Стахановский труд: как оформить и оплатить переработки?

Сверхурочную работу часто не оформляют, а если и делают это, то с нарушениями. В итоге - неверно рассчитанная оплата, недовольные сотрудники и проблемы с трудовой инспекцией и налоговой. Разберемся, как правильно оформлять и оплачивать переработки.

Определимся, что такое сверхурочная работа. Слово говорит само за себя: это работа, выполненная сверх ежедневной нормы или сверх положенного числа рабочих часов за учетный период (ст. 99 Трудового кодекса РФ).

В соответствии с ч. 2 ст. 91 ТК РФ, продолжительность рабочей недели составляет 40 часов. Если сотрудники переработали хотя бы час – это сверхурочная работа. При этом неважно, пришли они до начала рабочего дня или задержались после.

Деньги или отдых

Важный нюанс: сверхурочной считается лишь та работа, которая выполняется по инициативе работодателя. Если работник задерживается по собственной инициативе, это не считается переработкой, и работодатель не обязан оплачивать эти часы.

Сверхурочная работа оплачивается в повышенном размере (ст. 152 ТК). Сотрудник может вместо денег взять отгулы, равные времени, отработанному сверх нормы. Такая замена возможна только с письменного согласия работника.

Сотрудники с ненормированным рабочим днем не могут рассчитывать на то, что им посчитают сверхурочными часы за пределами рабочего дня. Труд на выходных и в праздники оплачивается таким работникам по правилам, закрепленным в ст. 113 и 153 ТК РФ.

В праздничные дни работа оплачивается по двойному тарифу. А вот если в праздник пришлось еще и задержаться на работе свыше восьми часов, это время будет оплачено как праздничное – по двойному тарифу, без дополнительных надбавок за переработки.

Следует соблюдать ограничения по продолжительности переработок. В течение двух дней подряд они не могут превышать четырех часов для каждого сотрудника. За год должно накопиться не более 120 часов сверхурочной работы.
Чтобы не превысить лимит времени и верно рассчитать оплату, компания обязана вести табель учета рабочего времени. Вести его можно по унифицированным формам № Т-12 или № Т-13, утвержденным постановлением Госкомстата Рос­сии от 5.01.2004 г. № 1. Впрочем, если для вас это неудобно, то вы вправе вести учет в удобной вам форме.

Бумажная работа

Перед тем, как приступить к работе, сотрудник должен дать согласие в письменной форме. Приказа, который вы издали – недостаточно, трудовая инспекция при проверках требует наличие заявления от работника. Единственное исключение – когда сотрудники привлекаются к работе, вызванной чрезвычайными обстоятельствами.

В вашем приказе должны быть указаны:

• причина, по которой возникла необходимость в сверхурочной работе
• сроки начала и окончания работы
• продолжительно сверхурочной работы
• список привлекаемых сотрудников
• порядок оплаты часов или предоставления дополнительного времени отдыха

Весомыми причинами для привлечения сотрудника к сверхурочной работе считаются:

• по техническим условиям производства не могла быть завершена в течение установленного времени, если невыполнение (незавершение) этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества организации, государственного или муниципального имущества либо создать угрозу жизни и здоровью людей.
• при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа сотрудников.
• для продолжения работы при неявке сменяющего сотрудника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях руководитель обязан немедленно принять меры по замене сменщика.

Когда в сотрудниках согласья нет

Если работник не желает выполнять сверхурочную работу, вы можете его принудить лишь в следующих ситуациях:

• Если работа необходима для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения их последствий или последствий стихийного бедствия.
• Если это общественно необходимая работа по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водо- и газоснабжения, ото­пления, освещения, канализации, транспорта, связи.
• Если необходимость работы обусловлена введением чрезвычайного или военного положения.
• Если это неотложная работа в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия, например во время пожара или наводнения.

Во всех вышеперечисленных случаях работодателю не обязательно требовать от сотрудников согласие, достаточно издать приказ.

