Секретарь. Помощник руководителя. Этикет, деловое общение и протокол. Тайм-менеджмент: Семинар

День 1

1. Основные правила делопроизводства 

• Общие требования к оформлению документов.  Реквизиты. Понятие подлинника и копии документа.
• Схема составления документа. Процедура согласования (визирования) документа. Оформление документов. Правила подписания документов, утверждение документов.
• Входящие, исходящие и внутренние документы. Сроки прохождения документов. Рассмотрение документов. Доведение документа до исполнителя.  Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
• Практикум: Практика оформления различной документации.
• Современное делопроизводство: электронный документооборот.

2. Виды деловых коммуникаций. 

• Специфика телефонного делового общения. Входящие и исходящие звонки: стандарты ведения беседы. Автоответчик. Типичные ошибки передачи и приема информации. Управление временем в беседе с абонентом. Как корректно общаться с трудными абонентами.
• Эффективная самопрезентация. Организация деловых встреч. Общение с клиентами и сотрудниками.
• Подготовка и организация   совещаний, конференций, переговоров. 
• Практикум: Методы работы с большим объемом информации.
• Схемы организации рабочего пространства.

День 2

3. Деловая переписка

• Различные виды деловых писем, телеграмм, электронных сообщений. Использование клише, состав реквизитов и правила оформления деловых писем. Варианты обращения к адресату, заключительные формулировки. Просьба, запрос, напоминание. Выражение благодарности, сожаления.
• Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки. Назначение и правила оформления.
• Особенности ведения электронной переписки. Деловой этикет в общении по электронной почте.
• Практикум: Создание шаблонов деловых писем.

4. Архив организации

• Создание архива организации. Требования к помещению, отведенному под архив.
• Разработка номенклатуры. Отбор документов и дел к уничтожению. Подготовка к архивному хранению. Составление описи дел. Сдача дел в архив.
• Практикум: Оформления дела для хранения в архиве организации.

5.  Деловой этикет в работе секретаря

• Речевая культура. Правила приветствия, представления, знакомства. Искусство комплимента. Чувство меры в речевой коммуникации.
• Формирование делового имиджа.  Основные требования к женской и мужской деловой одежде.
• Корпоративный стиль.  Визитная карточка, ее основные функции. Деловые подарки и сувениры.
• Гастрономический этикет. Необходимый офисный сервис. Правила сервировки стола. Международные особенности гастрономического делового этикета.
• Практикум: Организация и сервировка столов для проведения различных деловых мероприятий, сопровождающихся приемом пищи и напитков.

Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую  информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.