Прокрастинацию уже называют бичом XXI века, ведь люди постоянно откладывают дела на потом. Нас отвлекают телефонные звонки, социальные сети, сложно собраться и довести дело до конца. Хорошая новость в том, что с прокрастинацией можно и нужно бороться. В новой книге Брайана Трейси «Тайм-менеджмент» рассказывается о том, как перестать откладывать дела на потом и правильно распределить время, чтобы все успеть. Вот краткие выдержки из нее.

1. Запрограммируйте свой мозг

Все начинается с правильных установок. Хорошие навыки по управлению временем обеспечивают непрерывный карьерный рост. Если вы повысите эффективность использования своих часов, минут и секунд, то продуктивность тоже вырастет. А вместе с ней — и результаты труда, денежное вознаграждение и удовлетворенность собой.
Если у вас возникнет ощущение перегруженности работой, остановитесь, сделайте перерыв и скажите себе: «Я хорошо организованный человек, работающий на полную катушку». Это поможет вам справиться с любой трудностью.

2. Прекратите откладывать дела на потом

Успех или провал зависит от вашего отношения к прокрастинации. Всякий раз, когда будете ловить себя на том, что тянете с выполнением задачи, произнесите: «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!». Самое удивительное, что, повторив эту фразу раз 10, 20 или 100, вы почувствуете желание взяться за работу и все-таки выполнить ее.

3. Организуйте время блоками

Для успешной работы разделите время на продуктивные блоки — найдите в своем расписании свободные промежутки времени, когда вы можете полностью сосредоточиться на поставленной задаче.

Например, приучите себя работать по утрам, когда вы наиболее свежи и бодры. Другой отрезок времени, который легко приспособить для своих нужд, — время обеда. Вы можете отключить телефон, интернет и другие гаджеты и спокойно поработать, пока все остальные находятся за пределами офиса.

4. Контролируйте перерывы

Неожиданные и незапланированные перерывы — одна из основных статей расхода времени в бизнесе, да и в любом другом деле. Организуйте рабочее пространство таким образом, чтобы ваши коллеги не могли обратиться к вам напрямую. Чем реже вы отвлекаетесь на незапланированные перерывы, тем больше вы успеваете сделать. Ведь после разговора на 5 минут вам потребуется 20 минут, чтобы вновь погрузиться в выполняемую задачу.

5. Укротите смартфон

Ваш мобильник может быть прекрасным слугой и ужасным господином. Выключите его, когда находитесь на совещании с коллегами, подчиненными, боссом или клиентами, — откажитесь от него. Не позволяйте, чтобы вас прерывали и отвлекали.

Редко бывают столь важные звонки, которые не могут подождать. Десять минут, проведенных в ничем не прерываемом разговоре с другим человеком, будут намного продуктивнее, чем 30 или 40 минут беседы, во время которой приходится постоянно отвлекаться и отвечать на звонки. Позже у вас будет возможность перезвонить всем, кто вас искал.

6. Проводите собрания эффективно

25—50% времени руководителей тратится на совещания, однако некоторые из них не приводят к каким-либо результатам. Всегда спрашивайте, действительно ли так уж необходимо это совещание. Если нет надобности, не стоит его и проводить. Если вам не нужно на нем присутствовать, то не ходите. Если вы сами организуете собрание, спросите себя, чье присутствие вам по-настоящему необходимо, и пригласите только этих людей. Только так вы сможете добиться максимального эффекта от того или иного мероприятия.

7. Сгруппируйте задачи

Группировать действия означает просто делать схожие операции в одно и то же время. Когда вы выполняете ряд похожих или идентичных задач, кривая обучения позволяет вам сокращать время, выделяемое на решение каждой из них. Так, например, если вы осуществляете подряд пять одинаковых действий, временные затраты могут сократиться аж на 80%!

Поэтому при составлении списка дел на день объедините задачи, чтобы быстрее с ними справиться.

8. Читайте быстрее, запоминайте больше

Мы живем в обществе, основанном на знаниях, и информация играет огромную роль в нашей повседневной деятельности, особенно при принятии решений. Любой уважающий себя человек должен читать как можно больше. Однако это не означает, что вы должны читать все подряд. Уделяйте внимание только тем книгам и материалам, которые помогают вам добиваться нужных результатов — тех, за достижение которых вас и взяли на работу. Не забывайте применять полученные знания.

9. Инвестируйте в ваш личностный рост

Самое главное, что вы можете предпринять, чтобы улучшить свои результаты и повысить собственную значимость и ценность для бизнеса, — это стать лучше. Лучше в каждом из важнейших направлений вашей деятельности. Именно поэтому ищите и используйте каждую возможность узнать что-то новое. Находясь в автомобиле, слушайте образовательные аудиопрограммы, например на своем смартфоне. Периодически участвуйте в семинарах и занятиях, проводимых экспертами в вашей области. Запишитесь на курсы повышения квалификации. Развивайтесь.

10. Организуйте рабочее пространство

У эффективных руководителей стол всегда чистый. С поверхности убирается все, что не связано с вопросом, над которым человек работает. Порядок позволяет полностью фокусироваться на текущей проблеме и добиваться большего.

Работайте за чистым столом, в хорошо организованном пространстве. Точно так же, как хороший шеф-повар расчищает кухню, прежде чем начать творить и после того как блюдо готово, так и вам следует приводить свое рабочее место в полный порядок, перед тем как взяться за дело и по завершении работы над ним.

11. Делегируйте

Делегирование полномочий — эффективный инструмент тайм-менеджмента. Поручайте другим ту работу, которую они сделают не хуже, чем вы. Используйте так называемое «правило 70 процентов». Если сотрудник справится с задачей на 70% качественнее вас, считайте такую задачу первоочередным «кандидатом на вылет» из круга ваших обязанностей и перевода ее в круг обязанностей другого специалиста. Делегирование позволит вам сосредоточиться на более важных задачах.

По материалам HBR