1. Обзор нормативно-методической базы в области делопроизводства и архивного дела.
2. Организация архива предприятия (учреждения). Положение об архиве. Должностные инструкции сотрудников архива. Задачи, права и обязанности архива.
3. Обеспечение сохранности документов. Требования, предъявляемые к помещению архива. Размещение, классификация и учет документов в архиве. Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений.
4. Комплектование архива документами структурных подразделений. Виды документов ведомственного архива и их особенности.
5. Номенклатура дел предприятия, учреждения, организации — новые требования. Особенности составления номенклатуры дел структурных подразделений. Оформление сводной номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций. Практическая работа по составлению номенклатуры дел.
6. Правила формирования и оформления дел. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения по личному составу, бухгалтерской документации. Составление и образцы оформления внутренней описи, листа-заверителя, обложки дела. Практическая работа по прошивке документов дела. Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
7. Порядок отбора документов временного хранения к уничтожению. Практическая работа по составлению акта об уничтожении. Подготовка приказа о составе комиссии и уничтожению документов.
8. Экспертиза ценности документов ведомственного архива. Положение об Экспертной комиссии. Организация ее работы. Критерии отбора документов. Порядок проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения по личному составу, финансовой документации.
9. Подготовка документов к передаче на государственное хранение. Передача документов в случае приватизации, ликвидации или реорганизации учреждения.
10. Электронный архив документов. Создание и управление структурой архива электронных документов. Хранение электронных документов различных форматов (pdt, doc, itf и др.). Разделение прав доступа к документации. Система безопасности.
Использование документов архива. Правила выдачи документов. Контроль возврата документов. Выдача справок социального назначения, выписок из документов. Юридическая сила документов.
12. Ответственность за нарушения требований законодательства по архивному делу. Штрафные санкции, налагаемые за несанкционированное уничтожение и утрату документов, несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения.
13. Устраняем ошибки, подготовка к проверке архива.
14. Практические рекомендации по работе с документами. Обмен опытом, ответы на вопросы.
Специалист по кадрам
