Бесплатные видеокурсы: Microsoft Office Excel 2010: Обзор программы. 1-й блок курса

В меню «Файл», расположенное в левом верхнем углу программы,содержит в себе набор инструментов, предназначенных для создания, открытия, а также сохранения документов, и поэтому является наиболее часто используемым средством при работе в редакторе «Microsoft® Excel® 2010». Открыть рабочую книгу «Excel®», вы сможете, воспользовавшись командой «Открыть».

Для того чтобы создать новый документ «Excel®» используется команда «Создать». Нельзя не отметить, что при создании рабочей книги вы сможете выбрать уже сформированный документ из огромного ряда шаблонов для быстрого создания документов и работы с ними.

Внеся необходимые изменения в документ, вы сможете сохранить его, выполнив команду «Сохранить». С помощью этой команды вы можете выбрать место сохранения и имя для нового документа, а также задать формат для сохранения документа, в том числе и формат для более ранних версий программы «Microsoft® Office Excel®».

Если вам понадобится сохранить копию документа или сохранить документ в другом формате, то вы сможете воспользоваться командой «Сохранить как».

Раздел «Последние» позволяет просмотреть и открыть последние используемые документы «Excel®» в редакторе.

Используя команду «Печать», вы сможете задать все необходимые параметры для печати документов: выбрать число копий документа и необходимые листы, указать поля и формат листа.

Воспользовавшись командой «Сохранить и отправить», вы сможете переслать файлы электронной почте, отправить как факс или сохранить на веб-сайте. Здесь же вы сможете изменить тип документа.

Выполнив команду «Параметры», вы сможете открыть окно настроек программы «Microsoft® Excel® 2010» и выбрать все необходимые параметры для более удобной и быстрой работы.

Таким образом, команды меню «Файл» обеспечивают максимальное удобство, как при начале работы с документами, так и при конечной их обработке.

Как упоминалось в одном из предыдущих уроков, главным элементом пользовательского интерфейса «Microsoft® Excel® 2010» является панель вкладок, которая идет вдоль верхней части окна программы. На этой панели размещены тематические наборы команд, помогающие быстро выполнить необходимые действия. В этом видеоуроке мы рассмотрим панель вкладок более подробно

При запуске программы всегда активна вкладка «Главная». На этой вкладке расположены группы команд для работы с элементами буфера обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями,а также редактирования документа. С помощью группы команд, предназначенных для редактирования шрифта, вы сможете установить тип шрифта, его размер, начертание, цвет текста и фона и тип рамки. Кликнув по пиктограмме, расположенной в правом нижнем углу группы команд, откроется окно управления форматом ячеек. Здесь вы сможете установить необходимый формат для ячеек. Используя другие группы команд вкладки «Главная», вы сможете форматировать документ и определить стили ячеек.

Вкладка «Вставка» включает в себя множество элементов визуализации и упрощения работы в среде «Microsoft® Excel® 2010». С помощью сводных таблиц вы сможете выполнить сведение и детализацию сложных данных. Воспользовавшись инструментом «Таблица», вы сможете создать таблицу для управления связанными данными и их анализа. В группе элементов «Иллюстрации» находятся инструменты для добавления в документ рисунков, клипов и звуков, а также различных фигур и объектов «SmartArt®».

В группе «Диаграммы» находятся инструменты для графического отображения данных и сравнений значений по категориям. Здесь вы сможете создать гистограмму или график, показывающий развитие процесса во времени. Для развернутой работы с диаграммами в правом нижнем углу блока располагается пиктограмма, нажав на которую, откроется диалоговое окно «Вставка диаграммы», содержащее полный список доступных видов диаграмм, а также кнопки управления шаблонами диаграмм и закрепление конкретной диаграммы в качестве стандартной. Возможности этих инструментов настолько велики, что вы сможете составить разнообразные диаграммы и сравнить любые данные.

На вкладке «Разметка страницы» устанавливаются параметры просмотра документа, такие как поля, размер и область печати. Группа команд «Темы» содержит инструменты, позволяющие применить к книге одну из предустановленных тем, перечисленных в контекстном меню соответствующей команды. Также здесь имеются три кнопки для управления непосредственно Цветами, Шрифтами и Эффектами.

Используя группу команд «Параметры страницы», вы сможете изменить размеры и расположение полей, ориентацию рабочей области, размеры страницы, задать область печати, а также добавить или удалить разрывы страниц, загрузить подложку и активировать функцию печати заголовков. Воспользовавшись пиктограммой, расположенной в нижнем правом углу блока, откроется диалоговое окно «Параметры страницы», в котором вы можете поменять шрифты и выбрать для них цвет. Также в этом разделе вы сможете установить ширину, высоту и масштаб документа.

