Управляющий делами: Курсы

1. Управляющий делами: управленческие навыки, построение работы Управления делами.

• Управляющий делами (начальник Управления делами): основные задачи, должностные функции и компетенции. Знания, умения и навыки, необходимые начальнику Управления делами. Построение коммуникации внутри отдела. Взаимодействие Управления делами с другими подразделениями.
• Социально-психологические аспекты работы начальника Управления делами. Особенности работы с сотрудниками разных возрастных, гендерных и социальных групп. Влияние психологических и физических факторов на поведение работников. Приемы и способы воздействия на людей для достижения поставленных целей. Психологические аспекты мотивации подчиненных. Разрешение производственных конфликтов.
• Развитие управленческих навыков. Способы постановки целей и формы контроля исполнения. Правила проведения эффективных совещаний с сотрудниками отдела. Делегирование полномочий. Построение прямой и обратной связи с сотрудниками. Инструменты и формы поддержания прямой и обратной связи (анкетирование, ситуационные опросы, беседы с ключевыми сотрудниками и пр.). Использование информации, полученной по каналам обратной связи, для принятия управленческих решений. Работа руководителей с собственным стрессом. Профилактика профессионального выгорания.
• Управление делами в организации. Построение системы эффективной работы управления. Место и роль в системе управления. Способы повышения значимости Управления делами в системе управления организацией. Построение стратегии Управления делами. Основные правила четкой и слаженной работы отдела по всем направлениям. Методы и критерии оценки деятельности.

Требования профессиональных стандартов "Специалист административно-хозяйственной деятельности"; "Специалист по управлению документацией организации"; "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией".

2. Управление документацией. Правила подготовки оформления управленческой документации, нормативно-методические документы по организации и ведению делопроизводства.

• Федеральные нормативные акты РФ.
• Ведомственные нормативные акты и инструкции.
• Локальные нормативные акты организации.
• Понятие, состав и реквизиты документов по ГОСТ 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов").
• Требования к бланкам документов.
• Состав и виды документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные, договорные документы).

3. Эффективная деловая переписка.

• Классификация писем. Структура и композиционное построение письма. Основные и вспомогательные элементы письма.
• Шаблоны оформления различных видов писем. Административная, коммерческая, судебная переписка. Особенности переписки с государственными органами власти и управления.
• Психологические приемы воздействия в деловой переписке.
• Бизнес-этикет электронных сообщений. Внутрикорпоративная переписка, использование внутреннего портала для коммуникаций.

4. Управление документацией. Построение документооборота организации.

• Принципы организации построения документооборота. Внутрикорпоративный и внешний документооборот.
• Проектирование движения документопотоков. Оптимизация схем движения документов.
• Централизованная и децентрализованная обработка документов.
• Сравнение способов отправки исходящих документов. Оптимизация расходов на отправку документов.
• Построение электронного внутреннего документооборота.
• Организация исполнения документов. Сроки исполнения и контроль исполнения документов.
• Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов.
• Ответственность за исполнение документов и поручений. Разработка системы мотивации.

5. Автоматизация документооборота и архива.

• Нормативное регулирование в области работы с электронными документами и системами электронного документооборота.
• Электронные документы. Особенности создания, подписания, учета, хранения электронных документов.
• Обзор и анализ современного российского рынка систем электронного документооборота и архива.
• Основные возможности и проблемы внедрения электронных систем.
• Выбор и порядок внедрения систем электронного документооборота и архива.
• Пути оптимизации работы в СЭД. Модернизация систем автоматизации документооборота и архива.
• Создание электронного архива. Форматы хранения электронных документов. Правила использования и уничтожения электронных документов.

6. Систематизация и хранение документов.

• Нормативное регулирование в области работы с архивными документами.
• Сроки хранения документов в соответствии с архивным законодательством.
• Экспертиза ценности документов. Создание и регламентация деятельности экспертной комиссии.
• Подготовка номенклатуры дел. Особенности формирования номенклатуры дел структурных подразделений.
• Формирование и оформление дел в делопроизводстве.
• Централизованное и децентрализованное оперативное хранение документов.
• Подготовка документов к архивному хранению. Полное оформление документов.
• Построение архива организации. Нормативное регулирование функционирования архива, требования к техническому оснащению.
• Документирование передачи дел в архив организации.
• Обзор средств организационной техники, используемой в архиве.
• Выбор способа уничтожения документов. Документирование процесса уничтожения документов.
• Административная ответственность за нарушения действующего законодательства по архивному делу.
• Построение информационно-справочной работы по архивным документам.
• Аутсорсинг архива. Преимущества и риски. Порядок построения работы с архивными документами, переданными на внеофисное хранение.

7. Конфиденциальность в работе Управляющего документацией.

• Защита конфиденциальной информации. Построение работы с конфиденциальной информацией. Особенности ведения специального делопроизводства.
• Место личных поручений в структуре работы Управляющего делами. Расстановка приоритетов, работа с информацией. Коммуникации и делегирование личных поручений.
• Поведение Управляющего делами при проверках.

8. Коммуникативная компетентность административного директора.

• Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации.
• Этика и психология делового общения.

9. Телефонные коммуникации.

• Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления.
• Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами.

10. Организация эффективной работы приемной.

• Оформление приемной и организация рабочих мест секретарей и персональных ассистентов.
• Дизайн офиса и оформление кабинета руководителя.
• Профессиональный прием посетителей.
• Особенности приема командированных и делегаций.
• Основы делового гостеприимства: подача чая-кофе.

11. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций).

• Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
• Подготовка публичных выступлений руководителя.
• Документирование деловых мероприятий.
• Организация сервисного обслуживания: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков.
• Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя.

12. Организация офисных поставок.

• Принципы планирования офисных поставок.
• Принципы бюджетирования офисных поставок.
• Организация взаимодействия с внешними и внутренними потребителями.
• Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.

13. Организация транспортного обеспечения.

14. Организация работы службы безопасности.

Курс разработан в соответствии с требованиями профессионального стандарта "Специалист административно-хозяйственной деятельности управлению персоналом" (регистрационный номер 50729, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 02.02.2018 № 49н).

В результате обучения участники курса:

• овладеют управленческими навыками: построения эффективной структуры, распределения функций, определения показателей эффективности, организации работы офиса компании,
• приобретут навыки системного анализа, принятия решений стратегического характера и лидерства,
• приобретут практические навыки в проведении анализа ошибок в оформлении организационно-распорядительной документации компании: писем и других документов,
• приобретут практические навыки в организации работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа,
• познакомятся с НПД автоматизации, рынком СЭД, характеристиками основных систем,
• освоят методы выбора систем СЭД, изучат особенности и этапы внедрения СЭД, получат навыки оценки эффекта от внедрения СЭД,
• повысят свой профессиональный уровень.

Цели курса:

Повысить уровень эффективности работы управляющих делами за счет применения новых современных методов и подходов в работе, передать участникам курса практические навыки по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота, применения системы электронного документооборота (СЭД) и концепции "бережливый офис".

Что входит в стоимость

Методический материал, обеды, кофе-паузы.

Экскурсионная программа по Санкт-Петербургу как необязательная часть.

Документ по окончании обучения

По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).

Информация для региональных клиентов

Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.