Управленцы признаются: успеть все за 24 часа невозможно. Но главное – уметь расставлять приоритеты и делегировать задачи. Они не признают почти никаких инструментов планирования, кроме собственной головы, работают даже в пробках, чтобы экономить время, и советуют тем, кто ничего не успевает, четко понимать, а чего же вы хотите успеть. Ведь когда вы хотите есть, вас ничего не остановит – так нужно подходить и к решению рабочих задач: фокусироваться на главном.

24 часа – это 1440 минут и целых 86 400 секунд. Кенийский бегун Деннис Киметто пробежал марафон (а это 42,195 км) за 2 часа 2 минуты и 57 секунд, установив мировой рекорд. На гонках "Формулы-1" самые быстрые механики меняют все четыре колеса болида меньше, чем за 3 секунды. В рекордах по скорочтению можно найти данные о школьнице, которая читает 60 тыс. знаков в минуту. Оказывается, за небольшое количество времени можно успеть так много! Почему же нам всегда хочется расширить сутки хотя бы на пару часов?

Самое время узнать, как у российских бизнесменов и топ-менеджеров получается все успевать за 24 часа.

Виктория Вирта, совладелец группы компаний Funaction

Для начала нужно смириться с тем, что все успеть невозможно. А после этого приступать к планированию. Мой метод такой: сочетание листа бумаги А4, цветного календаря и почты. Работает это так. Все, что приходит за день, я быстро записываю на листе бумаги, чтобы не отвлекаться на планирование. Вечером переношу записанное в календарь, распределяя уже по дням и количеству времени на решение каждой задачи и присваивая цвет, который ей соответствует: красный для встреч - означает, что двигать нельзя или крайне нежелательно. Остальные цвета относятся к типу задачи или конкретному проекту, если он большой. Есть задачи на весь день: это те, которые либо не требуют отдельного времени, например, звонки, которые можно сделать в дороге, либо относятся к контролю чужих задач или наступлению каких-то событий, про которые нужно помнить. С почтой метод похож: на все, что приходит в течение дня, я либо отвечаю немедленно, либо отмечаю к исполнению. В конце дня, а чаще раз в несколько дней, я проверяю письма к исполнению: то, на что могу ответить - отвечаю, то, что требует времени или относится к отдельным задачам, переносится в календарь, а в почте помечается как категория "Задачи". Другие категории в почте: "Оплаты", "Личное" и "Пригодится".

У меня много лет есть личные помощники. Но они нужны не для планирования, а для решения задач, на которые мне нецелесообразно тратить время.

В моих командах есть правила игры, которые предполагают свободный график. Поэтому никакого "от и до" быть не может. Работа - это не антоним жизни, это часть жизни, причем значительная ее часть. Правила построены так, чтобы дать возможность человеку развиваться в своей эффективности, и большинство из них связаны с тайм-менеджментом. В работе мы обязательно используем системы прожект-менеджмента - все проекты и задачи ведутся в этой системе, что приучает людей к планированию времени. И, кстати, одно из наших правил гласит: "Уважай время других людей". Для менеджеров это означает, что ресурсы должны быть заняты в первую очередь, а уже потом менеджер может выполнять самостоятельные задачи. А для ресурсов - что о своей невозможности выполнять задачи в какое-то время они должны договариваться с менеджерами, а не ставить перед фактом.

Недавно мы с мужем переехали жить за город: теперь ездить в Москву стало неудобно. В доме я уже сделала себе отдельный кабинет. Пока сложно сказать, будет ли в этом экономия времени, но новый подход к распределению задач точно придется найти. От соцсетей нет смысла отказываться - они часть моей работы.

Борис Щербаков, генеральный директор Dell Russia

Все разговоры о нехватке времени, на мой взгляд и в рамках моих бизнес-задач, есть лицемерие и лукавство. Освободите свое время от никчемных заседаний, "совещаний", ритуальных встреч, поездок и прочего - и появится вполне достаточно времени для вдумчивого руководства, которое состоит вовсе не в том, чтобы указания раздавать и контролировать, как многим кажется, а в подборе и расстановке профессионалов, коим можно делегировать полномочия.

