Современный секретарь: Повышение квалификации

1. Управленческий документооборот в современном офисе

• Функции службы делопроизводства
• Алгоритм документирования управленческих решений
• Оформление проектов документов
• Процедура согласования (визирования) документа
• Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)
• Организация движения документов в процессе принятия и исполнения управленческих решений
• Сроки прохождения документов
• Контроль исполнения документов (поручений). Сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные)
• Организация работы с исполненными документами
• Систематизация документов и организация их хранения
• Номенклатура дел организации. Порядок разработки, утверждения и введения в действие
• Определение сроков хранения документов
• Практикум: составление номенклатуры дел
• Порядок передачи документов на архивное хранение
• Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
• Практикум: оформление актов о выделении дел на уничтжение, об уничтожении дел
• Административная ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами

2. Мастерство телефонного общения

• Основные стандарты профессионального телефонного общения. Особенности делового телефонного разговора. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора. Телефонный этикет. Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса. Подготовка  телефонного разговора, композиция. Метод «телефонной улыбки». Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения. Звонки входящие и исходящие. Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие  на имидж компании. Этикет мобильной связи. Практикум: "Работа с голосом (интонация, тембр, темп речи, артикуляция)"
• Культура речи - основа делового общения. Основные требования к культуре речи. Правила устной речи. Формулы вежливости. Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата в телефонном общении (VIP - статус, постоянный партнер, хороший знакомый, и т.д.). Этикетные речевые ситуации: поздравления, приветствия, приглашения, извинения, имиджевые. Приемы эффективной подачи информации. Психологические особенности установления контакта с партнером. "Я-подход" и "Вы-подход", основные правила реализации "Вы - подхода" и создание "Вы - посланий". Приемы "присоединения" к адресату". Как создавать позитивный тон разговора. Как сообщать негативную информацию в позитивном ключе. Речевые стандарты проведения деловой беседы по телефону. Искусство комплимента. Светская беседа. Запретные темы для светской беседы

3. Управление информацией и временем: как все помнить и все успевать без ежедневника

• Информационный стресс: как успевать читать все необходимое
• Как увеличить скорость чтения: 7 правил быстрого чтения
• Как бороться с регрессией при чтении: 10 способов удержания в памяти прочитанного
• Запоминание текстов, телефонов, пинкодов, иностранных слов, лиц, имен на основе методов: «Ассоциаций», «Мозговых карт», «Римской комнаты»
• Способы увеличения концентрации внимания: как не отвлекаться на посторонние мысли и дела?
• Как управлять своим временем, делегировать полномочия,  выделять главное
• Внешние и внутренние причины дефицита времени  
• Как  эффективно распределять  время на общение с коллегами, друзьями, семьей
• Тестирование по немецкой методике «Гора»
• Приемы минимизации потери времени. Борьба с пожирателями времени (хронофагами)  
• Опоздания и как с ними бороться: 6 типовых моделей
• Конфликт внутри нас. Практические приемы разрешения конфликтных ситуаций

4. Этикет делового общения

• Деловой этикет и имидж компании: значение  для профессиональной деятельности.  «Золотое правило» делового этикета
• Формы делового общения: рабочие и деловые встречи (кабинетные совещания, селекторные совещания, переговоры, конференции). Приветствия и представления. Обращение «Вы»  - «ты». Правила рукопожатия,  вручения визитных карточек
• Телефонный этикет: подготовка, композиция, речевые особенности  деловой беседы. "Телефонная вежливость". Корпоративные стандарты телефонных переговоров
• Деловая переписка. Нормативные требования , структура и размер делового письма. Формы вежливости. Языковые «клише». Сетикет: использование акронимов, смайлов, знаков. Сроки и виды обратной связи. Правила завершения электронной переписки
• Деловая встреча. Как правильно подготовиться. Субординация, регламент делового общения.  Межличностное пространство.  Как принято вести себя в своём кабинете, принимая гостей, клиентов, партнёров. Использование аудио-, видео- и фотоаппаратуры при проведении деловых встреч
• Официальные приемы: деловой завтрак, коктейль, фуршет, тожественный обед. Приглашение  и «ответ» на приглашение. Время присутствия на приемах
• Деловое партнерство. Что и в каких случаях стоит дарить. Выбор и стоимость делового подарка, букета. «Запрещенные подарки»
• Внешний имидж делового человека. Деловой стиль в одежде. Верхняя одежда. Аксессуары и украшения в деловом стиле. Прическа, парфюмерия. «Dress» - код. Недопустимые вещи во внешнем имидже делового человека

5. Деловые коммуникации. Что мешает нам быть эффективным

• Коммуникация в деловом общении: сознательное и бессознательное доверие. Как сделать так, чтобы Вам доверяли
• Модель ведения деловой беседы. Установление контакта с партнером. Практикум: «Технология вхождение в доверие»
• 20  техник, как быстро повысить уверенность в себе и как это сделать незаметно для окружающих. Практикум: «Отработка техник. Выработка свое личного стиля»
• Что на самом деле хочет партнер, и что от него ждать. Как превратить его с единомышленника
• Предупреждение конфликтных ситуаций. Как быстро снять накал страстей
• Подводные камни small talk. Практикум:  «Экстимальный small talk»
• Манипуляция как стратегия. Техники беспроигрышных манипуляций. Техники противостояния манипуляциям. Практикум: «Использование техник контр манипулятивного общения»
• 12 лучших тактик как произвести нужное впечатление
• Тайное оружие. Невербальное влияние. Практикум: «Отработка невербалики. Невербальный коучинг»