Успешный секретарь: Семинар

1. Успешный секретарь и его имидж

• Современные требования к секретарю
• Профессиональные задачи секретаря
• Обязанности, функции и возможности секретаря
• Работа секретаря - составляющая успеха современного предприятия, фирмы
• Секретарь – лицо компании: особенности личностных и профессиональных качеств секретаря. Имидж секретаря и его влияние на имидж компании
• Индивидуальный рабочий стиль
• Клиент-ориентированный подход  - особенности современного рынка

2. Коммуникации секретаря

• Телефонный этикет: входящие и исходящие телефонные звонки. Правила обработки телефонных звонков. Регистрация входящих звонков
• Особенности общения по телефону. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп). Виды слушания. Техника активного слушания.
• Речевой этикет и культура деловой речи
• Правила ведения деловых бесед. Способы и приемы вступления в контакт. Техники, позволяющие "разговорить" собеседника
• Особенности жестов и иных психологических приемов при общении. Лицо, мимика, поза
• Правила делового этикета при представлении и знакомстве
• Правила использования визитных карточек
• Определение потребности клиента (посетителя) компании по телефону или при личной встрече, решение вопросов в рамках своей компетентности
• Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону
• Невербальные коммуникации. Взаиморасположение в пространстве при личном контакте.
• Конфликтные ситуации. Техника диалогического общения при разрешении конфликта. Техника отказа.

3. Секретарь и руководитель

• Определение общих правил работы с руководителем: распорядок дня, рабочее расписание, способы общения с руководителем
• Подготовка переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке). Организация встреч, совещаний, переговоров. Особенности, присущие имиджу Вашего руководителя, всего предприятия
• Тайм-менеджмент. Эффективное управление своим временем
• Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени·  Прием и регистрация посетителей. Представление
• Особенности приема VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций. Устройство в гостиницу.
• Встреча партнеров, организация предварительной беседы
• Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Схемы рассадки за столом переговоров. Повестка дня. Участие секретаря в организации деловых приемов. Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек.
• Встреча, приветствие гостей
• Подача чая, кофе, прохладительных напитков
• Умение говорить и принимать комплименты
• "Проблемные" посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять.
• Выбор подарков партнерам по поручению руководителя

4. Особенности взаимодействия с коллегами по работе

• Взаимоотношения «секретарь-сослуживцы»
• Взаимоотношения с руководителями структурных подразделений
• Использование средств связи для информирования коллег (телефон, Интранет, специальные программы)
• Корпоративная культура: фирменный стиль организации

5.  Делопроизводство и работа с информацией

• Основы делопроизводства. Роль и место делопроизводства в управленческом процессе
• Работа с информацией: структурирование и алгоритмы передачи. Как вовремя и точно передавать информацию
• Документ как носитель информации. Классификация документов (ГОСТ Р 6.30-2003г. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТОМ)
• Документационное обслуживание деятельности компании
• Входящая, исходящая и внутренняя документация
• Порядок составления документов; организационные документы: положения, инструкции
• Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, решения
• Контроль исполнения документов· Формирование и оформление дел
• Порядок индексации и регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции
• Понятие "деловая переписка". Жанры деловых писем. Письма с положительными сообщениями. Особенности писем негативного содержания. Претензии, Отказы. Ответы на письма жалобы
• Специфика передачи информации в письменной коммуникации
• Оформление деловых писем: бланк письма, реквизиты
• Стилистика письма. Критерии делового стиля
• Реквизиты документов, их использование при составлении документов· Виды бланков. Разработка бланков предприятия
• Хранение документов. Оперативное хранение документов. Комплектование архива
• Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию
• Электронный документооборот

Всем участникам семинара выдается Свидетельство и комплект информационно-справочных материалов по тематике семинара.

Для участия в семинаре необходимо зарегистрироваться.