У меня никогда не было инструментов тайм-менеджмента, кроме собственной головы. Что-то записать в еженедельник (а сейчас в Outlook) тоже не вредно, но основные вещи надо помнить и знать всегда, даже во сне.

К сожалению, я не совсем распоряжаюсь своим временем: вызывают меня и на "совещания", и на собрания всякие, КПД которых невысок, но законы корпорации отменить я не в силах. Отсюда иногда случается и "ненормированный рабочий день", что вызвано лишь алгоритмом работы корпорации.

Основной рабочий инструмент менеджера (и чем выше - тем больше) - это голова, и она обязана работать всегда, даже ночью, если нужно. Вместе с тем, вы сами свободны устанавливать уровень интенсивности этой работы мозга, так что вопрос времени вообще вторичен: можно решить бизнес-задачу за 3 минуты, а можно за 3 недели. Я стараюсь сводить все ритуалы, согласования, "обсуждения" к минимуму, как только такая возможность предоставляется. Примерно того же я требую от своих сотрудников. Но самоорганизации в управлении временем нужно учиться, и не у всех это получается в силу различных причин. То же самое относится и к многозадачности - не всем удается. Баланс между личным и рабочим временем найти можно, нужно, но получается не всегда (см.выше), по независящим от меня причинам.

Вера Гармаш, президент компании 2ГИС

У меня маленький ребенок и большая компания. Успевать, конечно, непросто, но есть "хитрости", которые помогают экономить время и добиваться результата.

Во-первых, одновременно я делаю несколько дел - мне пришлось этому научиться, но в итоге это действительно позволяет выигрывать время. Например, смотрю онлайн-трансляцию конференции и подписываю документы. Во-вторых, задачи подчиненным я предпочитаю ставить лично - при встрече, по телефону или в Skype. Это быстрее и эффективнее: можно узнать, как человек понял задачу и насколько он мотивирован.

В-третьих, совещания я провожу в высоком ритме: говорим краткими предложениями, по существу вопроса, поддерживаем высокий темп речи. В итоге у нас не бывает встреч дольше одного часа.

Что еще? Я доверяю интуиции. Когда есть опыт, она полезна: помогает быстро принимать верные решения.

Николай Прянишников, гендиректор World Class

Тайм-менеджмент в моем понимании - это симбиоз трех составляющих: передовые технологии, приоритеты и правильный баланс между внешними и внутренними встречами.

Технологии. Сегодня мой рабочий график довольно плотный: 8-10 встреч в день, причем, в разных частях города, общение с большим количеством сотрудников, клиентов и партнеров компании. Много успеть помогают новые технологии. Где бы я ни был, я всегда на связи и полноценный мобильный офис всегда со мной.

Приоритеты. Важно не количество сделанных дел, а их качество. Главное - расставить для себя приоритеты. Например, любой важный проект я заранее вношу в календарь. Если этого не делать, можно попасть в ловушку текущих дел, из которых потом трудно выбраться.

Правильный баланс между внутренними встречами и внешними. Где бы я ни работал, я стараюсь быть ближе к реальному бизнесу, держать связь не только с сотрудниками, но и с клиентами и партнерами World Class. Таким образом, складывается более объективная картинка о реальном положении дел.

У меня есть очень хороший помощник, который, безусловно, очень компетентен в своих делах, но он не может отвечать за определение главных приоритетов - это задача самого руководителя. У меня четкий электронный график, который я планирую надолго вперед, ежедневно его оптимизируя.

Современные технологии позволяют мне работать отовсюду. Я стараюсь максимально оптимизировать свой день и не тратить лишнее время на пробки, например. В любом месте я нахожусь полностью в рабочей сети, проверяю документы и делаю всю возможную работу. Кстати, эту культуру мобильного рабочего места я стараюсь внедрить широко в World Class - будем передовой технологической компанией.

