Современные технологии делопроизводства и офисной службы. Офис-менеджер: Курсы

1. Организационные основы делопроизводства

• Нормативно-правовая основа делопроизводства.
• Функции и назначение делопроизводственной службы.
• Локальные нормативные акты организации. Порядок ознакомления сотрудников организации с локальными нормативными актами.
• Инструкция по делопроизводству: ее назначение, структура, порядок разработки и утверждения.

2. Понятие, классификация и порядок оформления документов

• Документ. Системы документации. Система и классификация организационно–распорядительной документации (ОРД).
• Виды организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р. 6.30-2003. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
• Требования к оформлению документов в соответствии с действующей нормативной базой. Постоянные реквизиты документов. Бланки документов. Виды бланков. Требования к оформлению бланка документа.
• Справочно-информационные документы. Деловая переписка. Составление писем. Составление актов и протоколов.
• Распорядительные документы. Составление приказов, указаний, распоряжений. Организационные документы. Составление и оформление распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение. Особенности оформления уставов, положений, инструкций, правил.
• Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Принципы и порядок оформления.
• Организация движения информации. Документопоток. Документооборот. Характеристики документооборота. Объем документооборота.
• Регистрация и контроль исполнения документов.
• Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальные сведения.

3. Деловая корреспонденция

• Внешняя переписка: деловое письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение.
• Основные виды служебных и коммерческих писем. Язык и этика письма.
• Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки. Назначения и правила оформления.
• Особенности ведения электронной переписки. Этикет деловой переписки. Особенности официально-делового стиля.
• Информационные технологии, применяемые в информационно-документационном и бездокументном обслуживании офиса. Использование локальной сети в работе с документами. Система электронного хранения документов.

4. Документооборот

• Организация движения информации. Документопоток. Документооборот. Характеристики документооборота. Объем документооборота.
• Регистрация и контроль исполнения документов.
• Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.
• Цели и правила регистрации документов.
• Формирование дел, подготовка к передаче на архивное хранение. Правила и признаки формирования дел. Номенклатуры дел.

5. Офис - менеджмент как разновидность управленческой деятельности

• Назначение и задачи функционирования современного офиса.
• Типы менеджеров и их место в современном управленческом процессе.
• Виды современных организаций и место офис - менеджера в них. Современные принципы управления.
• Квалификационные, личные и требования к профессиональной подготовке офис - менеджера.
• Функции и служебные обязанности офис - менеджера.
• Компетенция офис - менеджера.
• Документы, регламентирующие трудовую деятельность и профессиональные задачи офис - менеджера.

6. Деловой этикет в работе офис - менеджера

• Взаимоотношения (связи по должности) офис - менеджера: с руководителем в порядке подчиненности, с должностными лицами предприятия и его структурных подразделений, с коллегами.
• Деловое общение и деловая этика. Вербальный этикет. Приоритеты этикета.
• Правила поведения в офисе.
• Офисный стиль одежды.
• Встреча гостей и партнеров.

7. Сопровождение персонала офиса, как должностная обязанность офис - менеджера

• Виды, достоинства и недостатки организационных структур. Организационная структура офиса. Зонирование офиса.
• Сфера деятельности и виды ответственности сотрудников офиса. Взаимоотношения в рабочей группе. Делегирование полномочий и ответственности.
• Сопровождение персонала офиса. Разработка требований к персоналу, должностные инструкции. Штатное расписание. Табель учета рабочего времени.
• Кадровое планирование, подбор и расстановка персонала. Определение потребностей в персонале. Методика поиска, набор и отбора персонала. Профессиональные и личные характеристики при подборе и расстановке кадров. Адаптация, ориентация и социализация сотрудников.
• Конфликтология. Классификация и виды конфликтов. Способы предупреждения конфликтов. Стили и выбор оптимального поведения в конфликтной ситуации.

8. Хозяйственная работа офис - менеджера

• Организация снабжения офиса.
• Материальная ответственность. Передача товарно-материальных ценностей от одного материально - ответственного лица к другому.
• Организация системы хранения, учета и выдачи предметов и средств труда.
• Инвентаризация хозяйства офиса.
• Материально техническое обеспечение переговоров и презентаций.

9. Договорная работа офис - менеджера

• Понятие и виды договоров. Форма договора. Документальное подтверждение исполнения договорных обязательств. Виды ответственности за неисполнение обязательств: возмещение ущерба и выплата неустойки.
• Понятие и виды сделок.
• Доверенность.
• Гарантийное письмо.
• Соглашение.
• Форс - мажорные обстоятельства.

В результате изучения программы вы сможете:

• реализовывать функции и выполнять служебные обязанности офис - менеджера;
• вести работу с персоналом офиса в пределах своей компетенции в компании (сопровождение, кадровое планирование, подбор, расстановка);
• вести договорную работу офиса;
• организовать материально – техническое обеспечение офиса;
• использовать в своей работе технические средства управления (ТСУ).
• организовывать документооборот современного предприятия с применением современных офисных технологий в полном объеме.
• принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения организации;
• рассматривать документы и передавать их на исполнение с учетом резолюции руководителей организации;
• оформлять регистрационные карточки и создавать банк данных;
• вести картотеку учета прохождения документальных материалов;
• осуществлять контроль за прохождением документов;
• отправлять исполненную документацию адресатам с применением современных видов организационной техники;
• составлять и оформлять служебные документы, материалы с использованием формуляров документов конкретных видов.
• обеспечивать быстрый поиск документов по научно-справочному аппарату (картотекам) организации;
• систематизировать и хранить документы текущего архива;
• обеспечивать сохранность проходящей служебной документации;
• готовить и передавать документы на архивное хранение;
• быстро налаживать контакт с незнакомыми людьми, выстраивать доброжелательные отношения с коллегами, руководством и клиентами;
• быстро адаптироваться к новым условиям офисной деятельности, приобретению новых знаний и умений;
• одновременно выполнять несколько функциональных задач и расставлять приоритеты.