Система электронного документооборота предприятия: технологии внедрения, модернизации, управления СЭД. Современные требования и решения.: Повышение квалификации

1. Государственная политика в области автоматизации ДОУ, требования к системам электронного документооборота и делопроизводства (СЭД). Программа "Цифровая экономика Российской Федерации" (распоряжение Правительства РФ от 28 июля 2017 года № 1632-р), какое влияние она может оказать на работу с документами. Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016.
2. Внедрение / модернизация СЭД на предприятии, основные этапы, проблемы и их решения. Запуск проекта по автоматизации делопроизводства. Роль службы ДОУ в составлении ТЗ, внедрении, сопровождении и обслуживании СЭД. Организация рабочей группы. Составление плана внедрения СЭД и определение бюджета. Оптимизация существующих документационных процессов. Выбор программного продукта для корпоративной СЭД, критерии выбора: нагрузочные характеристики, надежность, масштабирование, гибкость и универсальность платформы, возможность интеграции, система поиска, интерфейс, стоимость лицензий системы и услуг по внедрению и др. Взаимодействие заказчика и разработчика. Что нужно отобразить в ТЗ? Разработка и утверждение регламента работы. Организационно-психологические факторы, усложняющие внедрение или модернизацию СЭД: недоверие электронному документообороту, низкая компьютерная грамотность персонала, необходимость разработки нормативной базы по использованию СЭД для сотрудников. Обучение персонала и доведения до каждого ответственности за несоблюдение принятых регламентов. Локальные нормативные акты, регламентирующие применение СЭД.
3. Автоматизированное управление документами предприятия. Централизация управления. Понятие "workflow".  Поддержка и контроль жизненного цикла документа. Построение маршрутов движения документов. Понятие прямоточности движения документа. Организация совместной работы над документацией и обмен данными между подразделениями. Разграничение полномочий сотрудников компании и управление доступом. Интеграция СЭД с существующими финансовыми, производственными, аналитическими системами предприятия, экспорт данных. Оптимизация бумажного делопроизводства как обязательное условие перехода на электронный документооборот.  Совмещение бумажного и электронного документооборота.  Перевод документов в электронную форму.  Формирование поручений и отчетов в СЭД. Системы контроля исполнения документов. Оптимизация маршрутов и сокращение документооборота. Обеспечение сохранности электронных документов.
4. Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Проблемы и возможные решения, отечественный опыт и опыт зарубежных стран. Стандарты, руководства и методические рекомендации. Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения.  Вопросы сроков хранения и уничтожения документов. Хранение электронной почты, мгновенных сообщений, баз данных, веб-сайтов.
5. Проблемы обеспечения юридической значимости, целостности и аутентичности электронных документов.  Электронная подпись - обеспечение юридической значимости электронного документооборота. Федеральный закон "Об электронной подписи" (в ред. 2016). Регламент использования ЭП. Виды подписей и особенности использования. Организация обмена юридически значимыми документами: с государственными организациями, между организациями всех форм собственности.
6. Сложные вопросы российского законодательства об электронных документах: как защитить интересы организации. Порядок предоставления в суды электронных документов. Работа с жалобами и обращениями граждан. Защита персональных данных.
7. Проблемы и пути обеспечения режима конфиденциальности электронного делопроизводства. Информационная безопасность и защита информации. Анализ рисков.
8. Облачный электронный документооборот. Новые технологии в развитии электронного документооборота. Применение облачных сервисов. Облачные сервисы для хранения и работы с электронными документами. Опыт применения облачных сервисов в электронном документообороте. Мобильный офис руководителя.
9. Тренды СЭД - 2018: укрупнение проектов СЭД, горизонтальное и вертикальное масштабирование ранее введенных решений; юридически значимый документооборот с внешними компаниями; отказ от бумаги; мобильность для всех;  миграция крупных компаний на новые; современные ECM-системы и платформы; ROI-подход (ориентация на результативность для бизнеса); технология блокчейна; облачные СЭД. Что такое ECM (Enterprise content management) системы, сравнение с классическими СЭД. Интеграция СЭД с социальными сетями, чат-ботами, мессенджерами и видеоконференцсвязью.
10. Сравнительный анализ современных систем автоматизации работы с документами Преимущества и недостатки.
11. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности.

Необходимость и эффективность использования СЭД уже давно никому не нужно доказывать. Однако компании не останавливаются в поиске своей идеальной СЭД. Разработки, установленные много лет назад, морально устаревают. Они либо не справляются с возложенными на них задачами, либо справляются недостаточно эффективно, а любое их развитие становится невозможным или крайне рискованным.

К тому же развиваются сами предприятия, их потребности растут, появляются новые цели и задачи, при достижении которых происходит изменение, совершенствование процессов, появление новых документов, изменение маршрутов движения документов, увеличение количества пользователей, появляется необходимость внедрения новых инструментов (например, мобильных приложений, расширения спектра бизнес-решений).

Как грамотно и эффективно организовать процесс внедрения СЭД? Как понять, что имеющаяся информационная система не соответствует изменившимся потребностям компании? На какие факторы обращать внимание? В каких случаях правильнее принимать решение в пользу выбора и внедрения новой СЭД? Когда можно решить проблему путем настройки или модернизации имеющейся информационной системы? Что делать, если с помощью СЭД изначально было автоматизировано незначительное количество процессов управления документами?

Как соответствовать новейшим тенденциям рынка информационных технологий и за счет этого существенно повысить эффективность работы предприятия?