К многозадачности я отношусь спокойно, но считаю, что надо все-таки концентрироваться на ключевом деле. Например, часто на совещаниях или встречах можно наблюдать, как люди сидят в смартфонах и попутно выполняют свои дела. Мой принцип другой: лучше потратить меньше времени на предмет обсуждения, чем долго и рассеянно обсуждать один вопрос, задерживая друг друга. Так гораздо продуктивнее.

Используйте выше названные принципы и будете все успевать. Тайм-менеджмент в том и заключается, что ему можно научиться. Все возможно. Все в ваших руках! Если правильно распределить время, то успеваешь все: и решать все рабочие вопросы, и иметь свободное время для хобби, семьи, и т.д. Только так человек живет полной жизнью. Я - живу!

Максим Крайнов, управляющий директор Aviasales

Для планирования мне хватает блокнотов и почты. К тому же, время на моей стороне: я живу в Австралии, и, пока коллеги спят (Сидней встает раньше Москвы на 8 часов), можно поработать с документами. Задачи "упаковать" день с 9 до 19 у меня никогда не было, но выстроить расписание таким образом, чтобы провести время с семьей, почти всегда удается.

Работая из домашнего офиса, я экономлю кучу времени. Правда, проводя в самолете 11 полных дней за год, понимаешь, что "транспортная оптимизация" - довольно сложный вопрос.

Никаких особенных требований к сотрудникам в отношении тайм-менеджмента я не выдвигаю. Если ты менеджер - делегируй все неважное. Если ты исполнитель и не справляешься - либо учись руководить своим руководителем, либо ищи работу, где от тебя требуют меньше.

И, конечно, я безжалостен к "убийцам времени". Они, эти "убийцы", например, активно ищут повод встретиться на кофе/пиво и т.п., а так как меня довольно трудно вытащить, им приходится придумывать и врать. Пока решаю проблему так: отказаться я могу совершенно всегда, но если я соглашаюсь, встреча идет на моих условиях: а) на моей территории - у меня через дорогу есть классный бар; б) я задаю те вопросы, которые интересны лично мне - и для меня это первично. Если в первые полчаса становится понятно, что разговор не клеится - нафиг. Иначе я изучаю что-то новое.

Мария Мальковская, генеральный директор INTOUCH

Чтобы быть топ-менеджером и все успевать, надо планировать свои основные цели на неделю - тогда внимание фокусируется на самых важных задачах и не распыляется на более мелкие.

В воскресенье выписываю все задачи на неделю. После этого распределяю задачи по приоритетам, затем выделяю задачи, которые требует моего непосредственного участия и какие можно делегировать руководителям.

На работе у меня есть персональный ассистент, а так для планирования использую блокнот и заметки в телефоне. Как только появляется новая задача, я сразу фиксирую ее в общий лист дел. В дороге всегда структурирую - это помогает спрогнозировать, сколько времени уйдет на решение той или иной задачи.

Я требовательна и к своим сотрудникам в плане тайм-менеджмента. И дело не в том, строгий руководитель или нет. Сейчас тайм-менеджмент - это основной навык для достижения успеха и большая проблема, так как мало кто умеет управлять временем эффективно.

Мне нравится многозадачность. Здесь важно понимать, что в каждую единицу времени существует одна задача, которую надо решить, тогда хорошо удерживается фокус и внимание. В противном случае многозадачность может закончиться блуждающим вниманием, расфокусировкой и провалом в итоге.

Те, кто ничего не успевает, обычно не знают, чего именно хотят успеть. Если человек понимает, чего хочет, и планирует шаги, он их обязательно сделает. Например, когда вы хотите есть, вас ничто не может остановить - вы встаете и добываете себе еду, отметая все препятствия, т.к. есть острая необходимость и желание, а значит внимание сфокусировано на достижении желаемого.

