Архив организации: актуальная нормативная база, организация хранения, комплектования, учета и использования документов: Повышение квалификации

Федеральное архивное агентство (Росархив) – федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий выработку и реализацию государственной политики и нормативно-правовое регулирование в сфере архивного дела и делопроизводства:

• Изменение статуса Росархива в соответствии с положением о Росархиве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293.
• Полномочия Росархива в сфере архивного дела и делопроизводства.

Изменения законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"(ред. от 28 декабря 2017 г.), иные федеральные законы.
• Перечни типовых архивных документов со сроками хранения, иные нормативные правовые акты в сфере архивного дела, регламентирующие организацию работы с архивными документами.
• Обеспечение сохранности документов и их использование.
• Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Новые нормативные документы в сфере архивного дела:

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24).
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
• Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).

Особенности применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов:

• Значение служебных отметок, используемых в Перечне в 2021 году.
• Разъяснения Росархива о порядке применения Перечня в 2021 году.
• Виды, комплексы документов, для которых увеличены сроки хранения.
• Виды, комплексы документов, для которых сроки хранения сокращены.
• Изменения в сроках хранения кадровых документов.
• Как внести изменения в действующую номенклатуру дел организации, какие положения Перечня нужно учесть при разработке номенклатуры дел на предстоящий год.

Архив организации:

• Актуальные аспекты правового регулирования деятельности архива организаций.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г.).
• Задачи и функции архива, организационная структура архива:
  • Должностной и численный состав работников архива.
  • Квалификационные требования к должностям работников архива (приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.04.2012 № 338н "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих", раздел "Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов").
• Понятийный аппарат правил.
• Положения правил об организации хранения электронных документов в архиве организации в 2021 году.

Номенклатура дел организации, ее роль при отборе документов на длительное и постоянное хранение:

• Нормативные документы, устанавливающие порядок разработки и применения номенклатуры дел.
• Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44).
• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71).
• Структура номенклатуры дел, принципы ее построения.
• Правила составления заголовков дел (признаки заведения дел), ведение номенклатуры дел, корректировка номенклатуры дел.
• Порядок формирования дел в текущем делопроизводстве.
• Особенности формирования в дела кадровой документации.

Подготовка дел к архивному хранению, экспертиза ценности документов:

• Экспертная комиссия организации, порядок ее формирования, функции, организация работы.
• Критерии отбора документов на длительное и постоянное хранение.
• Оформление дел для передачи в архив.
• Составление описей на дела.
• Порядок выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
• Составление актов о выделении документов и дел к уничтожению.
• Особенности составления описей на дела по личному составу и актов о выделении к уничтожению кадровой документации, не подлежащей дальнейшему хранению.
• Особенности описания электронных документов (опись электронных дел, документов), подготовка электронных документов к передаче на хранение в архив организации.

Порядок передачи документов на хранение в архив организации в 2021 году.

Организация хранения документов в архиве:

• Требования к помещениям архива.
• Размещение документов в хранилище.
• Порядок выдачи дел из архива.
• Обеспечение сохранности документов: режим хранения архивных документов, система учетных документов, научно-справочный аппарат архива.

Учет документов в архиве:

• Обязательные и вспомогательные (дополнительные) учетные документы.
• Научно-справочный аппарат архива.

Использование документов архива:

• Порядок выдачи архивных справок, архивных копий, архивных выписок, выдача дел во временное пользование.
• Учет использования архивных документов.

Передача документов из архива организации в государственный (муниципальный) архив:

• для организаций (источников комплектования государственного (муниципального) архива) – в плановом порядке.
• для иных организаций – в случае ликвидации.

Внеофисное хранение документов организации (хранение документов организации в специализированной организации):

• Условия договора о внеофисном хранении документов, права и обязанности сторон.

Усиление ответственности работодателя за несоблюдение требований законодательства об архивном деле, утрате документов:

• Увеличенные штрафы в Кодексе об административных правонарушениях на 2021 год.

По окончании выдается удостоверение о повышении квалификации, установленного государством образца.