Посмотрите на письмо, которое вы написали, со стороны. Стали бы вы сами на него читать? Нужна ли адресату информация, которую вы хотите донести? Хорошо ли вы сформулировали мысль? Эдриан Хопкинс, автор материала, известен тем, что он смог очень быстро подняться по карьерной лестнице до руководящих должностей в компаниях MTV Network и Bureau Blank, так что он точно знает, как писать письма, на которые захочется ответить. Итак, мы советуем вам отвлечься от написания и взглянуть на ваше творение через 10 минут. И ответить для себя на следующие вопросы:  
   
1. Почему кто-то должен открыть и прочесть это письмо?

Заголовок вашего письма - это своеобразный идентификатор, именно от него зависит, прочтут ваше сообщение или проигнорируют. Сформулируйте его четко и конкретно - так чтобы ваш адресат сразу понял, о чем оно. Если вам необходимо, чтобы коллега обязательно ответил вам до вторника, не пишите об этом в самом конце. Озаглавьте письмо, к примеру, таким образом: “Ко вторнику: основные положения сегодняшней встречи”. Это гораздо лучше, чем если вы напишите: “Внимание!” (как если бы в реальности обратились к человеку “слушай, нам надо кое-что обсудить!”). Если вы хотите получить работу, используйте ключевые слова, чтобы выделиться среди прочих кандидатов, например, можно перечислить название вашей специализации или опыт работы. Фраза “Коммьюнити-менеджер, опыт работы 4 года” - это короткий и удобный способ быстро предложить свои услуги.

2. Понятно ли получателю, кто написал это письмо?

Если вы пишете кому-то в первый раз, например, работодателю или человеку, о котором вы слышали, но с кем не встречались лично - то логично предположить, что вы, скорее всего, хотите как можно быстрее установить с ним контакт. Например, прежде чем вслепую написать письмо в одну компанию о наличии у них внештатных вакантных должностей, я выяснил, что основатель этой компании учился со мной вместе в одном колледже. Например, автор материала Адриан Хопкинс в заголовке электронного письма в первой же строке написал “Yale alum” (название колледжа). И в течение 2 суток ему ответили и назначили собеседование.  Используйте все, что может вас объединять, перечисляйте школы, интересы и увлечения, общих знакомых, профессиональные организации - все, чтобы получатель понял, что с вами действительно стоит связаться и пообщаться. Или же, если вы работаете в крупной компании, и каким-то образом пересекались с вашим адресатом, то, чтобы помочь ему вспомнить об этом, вам необходимо будет всего лишь упомянуть время и место, где вы виделись.

3. Чего хочет автор письма?

О, ну наконец-то! Самое время все подробно объяснить, почему вы вообще написали, ведь так? Нет, не совсем. Постарайтесь охарактеризовать цель своего письма всего в двух-трех кратких и ясных предложениях. Ваша электронная почта - это лишь замена общению по телефону или беседе при личной встрече при необходимости более подробных объяснений. Это особенно важно, когда вы пишете сообщение “вслепую”, а сам адресат от вас никакого сообщения не ждет. Если вы хотите назначить встречу за чашкой кофе, постарайтесь все конкретизировать, но при этом не раскрывайте карты сразу. Например, можно написать: “Я хотел бы поделиться с вами тем, что узнал за время работы в сфере контент-маркетинга, а также узнать, чем я могу помочь в разработке текущих проектов”. Помните: занятые люди не хотят, чтобы их идеи воровали, они хотят совершенствоваться, обмениваясь идеями с другими.

4. Какую пользу можно извлечь из данного письма?

Относитесь к своему электронному письму как к своеобразной сделке: то, чего вы хотите добиться от получателя, должно быть в равной степени выгодно и ему, и вам самим. Работая, мы все ожидаем одобрения со стороны своих коллег, менеджеров и клиентов. Каким образом то, о чем вы просите, может помочь вашему адресату добиться этого одобрения? Будьте предельно конкретны, употребляя фразы типа: "Я могу внести свой вклад в ваше дело”, “после этого ваши идеи предстанут в новом свете”, или даже "такая реакция клиентов говорит о том, что они ожидают, например, следующего решения проблемы...”

5. Оценят ли это письмо?

Чтобы выделить свое письмо среди кучи других, ежедневно приходящих в электронный ящик, проявите понимание и доброжелательность. Неважно, обращаетесь ли вы к коллеге или незнакомому человеку, вы всегда эксплуатируете его время, которое ему придется затратить на вдумчивое чтение вашего сообщения. Покажите, что вы цените это, напишите в конце "заранее большое Вам спасибо" или "искренне Ваш" (это все-таки лучше, чем сухое “всего доброго”). Так или иначе, небольшая порция вежливости лишь увеличит вероятность получения желаемого ответа.

По материалам Icanchoose