Офис-менеджер: Курсы

По окончании обучения на курсах, выпускники будут знать: основные виды документов и особенности их создания и хранения; сможет составлять документы для предприятий различных форм собственности; научится правильному общению с деловыми партнерами, как на официальных приемах, так и в дружественной обстановке; будет знать особенности взаимоотношений членов коллектива и руководителей организации. По окончании обучения на курсах наши выпускники могут работать по специальности секретарь, референт, делопроизводитель со знанием ПК.

1. Делопроизводство.
   • Введение. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Документирование. Организация работы с документами.
2. Секретарь в структуре управления. Требования, предъявляемые к секретарю. Должностные обязанности.
3. Документ.
   • Значение документов в управлении.
   • Понятие документа. Функции документа.
   • Классификация документов. Виды.
   • Электронный документооборот. Преимущества и недостатки.
4. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”
   • Необходимость единых правил оформления документов.
   • Состав реквизитов документов.
   • Правила оформления реквизитов.
   • Юридическое значение документа.
   • Особенности языка служебных документов.
   • Бланки документов.
5. Организационно-распорядительные документы.
   • Организационные документы (уставы, положения, инструкции).
   • Распорядительные (приказы, распоряжения, решения).
   • Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные служебные записки, протоколы и др.)
   • Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки и т.д.)
   • Коммерческие документы (контракты и т.д.)
   • Документы по обращениям граждан (предложения, заявления и т.д.)
   • Формуляр-образец.
6. Основные принципы работы с документами.
   • Организация работы с документами.
   • Документооборот.
   • Основные группы документов (входящие, исходящие, внутренние).
7. Работа с входящими документами.
   • Этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация и т.д.). Порядок работы.
8. Работа с исходящими документами.
   • Этапы обработки. Порядок работы.
9. Работа с внутренними документами.
   • Этапы и порядок работы с внутренними документами.
10. Регистрация документов. Виды регистрации документов.
11. Контроль исполнения документов (содержание контроля, сроки исполнения документов и т.д.)
12. Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание. Порядок составления.
13. Формирование и оформление дел.
14. Оперативные хранение дел (понятие оперативного хранения дел, проверка наличия документов, порядок выдачи дел). Электронные документы и их хранение.
15. Экспертиза ценности документов. Понятие.
    • Определение сроков хранения.
    • Порядок выдачи дел.
16. Подготовка дел и передача в архив.
    • Формы описи и акты.
    • Передача дел в архив.
17. Работы с конфиденциальными документами. Организация делопроизводства.
18. Этика и психология делового общения.
    • Имидж секретаря. Деловая женщина-профессионал. Рабочее место секретаря.
    • Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления. Нормы и правила деловой этики. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет.
    • Этикет в служебных отношениях. Корпоративная культура, фирменный стиль организации. Служебная вертикаль (отношения в системе “руководитель-подчиненный”). Служебная горизонталь (отношения в системе “коллега-коллега”). Служебная субординация. Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями.
    • Взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях.
    • Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. “Трудные люди”. Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
    • Технология и этикет деловых ситуаций. Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки. Фазы телефонного разговора. Ваш “говорящий имидж”. Использование в работе новых технических устройств (автоответчик, факс, ксерокс). Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Имидж приемной руководителя. Подача чая, кофе, напитков в офисе. Деловые приемы. Участие секретаря в подготовке переговоров. Обслуживание визита вежливости. Работа в приемной. Выбор подарков деловым партнерам.
19. Машинопись. Обучение “слепому” десятипальцевому методу письма.
    • Основные принципы “слепого” десятипальцевого метода письма. Рекомендации по быстрому освоению метода.
    • Освоение позиций пальцев на клавиатуре.
    • Освоение зон указательных, средних, безымянных пальцев; мизинцев. Печать прописных букв и цифр. Знаки препинания.
    • Отработка криптограмм гласных букв. Печать слогов типа “гласная-согласная”, “согласная-гласная”. Работа со слогами типа “согласная - гласная-согласная”, “согласная – согласная - гласная”.
    • Отработка криптограмм букв основной позиции пальцев. Отработка криптограмм букв всей клавиатуры.
    • Печать слогов типа “согласная-гласная-2 согласных”, “2 согласных – гласная-согласная”.
    • Печать двух- и трехбуквенных конечных буквосочетаний. Закрепление навыков работы. Определение скорости печати.
20. Электронный офис. Программа MS Office.
    • Структура пакета Office. Интерфейс пакета. Помощник. Справка по Microsoft Office. Панель Microsoft Office.
    • Текстовый редактор Microsoft Word. Запуск и начало работы. Ввод и редактирование текста. Форматирование текста. Операции с таблицами. Оформление страниц. Управление печать. Сервис и дополнительные возможности.
    • Редактор электронных таблиц Microsoft Excel. Что такое электронная таблица. Знакомство с экраном Microsoft Excel. Панели инструментов Microsoft Excel. Получение справочной информации. Ввод и редактирование данных. Работа с функциями и формулами. Панели инструментов. Диаграммы и графики.
    • Презентация Microsoft PowerPoint. Возможности PowerPoint. Слайды. Работа с текстом. Работа с таблицами и графикой.

По окончании курсов выдается свидетельство.