Александр Ларьяновский, управляющий партнер онлайн-школы английского языка Skyeng

Планирую день так, чтобы он был загружен наполовину - всегда найдется что-то, что загрузит вторую его часть. Наверное, я скажу противоестественное, но я, кроме напоминаний о встречах, стараюсь ничего не записывать, чтобы все держать в голове. Чем больше одновременно информации в оперативной памяти, тем быстрее и точнее принимаются операционные решения у меня. Записанное же забывается куда быстрее.

Что позволяет экономить время - это постоянная подзарядка энергией. Ничто так не ест время, как усталость и борьба с ней. Наличие или отсутствие сил определяет, что ты можешь сделать. Я считаю, что одним из самых важных навыков для менеджера-управленца является умение отдыхать. Оно даже важнее, чем умение правильно мотивировать сотрудников, и чуть менее важно, чем умение делегировать. Нужно себе придумать (на самом деле, не придумать, конечно, а понять внутренние "хотелки") сценарии: "если у меня есть N времени, чтобы отдохнуть, то я буду... ". То есть научиться создавать и воплощать сценарии "отдых на 1 минуту", "отдых на 5 минут", "на полчаса", "на час", "на вечер", "на выходные" и т.д. И осознанно (пока не станет привычкой) их применять.

Александра Малания, исполнительный директор Golin Moscow, директор SMM&Digital практики агентства Comunica

Самое важное - собрать вокруг себя команду, которой можно доверять решение сложных задач и быть уверенным, что все будет сделано отлично и в срок. Мало собрать таких людей - нужно потратить время на каждого и "настроить" его именно на это агентство, этого клиента, работу в этой команде. И когда ты уже уверен в человеке - нужно прекратить микроменджмент. Именно микроменеджмент съедает время и силы.

Я стараюсь не работать в выходные, чтобы иметь возможность полностью переключиться и отдохнуть. Но в другие дни я использую все время с пользой. Я всегда заказываю такси с wi-fi, чтобы иметь возможность работать в дороге. Хорошо, что в метро тоже есть wi-fi.

Я умею думать одновременно о нескольких проектах и держать в голове все важные детали каждого. Многозадачность меня не пугает, меня больше пугает скука и бездействие. Так что выбор профессии, скорее всего, не случаен.

Тем, кто ничего не успевает, нужно начать с понимания причины, почему так происходит. Либо вы ставите себе слишком большое количество дел на день, либо не умеете распределять силы. Часто при планировании дня мы не способны реально оценить, сколько времени займет та или иная задача. Нужно быть честным с самим собой и давать реальные оценки, тогда и не будет этого томительного чувства вины - мол, вот опять я ничего не успел.

Если вопрос в распределении сил и внимания, найдите точку конфликта. Коллеги отвлекают и заставляют постоянно переключаться с задачи на задачу? Выделите время на большие задачи и время на "щелканье семечек", то есть на те мелкие дела, которые можно решить скопом. Чтобы сосредоточиться и не отвлекаться, можно использовать музыку в наушниках или беруши.

Денис Шейбаль, директор по региональному развитию ритейлера "Связной"

Сегодня из-за того, что средств и каналов коммуникации стало очень много - телефон, почта, мессенджеры, социальные сети, появилось и очень много отвлекающих моментов. С ними нужно поступать "жестко", нельзя забивать свой рабочий день "мусором". Если вам нужна передышка в середине дня, чтобы переключиться, дайте себе 15-20 минут на то, чтобы, скажем, почитать актуальные новости в интернете или позвонить родным. Но не позволяйте этим 20 минутам превращаться в 40. Также не позволяйте интернет-серфингу увлечь вас.

Не позволяйте "красть" ваше время бестолковым совещаниям и встречам. Как показывает опыт, львиную долю вопросов можно решить за 10-15 минут в переписке или телефонным звонком. Совсем не обязательно по каждому поводу назначать встречу с десятком участников.

