Беспорядок в почтовом ящике не только портит настроение, но и на корню убивает вашу продуктивность. Что делать, если гора входящих писем растёт, а вы не успеваете со всем этим разбираться?

1. Избавьтесь от ненужных сообщений

К их числу относится не только откровенный спам. Это и новостные рассылки, и подборки скидок и предложений интернет-магазинов — всё, на что вы когда-то подписались и чем время от времени пользуетесь. Идея здесь в следующем: всякий раз, когда вы открываете почту, подобные письма отвлекают вас и мешают сконцентрироваться на работе.

Чтобы не обрекать себя на вечное сражение с хаосом, отправляем эту корреспонденцию в специально отведённое место.

Microsoft Outlook 2016 позволяет настроить фильтрацию входящих таким образом, чтобы письма с низким приоритетом по умолчанию складывались в папку «Несрочные». Здесь они будут ждать своего часа, не мозоля вам глаза.

2. Архивируйте письма, утратившие актуальность

Конечно, если что-то не нужно прямо сейчас, это не значит, что оно не пригодится в будущем. И всё же во входящих и исходящих сообщениях необходимо поддерживать порядок.

Сообщения, содержащие важную информацию, которая прямо сейчас вам без надобности, стоит отправить в архив. Удобнее всего делать это автоматически, настроив архивацию с определённой периодичностью. Вот алгоритм действий: «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно», в разделе «Автоархивация» нажмите кнопку «Настройка автоархивации» и установите флажок «Автоархивация каждые N дней», указав желаемый временной интервал.

Используя поиск (CTRL + E), вы будете без труда ориентироваться в архиве и при необходимости сможете возобновить переписку. В итоге почтовый ящик не будет переполнен, а вам не придётся тратить время, пытаясь разыскать нужное письмо среди не очень нужных.

3. Разделите адресатов по группам

Чтобы раз за разом не плодить однотипные списки рассылок, создайте тематические группы, по которым можно распределить получателей ваших писем.

Семья, друзья, команды по рабочим проектам — Outlook позволяет добавлять в группу людей из адресной книги или вашего списка контактов в Excel.

Чем это удобно? Вам не нужно постоянно перелопачивать всех адресатов, чтобы найти нужных. Внутри группы вы можете быстро делиться документами, чтобы потом совместно работать с ними. Сообщения упорядочиваются по беседам, благодаря чему можно оперативно находить важную информацию и решать срочные вопросы. Для создания группы контактов нажмите CTRL + SHIFT + L.

4. Используйте мобильные приложения

В случаях, когда необходимо срочно разобраться с какой-то задачей, критически важно иметь доступ к почте всегда и везде — и дома, и в дороге.

С помощью приложения Outlook для мобильных устройств вы можете просматривать сообщения, работать со списком контактов и файлами со смартфона или планшета. Все данные мгновенно синхронизируются, поэтому риск, что какая-то важная информация пройдёт мимо вас, исключён.

5. Настройте отправку писем по расписанию

Чтобы не приходилось решать сразу несколько вопросов в условиях полного цейтнота, сделайте часть работы заранее. Microsoft Outlook позволяет автоматически отправлять сообщения в указанное время.

Держать в голове всю информацию о том, кому, что и когда вы обещали отправить, довольно сложно. Велика вероятность, что вы просто забудете это сделать. Укажите для письма день и время отправления, так вы сможете не отвлекаться на рассылку оповещений о собраниях или напоминаний о приближении дедлайнов.

6. Управляйте почтой с помощью правил

В Outlook 2016 правила — это действия, которые автоматически совершаются с сообщениями на основании указанных условий. Подразделяются правила на две категории: уведомления и организация.

Например, вы можете настроить звуковые оповещения о письмах от какого-либо человека или сразу отправлять в отдельную группу сообщения с определёнными словами в теме. Используйте предлагаемые сервисом шаблоны или же создайте свои правила. Их можно применять для входящих или отправляемых сообщений в одной или сразу нескольких учётных записях.

7. Держите всю почту в одном месте

Рабочий ящик, личная почта — не стоит множить сущности без необходимости. Гораздо удобнее, когда одновременно есть доступ ко всем письмам.

С помощью Outlook 2016 вы можете собрать воедино входящие сообщения сразу для нескольких учётных записей.

Прибавьте к этому настройку групп контактов и фильтрацию писем с низким приоритетом — экономия времени выглядит весьма внушительной.

Пакет программного обеспечения Microsoft Office 365, в состав которого входит и Outlook 2016, — это сочетание привычных инструментов с новыми функциями, делающими работу ещё удобнее. Синхронизация документов, почты и данных календаря, взаимодействие с облачными инструментами без выхода в Сеть, доступ к текстам и презентациям из браузера — вот лишь малая часть новшеств, которые помогут вам справляться с повседневными задачами быстрее и без лишних усилий.

По материалам Lifehacker