Современные практики управления, а также необходимость концентрации на ключевой компетенции организации («мы делаем то, что умеем делать лучше всех») предполагают и обуславливают значимость процесса закупки продуктов и услуг в организациях. Это требует менеджмента взаимоотношений и управления рисками.

Накопленный опыт экспертной организации TÜV SÜD / ООО «ТМС РУС» в разработке системы аудитов и проведении аудитов поставщиков свидетельствует о следующих факторах успеха в данном процессе:

1. Четкое определение места аудита в системе управления поставщиками. При этом расходы на аудит должны быть в балансе с получаемым результатом. При этом неверно утверждать, что аудит поставщиков должен в обязательном порядке проводиться и у новых, и у текущих поставщиков.  При принятии решении о системе аудита важно учитывать периодичность закупок, их критичность для организации, а также скорость происходящих или предполагаемых изменений во внешней и внутренней среде поставщика.

Принцип: аудит не ради аудита.

2. Формирование качественного каталога критериев аудита к группам поставщиков, которые должны обеспечивать возможность проведения плановых и внеплановых аудитов, а также детализацию и дополнение аудиторами. Для достижения высокой результативности аудита поставщика важен баланс стандартных критериев аудита, по которым оцениваются стандартные риски процесса закупок (срыв качества, срока и объема поставок) и индивидуальных рисков конкретного поставщика (например, расширение санкций, требование/риск банковских гарантий; значимость организации как клиента у поставщика, что отражается на приоритетах в сотрудничестве; производственные мощности и пр.).

Принцип: золотая середина и актуальность требований.

3. Наличие высокой компетентности аудиторов, основанная не только на знаниях требований к системе менеджмента качества, но и на умении идентифицировать риски в контексте организации поставщиками, умении получать и оценивать информации из различных источников. Аудит поставщика в большинстве случаев имеет в основе различные интересы сторон. Интерес поставщика заключается в том, чтобы продемонстрировать сильные стороны и скрыть слабые стороны. Интерес аудирующей организации состоит в том, чтобы получить объективную информацию о состоянии дел.

Принцип: умение получить и обработать информацию.

4. Документирование результатов аудита, формирование базы знаний. Отчет представляет собой форму документирования результатов аудита, которая может выполнять, в зависимости от потребностей организации, разные задачи – от быстрой и объективной оценки результатов до удобства пользования в будущем.

Принцип: передача знаний.

5. Обязательное определение, учет и проведение последующих мероприятий, направленных на снижение вероятности или тяжести последствий рисков закупки, передачу или уход от рисков. Данный фактор является целью всего процесса аудита, где не предполагается исключительно присваивание категорий поставщикам или снижение закупочной цены в следствие более низкой категории. 

Принцип: действия  по результатам.

Результатом процесса должна стать большая уверенность в стабильности процесса закупок. Если этот результат не достигнут, следует искать причину в существующей системе аудита, а не отказываться от самого процесса.