Как организовать процесс работы или учебы, чтобы все успевать и эффективно двигаться к намеченным целям? Достаточно выбрать для себя оптимальную систему организации работы, чтобы разобраться во всех своих делах прямо сейчас. В этой статье мы расскажем о системе под названием канбан.

Что такое канбан?

Канбан (Personal Kanban) представляет собой интерактивную карту вашей занятости. Чаще всего такую карту составляют на доске со стикерами, которые позволяют выполнять всю работу в срок. Это непонятное слово "канбан" переводится с японского как "рекламный щит" и пришло с завода Toyota, где именно так называют систему организации производства.

При помощи системы канбан можно увидеть самое главное, а именно: какие дела самые важные и требуют выполнения, а также чего вы уже достигли. При помощи этой системы можно научиться выделять приоритетные дела, не тратить время на не важные, а также не брать на себя слишком много обязательств.

Система канбан состоит из двух главных правил:

1. Рабочий или образовательный процесс важно визуализировать. Это позволит воочию увидеть реальную нагрузку. Благодаря этому можно в любой момент изменить ее, сделав процесс более эффективным.
2. Количество задач, на которыми вы работаете, необходимо ограничить. Здесь можно привести в пример образ жонглера: чем больше предметов он берет в руки, тем выше шанс что-то уронить.
   

Обязательно ли использовать доску для канбана?

Нет, не обязательно. Вы можете использовать любой удобный для себя вариант. Это могут быть: холодильник с магнитами, приложения, блокнот и так далее. Вне зависимости от способа вам необходимо расчертить минимум три столбца: "Сделать", "Делаю", "Сделано". Эти столбцы заполняются стикеми или надписями, которые в любой момент позволяют увидеть, какая у вас в данный момент загруженность. Можно добавлять любые требуемые вам колонки, например, "Ожидание" для несрочных задач. По мере выполнения задач вы просто переносите стикеры из одного столбца в другой.

Благодаря такой системе вы получаете эффективную обратную связь от себя же. При переносе стикера в столбец "Сделано", мозг как бы получает конфету: задача выполнена, можно немного отдохнуть и приступить к выполнению других задач. С таким подходом вы очень скоро выработаете привычку приступать к новой задаче только тогда, когда предыдущая завершена. А это значит, что незаконченных дел у вас просто напросто не будет.

Как выяснить, сколько задач вы можете выполнить?

На опыте. Начните использовать систему персонального канбана и со временем вы выясните, на какой темп работы вы способны. Он может менятсья в зависимости от сложности задач, настроения и вашего состояния. Сначала выберите минимум, а потом повышайте планку.

Кстати, если вы время от времени страдаете профессиональным выгоранием, то канбан станет отличной защитой. Без ущерба для вашей работы вы научитесь управлять своей нагрузкой.

Приложения, которые могут заменить доску со стикерами

Trello - приложение, которое отлично подойдет в качестве инструмента для выстраивания работы и управления небольшими проектами. Используйте его для чего угодно: рабочих задач, обучения, визуализации желаний и целей, даже планирования путешествий.

KanbanFlow внешне похож на Trello, но по сути ещё больше подходит под классическое понятие «канбан». Приложение, помимо создания досок и задач, позволяет отслеживать потраченное на их выполнение время (применяется метод Pomodoro).

Kanbanote — дополненное популярное приложение Evernote, визуализирующее списки дел.