Организация и основы управления офисом – Офис-менеджер: Курсы

Блок 1. Роль офис-менеджера в управленческом процессе – 50 часов

Тема 1. Секретарское дело Секретарь и офис-менеджер в современной структуре управления и их типовые обязанности и отличие.

Введение в специальность. Основные знания и умения необходимые офис-менеджеру. Внешний вид офис-менеджера. Личные качества офис-менеджера. Категории. Профессиональные требования к различным категориям. Планирование рабочего дня. Взаимодействие с руководством и сотрудниками организации. Организация деловых встреч и совещаний. Организация приема посетителей. Ведение телефонных переговоров. Представление, знакомство, приветствие. Визитные карточки. Телефонное обслуживание.

Тема 2. Нормативно-методическая база работы офис-менеджера Общегосударственные нормативно-методические документы.

Нормативные документы, содержащие нормы времени на основные виды работ, выполняемых офис-менеджером. Должностная инструкция офис-менеджера, ее основные разделы: общие положения, квалификационные требования, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения. Рекомендации по разработке должностной инструкции

Тема 3. Организация работы офис-менеджера Эргономические требования к организации рабочего места офис-менеджера.

Необходимые офисные аксессуары. Обязательная справочная литература. Основные технические средства офис-менеджера (организация компьютеризированного рабочего места, основные правила техники безопасности). Организационные принципы распорядка дня офис-менеджера (примерный план рабочего дня, использование компьютера для планирования рабочего дня, контроль над результатами соблюдения рабочего графика).

Тема 4. Работа офис-менеджера с документами

Делопроизводственные функции офис-менеджера и его роль в документационном обеспечении управления. Документационное обеспечение государственного (коммерческого) предприятия. Общие правила оформления управленческих документов. ГОСТы и ЕГСД. Бланки. Реквизиты документов

Общие требования к тексту документов. Прием и первичная обработка документов. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Регистрация документов. Передача документов на исполнение. Контроль исполнения: текущий и предупредительный. Снятие документа с контроля. Создание базы данных о документах учреждения и информационно-справочная работа. Обработка и отправка исходящих документов.

Классификация документов. Виды. Составление текстов служебных документов. Основные документы управления (приказы, протоколы, акты, докладные записки, контракты, письма, факсы, справки).

Организация текущего хранения документов. Номенклатура дел. Требования к формированию дел, их оформлению и хранению. Подготовка дел к архивному хранению. Сроки хранения документов. Составление описей. Сдача дел в архив.

Защита информации в работе офис-менеджера с конфиденциальными документами. Определение состава конфиденциальных документов, организация работы с ними, их учет.

Тема 5. Работа офис-менеджера по бездокументному обслуживанию

Планирование рабочего дня руководителя. Виды приемов. Организация деловых переговоров. Подготовка и обслуживание совещаний. Ведение протокола. Организация презентаций и приемов. Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников. Сервировка стола. Подбор сувениров и памятных подарков.

Общие правила приема посетителей. Прием сотрудников по текущим и личным вопросам. Прием посетителей из других организаций и командированных. Информационное обеспечение в приемной. Защита информации при работе с посетителями. Организация деловых переговоров. Подготовка и обслуживание совещаний. Ведение протокола. Организация презентаций и приемов. Сервировка стола. Подбор сувениров и памятных подарков. Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.

Тема 6. Коммуникационное обеспечение деятельности офис-менеджера.

Взаимоотношения офис-менеджера с руководством и коллегами по работе. Конфликтные ситуации в работе офис-менеджера (предотвращение и разрешение конфликтов). Работа офис-менеджера с телефоном. Особенности служебного телефонного разговора. Общие рекомендации по ведению телефонных переговоров. Прием и оформление телефонограмм. Переписка как элемент деловой коммуникации. Приемы рационализации переписки. Интернет – эффективное средство современной деловой коммуникации. Поиск и распространение информации в сети Интернет. Использование электронной почты.

Тема 7. Правила и приемы деловых взаимоотношений.

Основы профессиональной этики и делового этикета. Имидж офис-менеджера. Взаимоотношения «руководитель – секретарь – сослуживцы».

Блок 2.Основы компьютерной грамотности – 26 часов

Тема 8. Компьютерные технологии в работе офис-менеджера.

Техническое обеспечение деятельности офис-менеджера. Системное и сервисное программное обеспечение. Компьютерные сети. Универсальные офисные программы. Специализированные офисные программы. Интернет в работе офис-менеджера . Системы управления документами. 4

Работа в операционной среде Microsoft Windows. Текстовый редактор Microsoft Office, Microsoft Word. Запуск и начало работы. Ввод и редактирование текста. Форматирование текста. Операции с таблицами. Оформление страниц. Управление печать. Сервис и дополнительные возможности.

Табличный редактор Microsoft Excel. Что такое электронная таблица. Знакомство с экраном Microsoft Excel. Панели инструментов Microsoft Excel. Получение справочной информации. Ввод и редактирование данных. Работа с функциями и формулами. Панели инструментов. Диаграммы и графики.

Презентация Microsoft Power Point . Работа с таблицами и графикой.

Тема 9. Знание машинописи и стенографии. Машинопись. Слепой метод письма и его преимущества. Стенография в работе секретаря.

Блок 3. Основы кадрового делопроизводства- 8 часов

Тема 10. Знакомство с программой 1С «Зарплата и кадры».

Знакомство с программой 1С «Зарплата и кадры» (документы по персоналу: приказы по персоналу, трудовой контракт, трудовые книжки). Заключение и расторжение трудового договора. Трудовое законодательство РФ.

Зачет.