|
Хранение бухгалтерской документации вызывает много вопросов. Поскольку документы это важные, специалисты разъясняют, как правильно их хранить и когда можно уничтожить.  Можно ли хранить документы в электронном виде?
Можно. Бухгалтерское и налоговое законодательство допускает такое хранение. Обратите внимание: в электронных документах непременно должна стоять электронная подпись. Если проверяющие инстанции или контрагент запросят документы, которые у вас есть только в электронном виде, надо будет распечатать их и заверить подписью и печатью. Поэтому на сегодняшний день перейти на электронный документооборот окончательно невозможно. Где хранить первичные документы? Для этого должны быть оборудованы специальные помещения, установлены сейфы, шкафы. Росархив 6 февраля 2002 года одобрил Правила, в которых описано, как устроить хранилище. Не все перечисленные в них требования обязательны для исполнения. Имеет значение, какие именно документы вы храните. | Документ | Как хранить | | Бланк строгой отчетности | Сейф, металлический шкаф, специальное помещение. | Кассовый ордер, авансовый отчет, выписки банка и документы, имеющие к ним отношение | Подшивать в хронологическом порядке. | | Счет-фактура | Регистрируются по мере поступления в журнале учета в хронологическом порядке. Эти журналы надо хранить не менее четырех лет с даты последней записи. | | Бумага с грифом «коммерческая тайна» | Сейф | | Прочие документы | Хранятся в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. За сохранность ответственны люди, назначенные главным бухгалтером. |
Как долго нужно хранить документы? | Документ | Срок хранения | Первичные документы, бухгалтерские регистры, отчетность | не менее пяти лет | документы, которые подтверждают убыток в налоговом учете | Все время, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. С даты, когда он будет погашен целиком, эти документы хранятся еще четыре года. | | БСО | Хранятся в опечатанных мешках не менее пяти лет. По истечении срока (не раньше, чем через месяц со дня последней инвентаризации) копии использованных бланков, подтверждающих суммы принятых наличных, уничтожают на основании акта о списании. |
Как рассчитать срок хранения документов? Отсчет начинают с 1 января года, который следует за годом составления этих документов. У книг покупок и продаж срок хранения начинает отсчет со дня последней сделанной записи. Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества, начинают хранить с момента, когда прекратилось начисление амортизацию. Кстати, сроки хранения типовых иархивных документов установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
|
