Офис-менеджер: Программа обучения

1. Офис-менеджер в структуре организации

• Профессиональный имидж. Основные функции. Должностная инструкция.
• Самопрезентация. Формирование первого впечатления.
• Культура речи как необходимая составляющая профессионального имиджа.
• Основные функциональные обязанности. Должностная инструкция офис- менеджера.

2. Бизнес-этикет      

• Одежда и аксессуары офис- менеджера. Манеры поведения.
• Этикет и имидж в деловом общении. Прием посетителя. Подготовка к встрече.
• Типы клиентов и виды работы с ними.
• Правила поведения в офисе. Офисный стиль в одежде.
• Вербальный этикет: культура общения и речи. Умение слушать как психологический прием.

3. Культура делового общения.

• Этика делового общения
• Управление эмоциями. Защита от негативной информации.
• Работа с деловыми партнерами.
• Практика договорной работы офис-менеджера. Понятие, виды, формы договоров, заключаемых с участием офис-менеджера.
• Договора, приложения к договорам. Правила оформления документов.

4. Подготовка к переговорам

• Как правильно определить цели и задачи переговоров
• Что необходимо знать о партнере для успешных переговоров и как получить необходимую информацию
• Подготовка к вопросам и возражениям, разработка сценария. Практические упражнения

5. Телефонная беседа

• Планирование и подготовка к телефонной беседе.
• Первые действия при приеме звонка, переадресация звонков.
• Фиксация и передача сообщений для руководителя.
• Позитивный ответ на звонок.
• Исходящие телефонные звонки.

6. Ведение  и завершение переговоров

• Ответы на возражения потенциальных клиентов.
• Ролевая игра.
• Вербальные и невербальные коммуникации, только то, что нужно и можно использовать.
• Взаимодействие с оппонентом в процессе переговоров (вопросы и ответы, передача и получение информации, манипуляции правдой)
• Завершение переговоров. Сделка.

7. Организация снабжения офиса

• Работа с поставщиками.
• Закупка средств оргтехники, мебели, элементов оформления офиса. Организация снабжения офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания. Расчет потребности. Создание запаса товаров, напитков, подарков, рекламной продукции.
• Организация системы хранения, учета, и выдачи предметов и средств труда.
• Порядок получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Документальное сопровождение.
• Приобретение товаров в розничной торговле.

8. Основы бухгалтерских знаний офис- менеджера. Технические средства.

• Организация, предмет, методы бухгалтерского учета. Оформление доверенности, товарных накладных.
• Порядок получения товарно-материальных ценностей.
• Безналичные платежи. Наличные платежи. Выписка первичной бухгалтерской документации.
• Оргтехника и технические средства управления (Факс.  Телефон. Средства и возможности телефонной связи. Диктофон. Принтер. Ксерокс.)

9. Организация работы с документами в компании.

• Документооборот.
• Понятие документооборота Основные принципы документооборота. Основные документопотоки и маршруты их движения. Схема обработки входящих документов. Схема обработки исходящих документов. Особенности обработки внутренних документов.
• Регистрация и организация контроля исполнения документов.

Значение и цели регистрации документов. Системы регистрации документов. Общие правила регистрации документов. Формы регистрации документов. Формы регистрационных журналов