Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Секретарь-помощник руководителя (проводится в Санкт-Петербурге): Повышение квалификации

1. Организационное обеспечение деятельности организации

1.1. Прием и распределение телефонных звонков организации

Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации.

Регистрация поступающих телефонных звонков. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

1.2. Организация работы с посетителями

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителе и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками. Ведение журнала записи посетителей. Учет посетителей и оформление пропусков. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации. Организация и бронирование переговорных комнат. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

1.3.Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Ведение журнала разъездов работников организации. Координация работы курьеров и водителей организации. Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей. Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутов водителей организации.

2. Документационное обеспечение деятельности организации

2.1. Организация работы с документами

Прием и первичная обработка входящих документов. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые.

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем. Регистрация входящих документов. Организация доставки документов исполнителям. Ведение базы данных документов организации. Ведение информационно-справочной работы. Обработка и отправка исходящих документов. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. Контроль исполнения документов в организации.

2.2. Организация текущего хранения документов

Разработка номенклатуры дел организации. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения. Формирование дел. Контроль за правильным и своевременным распределением и подшивкой документов в дела.

2.3. Организация обработки дел для последующего хранения

Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.

Передача дел в архив организации.

3. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

3.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя. Внесение информации в планировщик (органайзер). Согласование с руководителем временных планов. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками. Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

3.2. Планирование рабочего дня секретаря

Выбор и оформление планировщика секретаря. Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе). Согласование планов с планами и сроками работы руководителя. Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу). Перенесение невыполненных запланированных задач. Выполнение типичных ежедневных дел.

3.3. Организация телефонных переговоров и видеоконференций руководителя

Ведение базы телефонных контактов руководителя. Соединение руководителя с конкретными абонентами. Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя. Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков. Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону. Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров. Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

3.4. Организация командировок руководителя

Подготовка проекта служебного задания руководителя. Подготовка проекта приказа о служебной командировке. Выписка командировочного удостоверения и его регистрация. Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта. Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя. Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий. Подготовка документов и иных материалов к поездке руководителя. Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки. Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта. Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке.

3.5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя

Организация личного приема посетителей руководителем. Установление порядка приема для различных категорий посетителей. Ведение журнала предварительной записи на прием. Регистрация посетителей. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации. Организация приема деловых партнеров в офисе. Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе. Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.

Подготовка повестки дня мероприятия. Оформление списка участников мероприятия. Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия. Выбор места и времени проведения мероприятия. Подготовка предварительной сметы расходов. Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии. Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов с докладчиков. Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия. Составление явочных листов и списка регистрации. Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз. Решение вопросов технического оснащения мероприятия. Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов. Организация подготовки президиума и рабочих мест участников. Организация встречи и регистрация участников мероприятия. Ведение протокола мероприятия. Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз. Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения.

3.6. Контроль исполнения поручений руководителя

Документальное оформление решений руководителя. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя. Координация деятельности по исполнению решений руководителя Ведение срокового текущего и предупредительного контроля. Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок. Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя. Фиксация исполнения поручений. Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя.

3.7. Организация и поддержание рабочего пространства приемной и кабинета руководителя

Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда. Организация оформления интерьера приемной руководителя. Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой. Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечение канцелярскими товарами. Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой. Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания.

3.8. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря

Разработка должностной инструкции секретаря. Разработка положения о секретариате. Разработка инструкции по делопроизводству.

3.9. Составление и оформление управленческой документации

Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). Печать служебных документов и других материалов. Размножение служебных документов. Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

3.10. Организация работы с документами в приемной руководителя

Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов. Подготовка документов для рассмотрения руководителем. Учет документов, поступающих на имя руководителя. Организация доставки документов исполнителям. Создание и ведение базы данных документов руководителя. Ведение информационно-справочной работы. Контроль исполнения документов и поручений руководителя.

3.11. Организация хранения документов в приемной руководителя

Разработка разделов номенклатуры дел организации. Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Подготовка и передача дел в архив организации.

3.12. Обеспечение руководителя информацией

Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации. Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате. Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных. Формирование и использование баз данных в организации.

3.13. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации

Информирование работников организации о решениях руководителя. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях. Организация встреч трудового коллектива с руководством. Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

4. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

4.1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями

Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями. Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений. Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных и других организациях и получение соответствующей информации и документов. Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений. Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя. Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций. Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами. Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений.

4.2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов для руководителя

Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем. Подготовка информационно-аналитических материалов. Разработка тематического плана обзорного документа, доклада. Определение круга библиографических источников. Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки. Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки.

4.3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий

Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя. Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем. Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов. Подготовка презентаций по указанию руководителя. Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя. Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров.

4.4. Организация исполнения решений руководителя

Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя. Координация деятельности по исполнению решений руководителя. Контроль исполнения решений руководителя. Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.

В стоимость обучения входит: методический материал, обеды, кофе-паузы.

По окончании обучения выдается Удостоверение о повышении квалификации в объёме 72 часов.

Оказывается помощь в бронировании гостиниц.