Томас Дэвис, директор проекта Google for Work, написал для Fast Company колонку о том, как быть не рабом, а господином своего времени. Вышло интересно.

Для многих работа — бесконечный поток длинных совещаний, сообщений в почте, срочных запросов. Работаешь быстрее, усерднее — а все равно каждый день дел больше, чем времени на их выполнение. Это прямой путь к истощению, и многие методики тайм-менеджмента эту проблему не решают. Отчасти дело в том, что «управление временем» исходит из предположения, что ваша нагрузка останется прежней, и что вы сможете ею более-менее управлять. Но я бы предложил другой подход — правильно выстроить свой рабочий день. Это во многом вопрос подхода и точки зрения, переход от тактики к стратегии — и он может кардинально поменять вашу жизнь. Вот несколько принципов «дизайна времени», которые я выработал для себя в Google.

Разделяйте все на квадранты

Вы наверняка умеете писать стратегические планы для больших проектов и бизнес-решений. Почему бы не применить такой же подход к вашему времени? Планирование помогает критически оценить, какие из ваших проектов приносят наибольший эффект, вместо того, чтобы браться за все, что на вас движется. В результате рабочая неделя становится более организованной и управляемой.

Для начала я разделил свои рабочие обязанности на четыре группы — квадранты:

• Развитие сотрудников (управление коллективом, обучение людей, менторство)
• Бизнес-операции (анализ данных, совещания по продажам)
• Оперативные задачи (разовые вещи типа ответить на письмо, изучить бюджет)
• Представительские задачи (когда я выступаю «лицом» бизнеса, общаюсь с клиентами или выступаю на конференциях)
  

У вас вполне может быть другая классификация задач, но запомните — тут обязательно должно быть четыре группы. Чтобы понять, какие, составьте общий список ваших нормальных задач и обязанностей. Переберите все совещания, на которых вы были в последние пару недель, последние списки дел и большие проекты за последние три месяца. И затем распределите эти задачи по четырем самым очевидным категориям. Тогда у вас появится общее представление о том, на что вы в принципе можете тратить свое время, что упрощает планирование и баланс рабочей нагрузки.

Вы сразу увидите, что не все задачи одинаковые. В одном квадранте, вероятно, окажутся менее значимые задачи. В этом-то и смысл. Не нужно тратить на задачи в каждом квадранте одинаковое время или пытаться разделить день на четыре части. Нужно осознать, что если вы сосредоточитесь на результатах для бизнеса и на том, что вам лично нравится, вы можете добиться блестящих результатов, сохраняя баланс.

Также важно честно признаться, что вам нравится в вашей работе, и более сознательно и целенаправленно подойти к этим вещам. Планируя свою неделю, вы можете встроить в нужные места задачи из того квадранта, который лучше всего заряжает вас энергией — а это поможет успевать больше.

И даже в те периоды, когда вы погружены в какое-то конкретное дело из конкретного квадранта — составление бюджета на следующий год, выставление оценок сотрудникам, подготовка ежегодного мероприятия, — нужно целенаправленно выделять небольшие отрезки времени для более ценной и приятной работы. Эта система выступает в качестве подушки безопасности, поддерживает ритм и продуктивность.

Привыкайте говорить «нет»

Дизайн времени работает только тогда, когда у вас правильные установки: говорить «нет» не просто нормально, но необходимо. Ваше время не бесконечно. Отнеситесь к этому вдумчиво: реально ли ваше участие в таком-то совещании поможет компании? Нет ли другого занятия, которое принесет больший результат? Можете ли вы что-то делегировать коллегам — или просто отложить?

Система четырех квадрантов заработает только тогда, когда вы свыкнетесь с необходимостью говорить «нет», потому что это определяет вашу иерархию ценности. Вы будете отказываться от участия в чем-то не потому, что вам не нравится это занятие — а только потому, что вы знаете, что ваше время лучше потратить на что-то еще. Уважайте время, которое вы распланировали. Давайте себе разрешение не отвечать на каждое письмо сразу же.

Занимайтесь действительно любимым делом

На самом деле очень легко утонуть в рутине и сделать вид, что у вас нет времени на те аспекты вашей работы, которые вам по-настоящему нравится. И если вы думаете только о тайм-менеджменте, так и получится.

Если вы умственно истощены, вы будете работать неэффективно, так что каждый день выделяйте время на перезарядку и на работу, которая приносит удовольствие. Берите дела из квадранта, который освежает вас. Позвольте себе поставить на первое место то, что вы действительно любите. Мне, например, нравятся задачи из двух квадрантов, связанных с людьми (1 и 4) — встречаться с сотрудниками, наставлять на путь истинный молодых коллег, выпить пива с клиентом. В те дни, когда в моем календаре значатся эти задачи, у меня больше энергии и на другие важные дела. А если целая неделя проходит без таких задач, я понимаю, что пора вернуться к ним.

Рабочих часов не так уж много, так что относитесь к ним стратегически. Когда я сосредоточен на самом важном, я трачу меньше времени на повседневные мелочи. Я организован, энергичен и гораздо более эффективен. А в результате у меня есть больше времени на мою семью — пятый квадрант, который должен быть в гармонии с остальными.

По материалам Идеономика