Диагностический тест.
• Технические и глубинные психологические барьеры, препятствующие оптимизации временного ресурса. Практикум "Индивидуальное "досье" внутренних и внешних поглотителей времени".
• Индивидуальная диагностика факторов, препятствующих продуктивному использованию времени.
• Основные типы поглотители времени. Внутренние и внешние проблемы управления временем.
• Практикум "Хронофаги — ошибки и причины потери времени".

Модуль 2. Практические инструменты борьбы с поглотителями времени

Сокращение внешних поглотителей времени

• Стратегии борьбы с внешними поглотителями времени для эффективного исполнения, запланированного и повышения личной исполнительской дисциплины.
• Коммуникационный тайм-менеджмент и типы тайм-вампиров. Техники борьбы с ТМ-вампирами.
• Практикум "Тайм-этикет и тайм-регламент в компании".
• Ограничение информационного потока ("инфодиета"). Инфогигиена. Гаджеты.
• Оценка реальных резервов времени, расчет времени на выполнение конкретных задач.
• Техники ТМ для учёта времени: хронометраж (фотография / самофотография рабочего дня; компьютерные программы для учёта затрат рабочего времени), графики и контрольные листы.
• Мозговой штурм "Борьба с поглотителями времени".

Устранение внутренних поглотителей времени

• Индивидуальный ритм работоспособности, управление рабочей нагрузкой и самоменеджмент на основе биоритмов — выбор в течение дня наиболее оптимального времени для решения задач.
• Ритмичность в работе, чередование периодов работы/отдыха ("помидорный тайм-менеджмент").
• Закрепление полезных привычек, выработка правильных рабочих рутин и ритуалов.
• Прокрастинация (откладывание дел) — причины, виды, способы борьбы.
• Диагностика сфер жизни, для которых характерна прокрастинация.
• Истинные причины и виды лени. Внутренние причины, которые маскируется под видом лени.
• Работающие тактики (+ обходные пути) избавления от лени, прокрастинации. перфекционизма, самосаботажа.
• Методы "самонастройки" и приемы самомотивации: "якорь", "швейцарского сыра", "дедлайн", "сжечь мосты", "кнута и пряника", "календарик–пинарик", список регулярных дел и др.
• Баланс работа / жизнь. Техники для поддержки ресурсного состояния и повышения энергетики в ситуации цейтнота и перегрузки. Техника "Быстрый тайм-менеджмент" — деловая игра.

Модуль 3. Инструменты и техники текущего планирования — Время: 24+2

Наиболее популярные методы планирования

• Способы оптимизации временного ресурса; формула успеха "6 П".
• Планирование "по методу АЛЬПЫ"; правила Л. Зайверта", "по Глебу Архангельскому", "с использованием пирамиды Б. Франклина".
• Техники оперативного принятия решений (корректировок плана в течение дня)- Цейтнот, форс-мажор – что делать?
• Алгоритмы планирования рабочего дня. "Результатно-ориентированное" планирование.
• Метод жестко-гибкого планирования времени (по Г. Архангельскому).
• Технологии концентрации на приоритетных делах и фильтрации "текучки": матрица Эйзенхауэра.
• Диагностика и самооценка навыков приоритезации — практикум.
• Соотношение затрат времени и получаемых результатов (принцип 80/20 В. Парето и Р.Коху и т.д.).
• Установление приоритетов при помощи АBC-анализа.
• Принятие оперативного решения по приоритетам в условиях лимита времени (техника С. Кови).
• Принцип многозадачности, возможности применения многозадачности в личной практике участников. Кейс "Цейтнот менеджера".

Инструменты и техники эффективного планирования

• Инструменты планирования (Календари – для жесткого планирования, TO DO list / Ежедневник Evernote – для заметок/будущих идей – работа с ежедневником) — обычные списки задач/дел (to-dolist) и т.д.
• Электронные планировщики. Продвинутые техники ТМ.
• Система GTD Д. Аллена.
• Контекстное планирование КАЙРОС, диаграмма Ганта, обзорные графики.
• Преимущества и основные принципы делегирования.
• Коучинговые инструменты планирования и делегирования задач.
• Разработка памятки по инструментам тайм-менеджмента – мозговой штурм.
• Деловая игра "Составление плана дня".

Корпоративный ТМ. Эффективные деловые коммуникации и организация рабочих мест по системе 5 S

• Деловые коммуникации — Организация деловых совещаний, прием посетителей, ведение деловой корреспонденции, деловое общение по телефону. Правила и стандарты российских компаний.
• Совещания как поглотитель рабочего времени.
• Ключевые элементы проведения продуктивного и краткого по времени совещания.
• Мозговой штурм "Эффективное проведение совещаний". Ролевая игра "Совещание".
• Ментальные карты как универсальный инструмент для эффективного решения бизнес задач.
• ИК как инструменты проведения групповых встреч и эффективного взаимодействия в проектах.
• Рациональные способы организации рабочего пространства, принцип "чистого стола".
• Метод структурирования внимания.
• Бережливый офис. Аудит основных бизнес-процессов. Поиск и устранение потерь производительности и эффективная организация рабочих мест по системе 5S.
• Система 5S для организации рабочего пространства – мозговой штурм.