Исполнительный (административный) директор: Семинар

День 1

Система управления и административное обеспечение

• Основные элементы системы управления
• Основные закономерности функционирования систем управления
• Инструменты управления: регламентация деятельности
• Роль и место рациональной бюрократии в системе управления

Круг задач исполнительного/ административного директора

• Документооборот в Компании
• Обеспечивающие службы высшего руководства (секретариат, служба приемов и делегаций)
• Обеспечивающие службы компании (служба персонального транспорта, курьерская служба, call-centre, хозяйственная часть и др.)
• Работа с подрядчиками
• Организационное развитие и почему эта задача входит в зону ответственности Административного директора
• Корпоративные мероприятия и сувенирные программы и почему эта задача входит в зону ответственности Административного директора
• Юридическое обеспечение и почему эта задача входит в зону ответственности Административного директора
• А также: пресс-служба, служба протокола, архивная служба и многое другое

Практикум: Участникам будет предложено самостоятельно выделить и сгруппировать задачи, относящиеся к зоне ответственности административного директора.

Должностная инструкция исполнительного/административного директора

• Знания, навыки и опыт
• Основной функционал
• Дополнительный функционал
• Взаимодействие с другими подразделениями (перечень)
• Необходимые компетенции (перечень)
• Ключевые показатели эффективности (перечень)
• Уровень в иерархии компании (варианты)
• Ответственность руководителя по АХЧ

Практикум: Формирование должностной инструкции исполнительного/административного директора (или аналогичной должности в компании).

Экономика в деятельности исполнительного/ административного директора

Затраты на оперативное управление: Понятие затрат на  оперативное управление. Объективный и субъективный характер  данных затрат. Результаты, которые можно ожидать, грамотно финансируя на  создание и совершенствование системы управления компании. Экономическая оценка эффективности деятельности Исполнительного  директора. Виды затрат на  оперативное  управление (явные и неявные, собственные и сторонние); как не упустить важного. Зависимость уровня развития компании от затрат на ее организационное развитие. Оптимизация   затрат на управление компанией (аутсорсинг, аутстафинг, «лизинг» персонала). Обеспечение фискальной безопасности при оптимизации затрат на управление.

Экономический эффект регламентационной деятельности: «Необходимый» бюрократизм и роль формализации и регламентации на разных фазах роста компании. «Овеществление» регламентации бизнес-процессов. Правила документооборота, как основной документ организации управления: кто его должен делать, что туда входит, какие задачи с его помощью решаются. Экономические результаты разработки, внедрения и использования Правил документооборота при управлении компанией. Обеспечение фискальной и хозяйственной безопасности регламентации бизнес- процессов: проявление должной осмотрительности, документальное подтверждение расходов, обязательные к применению формы документов.

Кейс: Принятие решения о системе способов организации управления компанией – аутсорсинг или собственное управленческое подразделение? Составление полного баланса выгод и недостатков.
Кейс: Составление Правил документооборота в пределах компетенции Исполнительного директора.

День 2

Организация контроля исполнения поручений

• Планирование задач
• Определение графиков работ
• Нормирование численности
• Контроль выполнения работ и отчетность
• Использование современных корпоративных информационных систем
• Способы оплаты труда и стимулирования

Практикум: Составление реестров поручений и контрольных форм

Организация документооборота

• Планирование задач
• Определение графиков работ
• Нормирование численности
• Контроль выполнения работ и отчетность
• Использование современных корпоративных информационных систем
• Способы оплаты труда и стимулирования

Практикум: Составление номенклатуры дел.

Организация работы секретариата

• Планирование задач
• Определение графиков работ
• Нормирование численности
• Контроль выполнения работ и отчетность
• Способы оплаты труда и стимулирования

День 3

Организация работы хозяйственных служб

Планирование АХО

• Планирование состава работ
• Планирование частоты работ
• Планирование качества работ
• Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
• Бюджетирование хозяйственной деятельности

Практикум: составление годового и месячного плана АХО

Структурирование и организация работы подразделения

• Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
• Организация коммуникации и взаимодействия служб АХО
• Диспетчеризация работ
• Группировка связанных работ, супервайзеры
• Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
  • закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и проч.
  • закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и проч.

Практикум: разработка структуры Административных служб

Контроль подразделений АХО

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ
• Отчетность служб АХО
• Отчетность руководителя АХО
• Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум: Как предотвратить перерасходы и соблюсти качество.

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях

• Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
• Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
• Контроль хода выполнения работ
• Поддержание презентабельного состояния офиса

Организация работы представительского автотранспорта

• Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
• Диспетчеризация работы автотранспорта
• Критерии выбора автотранспортных средств
• Контроль деятельности и отчетность
• Оплата труда и стимулирование водителей

Выполнение специальных требований

• Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
• Надзорные организации и взаимодействие с ними
• Действия в случае визита надзорных органов

Дискуссия: Обсуждение инструкции действий в случае визита надзорных органов

День 4

Организационное развитие

• Задачи функции организационного развития
• Способы совершенствования деятельности и изменений
• Инструменты организационного развития
• Внедрение изменений: процедуры, сложности

Практикум: Разработка проекта организационных изменений и процедуры их внедрения.

Юридическое обеспечение

• Задачи и функции юридического обеспечения деятельности
• Формы организации юридической службы
• Оплата труда и стимулирование

Архивная деятельность

• Задачи архивации документов
• Порядок и нормативы хранения документации
• Каталогизация и использование корпоративных информационных систем

Приемы, встречи, визиты, собрания. Корпоративные мероприятия, праздники и подарки

• Служба протокола, организация собраний (акционеров, советов директоров, правлений, расширенных заседаний)
• Организация приемов
• Организация праздников и корпоративных мероприятий, подарочные и сувенирные программы

Практикум: Разработка регламента проведения мероприятия.