Некоторые категории работников нельзя привлекать к сверхурочной работе, даже если они дали согласие на нее. К этим категориям относятся:

• беременные женщины
• сотрудники в возрасте до 18 лет
• работники во время действия ученического договора
• спортсмены в возрасте до 18 лет

Есть также категория лиц, которых вы можете привлечь к сверхурочно работе исключительно с их согласия:

• инвалиды
• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет

К сверхурочной работе они допускаются лишь в том случае, если у них нет противопоказаний по состоянию здоровья. Перед написанием заявления этих сотрудников надо ознакомить под подпись с их правом отказаться от переработок.

Непростая арифметика

Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие – не менее чем в двойном. Размер оплаты сверхурочной работы должен быть закреплен в локальном нормативном акте – коллективном договоре, положении об оплате труда или ином документе. Установить размеры доплаты за сверхурочную работу в локальных актах необходимо и в том случае, когда она начисляется в минимальных размерах, предусмотренных в ст. 152 ТК РФ.

Сдельная система: первые два часа оплачиваются по установленным в компании расценкам, увеличенным не менее чем на 50%. В последующие часы расценки увеличиваются не менее чем на 100%.

Повременная система: первые два часа – в размере не менее полуторной часовой ставки или части оклада, приходящейся на один час работы; все последующие часы – в размере не менее двойной часовой ставки или части оклада, приходящейся на один час работы.

Дневная тарифная ставка: сначала необходимо рассчитать часовую ставку.

Месячная тарифная ставка или должностной оклад: сначала следует определяют стоимость одного часа работы.

Суммированный учет рабочего времени: по окончании учетного периода, который может составлять до одного года, подсчитывается количество рабочих часов. Переработки можно выявить только на этом этапе. При такой схеме учета первые два часа рассчитываются с коэффициентом 1,5, остальные – в двойном.

Как быть с налогами?

При расчете налога на прибыль суммы, начисленные сотрудникам за сверхурочную работу, включаются в расходы на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Воспользоваться этим правом можно лишь в том случае, если соблюдены все перечисленные выше условия оформления сверхурочных работ.

Что делать, если сверхурочные превышают лимит? Закон не дает однозначного ответа на этот вопрос, а имеющиеся разъяснения противоречат друг другу.

В письме УФНС по г. Москве от 23 марта 2009 г. № 16-15/025787.1 указано, что превышающие лимит часы не включаются в расходы на оплату труда и не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Это обусловлено тем, что в п. 3 ст. 255 НК РФ есть оговорка, что к расходам на оплату труда можно отнести те выплаты, которые предусмотрены законом. А если из Трудового кодекса следует, что сверхурочная работа не может превышать 120 часов в год, то и оплату сверх нормы нельзя включать в расходы. Минфин России в письме от 9 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/102 поддержал эту точку зрения.

Противоположную точку зрения высказал Минфин в письмах от 22 мая 2007 г. № 03-03-06/1/278, от 7 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/724. На основании п. 3 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда можно относить начисления за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни. Порядок привлечения к сверхурочной работе предусмотрен ст. 99 ТК РФ. При этом переработки не должны превышать 120 часов в год, а сверхурочная должна быть оплачена в соответствии со ст. 152 ТК РФ в повышенном размере независимо от того, соблюден ли порядок привлечения.

Превышение максимально допустимого числа часов является нарушением. Но это не должно отразиться на реализации права сотрудника на оплату труда за сверхурочную работу. Поэтому расходы на оплату труда работников, отработавших сверхурочно свыше 120 часов в год, можно отнести к расходам на оплату труда на основании п. 3 ст. 255 НК РФ.

В налоговом законодательстве нет ограничений по учету нормы оплаты за сверхурочную работу. Нарушение трудовых норм не приводит к нарушению налоговых. Поэтому даже если в течение года сотрудник отработал сверхурочно больше 120 часов, доплату за это организация вправе признать в налоговом учете в полном объеме.

Что касается налога на доходы физических лиц, то в этом случае позиция однозначна. Начисления за сверхурочную работу являются составной частью заработной платы, а не компенсационными выплатами. Поэтому на них не распространяются положения п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от НДФЛ. Кроме того, они облагаются страховыми взносами в ПФР, ФОМС и ФСС РФ и страховыми взносами на травматизм.