Организация эффективной работы службы документационного обеспечения управления: Повышение квалификации

День 1.

Нормативно-методическая база ДОУ.

• Нормативно-методическая база делопроизводства. Федеральные законы, постановления Правительства РФ, требования Федерального архивного агентства в области работы с документацией и информацией, архивного дела.
• Национальные стандарты и методические документы в сфере документационного обеспечения управления. Требования ГОСТ 7.0.97-2016 по составлению и оформлению управленческих документов.
• Стандартизация управления документацией: международный опыт ИСО и его применение в России. Стандарты в области управления документами.
• Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации.

День 2.

Современные требования к управленческим документам.

• Понятие документа. Основные термины в области документационного обеспечения управления.
• Виды бланков организации. Разработка альбома унифицированных бланков.
• Правила оформления реквизитов документов в соответствии с ГОСТ 7.0.97-2016.
• Общие правила составления и оформления управленческих документов. Методы унификации текстов документов. Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами. Разработка унифицированных форм документов. Создание шаблонов документов для размещения в системах электронного документооборота организации.
• Составление проектов организационных (стандарты, политики, порядки, положения, методические указания, памятки и др.), распорядительных (приказы, распоряжения, указания и др.), информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные, служебные записки и др.), договорных документов.

День 3.

Организация документооборота.

• Порядок работы с документами, схемы документооборота. Использование систем электронного документооборота.
• Ведение базы данных документов организации. Хранение электронных документов и электронных образов бумажных документов.
• Доставка и обработка входящих документов. Каналы поступления документов и оптимизация скорости обработки документов. Особенности обработки поступающих электронных документов. Проверка подлинности электронных документов, поступивших в организацию.
• Выделение документов, не требующих регистрации. Сортировка документов. Предварительное рассмотрение документов.
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Подготовка документов для согласования, подписания, утверждения руководителем. Правила согласования, подписания и утверждения документов. Согласование документов с помощью систем электронного документооборота. Особенности подписания электронных документов электронно-цифровой подписью.
• Обработка и отправка исходящих документов. Сравнение способов отправки корреспонденции.
• Подготовка документов для рассмотрения руководителем. Организация исполнения решений руководителя. Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников устных распоряжений руководителя. Координация деятельности по исполнению решений. Контроль исполнения решений руководителя. Корректировка сроков исполнения документов. Современные средства сбора и обработки контрольной информации. Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.
• Ведение информационно-справочной работы по прохождению документов с использованием систем электронного документооборота. Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации. Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах организации.
• Ведение учета и анализа объема документооборота организации. Методы обследования и оптимизации документооборота.

День 4.

Организация оперативного хранения документов.

• Систематизация документов в дела. Номенклатура дел. Разработка, согласование и утверждение номенклатуры дел с учетом действующих нормативно-методических документов. Виды номенклатур. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения. Виды перечней документов со сроками хранения. Порядок настройки параметров разделов номенклатуры дел в системе электронного документооборота.
• Формирование и оформление дел. Признаки систематизации документов в дела. Форма обложки дела. Особенности формирования электронных документов в дела. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. Обеспечение оперативного хранения дел. Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата. Обеспечение защиты документов организации от несанкционированного доступа или уничтожения.
• Порядок подготовки дел для передачи в архив. Этапы экспертизы ценности документов. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Передача дел в архив организации.

В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:

• в организации делопроизводства и документооборота в организации в рамках современных требований;
• в организации в внутреннего документооборота организации и документооборота между организациями;
• в организации приема, рассмотрения и регистрации документов:
  • прием поступающих документов, организация доставки документов,
  • организация рассмотрения документов,
  • регистрация документов;
• в организации сроков и контроля исполнения документов;
• в организации процессов в компании - документопотоки;
• в организации оперативного хранения документов;
• в организации составления и ведения номенклатуры дел;
• в подготовке дел к архивному хранению;
• по оформлению актов о выделении дел документального фонда на уничтожение;
• по организации смешанного документооборота в компании.

Цели курса:

• совершенствование профессиональных навыков участников курса в оптимизации методов документооборота;
• повышение личной эффективности участников курса;
• ознакомление участников курса с особенностями анализа системы документационного обеспечения управления;
• получение практических навыков участниками курса по подготовке необходимых документов: актов, писем и служебных записок;
• получение практических навыков участниками курса по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота.

Что входит в стоимость

Методический материал, обеды, кофе-паузы.

Документ по окончании обучения

По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).

Информация для региональных клиентов

Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.