Я стараюсь сбалансированно распределять свои рабочие задачи не по дню, а по неделе. Когда у вас есть жесткий план на день, зачастую он может быть нарушен срочными задачами, возникшими стихийно. Это создаст у вас цейтнот и ощущение груза невыполненных задач - оно будет на вас давить. Если же задачи распределены в рамках недели, это даст вам больше пространства для маневра.

Я считаю, что чем больше ассистентов и помощников - тем больше ты теряешь навык тайм-менеджмента сам. Перестаешь быть владельцем собственного времени. Кроме календаря в почте ничем не пользуюсь и не хочу начинать. Чем-больше напоминалок - тем короче память, тем меньше она тренируется.

Я стараюсь не выпадать за пределы рабочего дня. Безусловно, есть моменты, когда я работаю и по 12 часов. Плюс иногда нужно подстраиваться под часовые пояса других регионов - это конкретно моя специфика. Те люди, которые пытаются показать или доказать, что они могут быть сфокусированы и работоспособны по 10-12 часов, скорее всего, лукавят. 12 часов быть одинаково продуктивным невозможно, часть этого времени в любом случае уходит на разговоры, социальные сети, кофе с коллегами и так далее.

Что касается баланса между личным и рабочим, в "Связном" особенная ситуация - мы дружны и вне работы, поэтому зачастую рабочее и личное пространство у нас смешиваются. Например, мы днем запускаем совместный проект, а после этого едем вместе играть в волейбол или баскетбол.

Чтобы сэкономить время, я перестал посещать те встречи, на которых моя роль - исключительно слушатель. Хожу на те, где я нужен для обсуждения вопросов и быстрого принятия решений. Также избегаю социальных сетей в рабочее время - они действительно "крадут" мое время.

Я очень хорошо отношусь к многозадачности, потому что в ритейле без этого практически невозможно жить. Но вижу, что не так много людей способны на это на 100%. Если вижу таких специалистов среди своих людей - стараюсь их сразу выделить и карьерно, и финансово.

Могу дать такой совет тем, кто ничего не успевает: перестаньте суетиться и помните, что время - это одна из самых дорогих вещей в жизни. Не упускайте его. Не тратьте на второстепенные вещи. Выделите для себя 3-5 вещей, которые для вас действительно важны - не сегодня, а в перспективе 5 лет. И уделяйте им максимум внимания.

Екатерина Великина, главный редактор Cosmo.ru

Сейчас я веду один большой проект и курирую второй, поэтому приходится планировать время достаточно жестко.

• Я сразу же разделяю дела на требующие моего немедленного вмешательства и второстепенные. Первыми занимаюсь сама, вторые - делегирую.
• Стараюсь никогда и ничего не откладывать на завтрашний день. Проекты очень живые и совершенно непонятно, какой сюрприз они преподнесут тебе завтра. Поэтому все, что можно сделать сейчас, я, по возможности, делаю сейчас. Даже если очень не хочется. 
• Очень важно выстроить правильную работу команды. По сути дела - cosmo.ru - большой конвейер, в котором каждый знает, что ему делать в конкретный момент времени. У нас есть план дневного эфира, который расписан по минутам. И все стараются очень строго придерживаться графика, потому что в противном случае проблем не избежать. Кроме того, такой подход позволяет более или менее сносно переживать форс-мажоры: когда я болею, например, я не сомневаюсь в том, что ребята справятся. Ситуации "я ничего не делала, потому что у меня не было задачи" у нас не бывает в принципе. Впрочем, у меня отличная команда - жаловаться не на что. 
• Я стараюсь активно использовать "бесполезное время". Придумываю темы, когда еду в метро, например. Если хочется почитать что-либо в Сети - стараюсь читать то, что может пригодиться в работе. 
• Стараюсь изжить перфекционизм. Большая история невозможна без огрехов. Важно, чтобы они не тормозили рабочий процесс. Лучше "заложиться" так, чтобы избежать ошибок в будущем, а вот муссировать неудачи сегодняшнего дня - это верный способ ничего не успеть.
  

По материалам RB.ru