Документооборот и архив. Современные технологии автоматизации, управление эффективностью: Повышение квалификации

Документооборот в структуре организации управления

• Понятие документооборота  (ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
• Документооборот в структуре организации управления
• Регламентация документооборота в организации
• Принципы и правила  организации документооборота
• Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов
• Организация работы по регистрации, контролю, учету, хранению документов
• Организация работы с документами в структурных подразделениях
• Роль службы ДОУ в организации документооборота
• Методика качественного и количественного анализа  объемов документооборота
• Маршрутизация документопотоков
• Регистрация документов и создание информационно-поисковой системы
• Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота
• Контроль исполнения документов
• Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота

Автоматизация  документооборота

• Переход на обмен электронными документами
• Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи
• Преимущества электронного документооборота
• Внедрение электронного документооборота
• Система электронного документооборота
• Понятие Workflow (поток работ)
• Автоматизация контроля над ходом исполнения документов
• Электронный документооборот СЭД

Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве

• Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
• Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
• Разработка номенклатуры дел организации
• Правила оформления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры дел
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
• Использование номенклатуры дел исходя из структуры организации
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
• Правила оформления номенклатуры дел
• Заполнение граф номенклатуры дел
• Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел
• Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
• Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для  последующего хранения
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

 Организация  формирования дел, их архивного хранения и уничтожения документов

• Передача дел в архив организации
• Правила передачи дел в архив организации
• Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
• Осуществление контроля за  правильным формированием, хранением, и сдачей дел в архив

Хронологическо-структурная систематизация дел

• Анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
• Проверка сроков хранения документов
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Использование перечня документов 

• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

 Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

• Техническая обработка и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения
• Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Оформление обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
• Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения
• Выдача дел из архива
• Проверка наличия и состояния документов архива

Составление описей дел

• Систематизация документов внутри дела
• Обеспечение сохранности и защиты документов организации
• Понятие описи дел, виды описей
• Порядок составления описей для различных категорий дел
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
• Составление описи дел постоянного,  долговременного сроков хранения
• Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

 Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

• Оформление документов экспертной комиссией
• Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
• Составление и утверждение протокола работы экспертной комиссии
• Составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению

Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения

• Составление и утверждение акта о выделении документов не подлежащих хранению
• Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
• Подготовка Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

В  результате посещения курса участники знают:

• Правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
• Правила и регламенты организации документооборота в компании
• Правила обработки основных документопотоков
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
• Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
• Условия создания архива организации в организациях с различной структурой

Умеют:

• Организовывать работу с документопотоками организации и схему документооборота
• Составлять и разрабатывать  номенклатуру дел
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Контролировать  правильное формирование, хранение, и сдачу дел в архив
• Использовать перечень документов 
• Оформлять дела постоянного, долговременного сроков хранения
• Знакомятся с опытом  накопленным ведущими российскими и зарубежными компаниями
• Находят решения, которые нужны вашей компании в данный момент
• Получают информацию и консультацию от ведущих экспертов в области делопроизводства , документооборота и архивного дела

По окончании обучения выдается Удостоверение.