Секретарь руководителя: Повышение квалификации

Модуль 1. Профессия ассистент. Административное и организационное сопровождение руководителя 

Профессионально - важные качества. Развитие карьеры.Основные ассистентские функции

• Квалификационные требования и личные качества, предъявляемые к ассистенту сегодня
• Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя? 
• Какие качества особенно ценят собственники бизнеса и руководители любых уровней?
• Конфиденциальность в работе ассистента
• Ступени карьеры ассистента. Возможности профессионального роста
• Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя
• Интеллект-карта профессии 

Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя/ассистента

• Принципы и правила эффективного управления временем в работе секретаря
• Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очередность выполнения поручений? 
• Компьютерные и мобильные программы-планировщики времени
• 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя. 
• Разбор основных инструментов для планирования графика руководителя и ассистента.
• Google Календарь, Microsoft-Outlook. Функционал и преимущества
• Работа с модулем "Задачи" в Outlook. Используем модуль в качестве альтернативы ежедневника.
• Эффективная работа с цветовыми категориями. 
• Оптимизируем список задач для удобной работы
• Настройка пользовательского представления. 
• Как сделать чек-лист в Outlook?
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте
• Список сервисов для создания интеллект-карт
• Шаблон «фотографии» рабочего дня для самоанализа
• Подробные статьи-руководства к действию ведущего преподавателя по эффективной настройке Outlook,Google

Travel  – поддержка руководителя. Организация командировок

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Учитываем пожелания руководителя. Почему это важно? 
• Внедряем тревел-политику для совершенствования работы ассистента
• Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
• Заказ авиабилетов, трансферов, отелей. 
• На что обратить внимание?
• Организация досуга руководителя
• Действия в случае форсмажоров: отмена рейса, потеря загранпаспорта зарубежом и др.
• Список удобных сервисов для бронирования отелей, авиабилетов, трансферов
• Интеллект-карта шпаргалка по организации командировки руководителя
• Шаблон программы командировки руководителя
• Шаблон таблицы тревел-политики для разработки в своей организации

Повышение эффективности работы. Мобильные программы и сервисы

• Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря
• Работа в облаке. Фото-редакторы
• Инфографика как современный способ представления данных. 
• Сервисы для создания инфографики

Модуль 2. Имидж и Этикет в деятельности ассистента

Имидж профессионального секретаря

• Почему имидж это важно? Эффект первого впечатления
• Представительская функция секретаря
• Составляющие имиджа человека и профессионала
• Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу
• Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде
• Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?

Деловой этикет 

• Почему этикет – это важно? Что такое деловой этикет? 
• Влияние этикета на корпоративный имидж компании
• Основные правила делового этикета и культуры поведения
• Бизнес - субординация: клиенты, руководство, коллеги
• Визитная карточка делового человека. Как ее преподносить? Элементы визитки
• Бизнес-подарки. Что дарить разрешено и что запрещено деловым этикетом?

Офисное гостеприимство. Правила и стандарты

• Организация рабочего места и работы приемной по системе 5S
• Правила офисного гостеприимства
• Зона приемной: внешний вид зоны, что должно быть и не должно быть в зоне приемной.
• Как правильно встретить посетителя и представить его руководству, другим сотрудникам
• Чай-кофе для посетителей. Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола
• Инструкции и чек-листы. Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола

Культура делового общения

• Качества культурного человека при взаимодействии с коллегами и партнерами
• Работа с голосом (тембр, тон, интонация)
• Активное слушание: приемы и инструменты
• Этикетные формулы приветствия и представления
• Правила рукопожатия
• Этикетные формулы прощания
• Речевые клише: благодарность, предложение/совет, просьба/согласие, отказ
• Этикет комплиментов
• Невербальные коммуникации, язык жестов и поз. Как читать эмоции человека по жестам и позам?
• Культура поведения в конфликтных ситуациях. Основы конфликтологии
• Слова-конфликтогены

Модуль 3. Деловой телефонный разговор 

Эффективная телефонная коммуникация в деятельности ассистента

• Деловой этикет телефонного разговора
• Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)
• Звонки входящие, исходящие. Как сохранять и передавать информацию?
• Управление деловой беседой в телефонном разговоре
• Техники вопросов и активного слушания
• Как сгладить конфликтные ситуации в телефонном общении
• Соединение руководителя с конкретными абонентами
• Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций
• Шаблоны и Чек листы:  Алгоритмы телефонной беседы при входящих и исходящих телефонных звонках
• Чек листы подготовки к телефонному разговору.
• Шаблоны речевых модулей для телефонного разговора. 
• Список открытых и закрытых вопросов для управления телефонным разговором