Секретарь-администратор, помощник руководителя: Повышение квалификации

Модуль 1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации.
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени. Планирование рабочего дня секретаря.

• Специфика основной деятельности организации.
• Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации.
• Основы тайм-менеджмента — принципы и правила планирования рабочего времени. Самоменеджмент.
• Особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях).

Организация телефонных переговоров руководителя.

• Ведение базы телефонных контактов руководителя.
• Соединение руководителя с конкретными абонентами.
• Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.
• Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
• Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

Организация командировок руководителя.

• Порядок подготовки и проведения командировок.
• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя.
• Оформлять авансовые отчеты руководителя.
• Обработка документов и материалов по результатам поездки руководителя.
• Обеспечение работы офиса во время отсутствия руководителя.

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.

• Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных.
• Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия.
• Составление сметы расходов.
• Основы написания речей и докладов руководителя.

Организация исполнения решений, контроля исполнения поручений руководителя.

• Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения.
• Принципы, способы информирования сотрудников.
• Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности.
• Инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур.

Организация и поддерживание рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.

• Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты.
• Основы эргономики офиса и флористики.
• Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений.

Разработка ЛНА, регламентирующих работу секретаря.

• Разработка должностной инструкции секретаря.
• Разработка положения о секретариате.
• Разработка инструкции по делопроизводству.

Организация работы с документами в приемной.

• Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.
• Подготовка документов для рассмотрения руководителем.
• Учет документов, поступающих на имя руководителя.
• Организация доставки документов исполнителям.
• Создание и ведение базы данных документов руководителя.
• Ведение информационно-справочной работы.
• Контроль исполнения документов и поручений руководителя.

Составление и оформление управленческой документации.

• Виды документов, их назначение.
• Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего).
• Правила подписания и утверждения документов.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем.
• Основы документной лингвистики.

Обеспечение руководителя информацией.

• Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
• Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.
• Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате.
• Критерии систематизации информации для создания баз данных. Формирование и использование баз данных в организации.

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами.

• Информирование работников организации о решениях руководителя. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.
• Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
• Организация встреч трудового коллектива с руководством.
• Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Модуль 2. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя.
Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.

• Внутренняя и внешняя политика организации. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними.
• Принципы и методы администрирования.
• Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков.
• Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями.
• Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений. Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений.
• Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.
• Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем.
• Подготовка информационно-аналитических материалов.

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.

• Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя.
• Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.
• Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов.
• Подготовка презентаций по указанию руководителя.
• Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя.
• Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров.
• оставлять план поездки руководителя.
• Как работать в режиме многозадачности или с большим объемом информации.

Организация исполнения решений руководителя.

• Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя.
• Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
• Контроль исполнения решений руководителя.
• Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.

Планируемые результаты обучения:

• совершенствование организационно-административной деятельности;
• проведение анализа ошибок в оформлении организационно-распорядительной документации компании: писем и других документов;
• навыки редактирования текстов служебной записки, письма;
• навыки делового этикета, тайм-менеджмента;
• повышение эффективности работы с документами;
• системные знания по организации документооборота и административной поддержки руководителя: планирования рабочего дня руководителя и решения организационных вопросов рамках своей компетенции;
• практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий;
• освоение методик построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя.

Программа разработана в соответствии с профессиональным стандартом Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией 07.002.

Продолжительность обучения по программе составляет 260 академических часов.

Срок обучения — 9 недель.

Дата и время проведения: обучение начинается после оформления договора с момента оплаты.

Дистанционная форма обучения позволяет любому слушателю без отрыва от работы, без финансовых и временных затрат на командировки получить полный объем знаний по теме обучения и документ о дополнительном профессиональном образовании. Достаточно наличие компьютера с доступом в Интернет, без дополнительных программ и настроек.

В рамках программы переподготовки слушатели получат доступ к системе электронных образовательных ресурсов, включающей презентации материала, нормативную базу, практические задания с разбором решений, видеолекции, тесты, примеры и образцы документов, учебно-методические материалы.

По окончании обучения и успешного прохождения итоговой аттестации выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца.

Диплом дает право на ведение профессиональной деятельности по документационному обеспечению организации.

Формы аттестации: опрос, защита результатов стажировки, решение заданий (кейсов). Итоговая аттестация: тестирование, подготовка и защита аттестационной работы. Аттестация включает очную консультацию и собеседование с преподавателем в Москве либо консультацию и собеседование с преподавателем по скайпу (телефону, видеоконференцсвязи) без приезда в Учебный центр.

Цели курса:

• совершенствование профессиональных навыков в оптимизации методов документооборота в организации;
• повышение личной эффективности и коммуникативных навыков;
• освоение основных современных принципов организации делопроизводства и документооборота;
• освоение основных принципов информационно-справочной работы;
• получение навыков организации эффективной ежедневной деятельности руководителя.

Что входит в стоимость

Методический материал.

Документ по окончании обучения

По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца, предоставляющий право на ведение профессиональной деятельности по документационному обеспечению организации (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).