Регламентация работы с электронными документами в организации: Семинар

1. Понятие "электронный документ", виды электронных документов. Юридически значимый электронный документ. Электронная подпись, виды электронных подписей, порядок применения электронных подписей в различных информационных системах.

2. Законодательство Российской Федерации в сфере управления и хранения электронных документов: общие требования; изменения в законодательстве в 2020-2023 годах. Требования к системам электронного документооборота (Приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 "Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения"; Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов").

3. Области работы с электронными документами, требующие разработки локальных нормативных актов (ЛНА) по управлению электронными документами: создание документов, оцифровка документов на бумажном носителе (сканирование), оперативное (текущее) хранение электронных документов, конвертирование электронных документов в иные форматы, миграция электронных документов в иную программно-аппаратную среду, долговременное хранение электронных документов. 

4. Общая характеристика локальных нормативных актов организации по управлению электронными документами. 

5. Рекомендации по разработке конкретных ЛНА по управлению и хранению электронных документов, основания для разработки ЛНА:

• Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов; 
• Регламент (порядок, руководство, инструкция) по управлению документами в ИС (ввод документов в ИС, сохранение документов в ИС, уничтожение документов и др.);
• Регламент (порядок) конвертирования электронных документов, образующихся в деятельности организации и входящих в состав архивного фонда организации; 
• Регламент (порядок) проведения миграции электронных документов, образующихся в деятельности организации и находящихся на хранении в архиве организации (входящих в состав архивного фонда организации); 
• Регламент (порядок, инструкция) оцифровки (сканирования) электронных документов и формирования архива электронных документов;
• Инструкция по проведению миграции электронных документов;
• Регламент (порядок) выделения к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли. 
• Классификаторы и справочники информации и документов;
• Регламент работы с сайтом организации;
• Положение о работе с документами электронной почты;
• Альбомы бланков и форм документов (шаблонов бланков, документов). 

6. Ответы на вопросы.

+ Доступна онлайн-трансляция