Воспользовавшись вкладкой «Формулы» вы сможете вставить функции для расчета данных, используя различные виды функций, которые находятся в соответствующих разделах, а также указать необходимые параметры вычислений. Группа команд «Библиотеки функций» содержит в себе перечень основных категорий функций, служащих для вычислений в приложении. При нажатии на кнопку «Вставить функцию» открывается окно Мастера функций, в котором можно осуществлять поиск нужной функции по ее наименованию либо путем выбора из расположенного ниже списка, указав предварительно интересующую вас категорию с помощью выпадающего меню.

В этом уроке мы продолжим рассматривать панель вкладок программы «Microsoft® Excel® 2010». С помощью вкладки «Данные», вы сможете произвести сортировку всех данных ваших таблиц, распределить ячейки по параметрам и подсчитать совместный итог для нескольких строк взаимосвязанных данных.

Группа команд «Подключения» позволяет управлять подключениями для передачи данных с помощью диспетчера подключений.

С помощью команд группы «Сортировка и Фильтр» вы сможете выполнить сортировку данных в рамках выделенного диапазона по возрастанию или убыванию, либо в соответствии одновременно с несколькими критериями, которые задаются в отдельном окне, вызвать которое вы сможете, нажав на кнопку «Сортировка».

Аналогично сортировке проводится операция фильтрации данных после активации команды «Фильтр». С помощью команды «Дополнительно» вы сможете установить более сложные критерии фильтрации данных.

На вкладке «Рецензирование» вы сможете воспользоваться функциями проверки орфографии, перевода текста и справочных данных, а также создавать примечания. В группе команд «Правописание» вы сможете выполнить проверку орфографии, подобрать синонимы для выделенных слов, воспользовавшись командой «Тезаурус», а также активировать команды перевода выделенного фрагмента на иностранный язык.

С помощью раздела «Примечания» вы сможете добавить в документ «Excel®» дополнительные сведения.

На вкладке «Вид» устанавливаются режимы просмотра книги «Microsoft® Excel® 2010», с помощью которых можно настроить масштаб, линейки и указатели для более удобной работы с документом. Группа команд «Режимы просмотра книги» содержит в себе инструменты для управления предварительным просмотром документов «Excel®».

В группе команд масштаб находятся инструменты для управления масштабированием документа или выделенного фрагменты листа.

И, наконец, вкладка «Разработчик» содержит в себе элементы для управления кодами и надстройками программы. С помощью команд в группе «Код» вы сможете записывать и применять несколько команд одновременно, что значительно сократит время работы с документом.

Используя команды в группе «Элементы управления», вы сможете добавить в рабочую книгу дополнительные элементы, которые значительно упростят общее представление данных в среде «Excel®».

Таким образом, на вкладках программы «Microsoft® Excel® 2010» содержится весь набор инструментов, с помощью которых вы сможете максимально удобно и продуктивно работать с документами «Excel®».

Для удобства работы в среде программы «Microsoft® Excel® 2010» существует несколько режимов просмотра рабочей книги, каждый из которых позволяет с максимальной точностью оценить результат работы с документом. Режимы представляют собой разные способы отображения информации на экране.Как упоминалось ранее, в нижнем правом углу окна редактора располагаются три кнопки, которые меняют режим просмотра: «Обычный», «Разметка страницы» и «Страничный». Разберем эти кнопки более подробно. По умолчанию выбран режим просмотра книги «Обычный», с помощью которого в окне программы отображается рабочая область ячеек. Выберите режим «Разметка страницы».

Данный режим просмотра отображает вид, в котором будет напечатан документ. Здесь указаны все отступы при печати, а также, как вы можете заметить, появились линейки. С помощью этих линеек можно менять отступы от краев документа. Наведите курсор на границу поля, зажмите левую кнопку мыши и передвиньте заданную границу.

Таким образом, можно изменять положение документа при печати. Для того чтобы увидеть расположение документа по страницам, перейдите в режим «Страничный».

Как вы видите, на рабочей области окна программы появились пунктирные линии - они обозначают границу документа и его части на других листах при заданном формате печати.

Также режимы просмотра документа можно найти на вкладке «Вид». Кроме уже рассмотренных режимов, здесь представлен еще один – режим «Во весь экран». Он очень удобен для просмотра многострочных таблиц. Чтобы выйти из полноэкранного режима нажмите клавишу «Esc».

Нельзя не заметить, что документ «Microsoft® Excel® 2010» может состоять как из нескольких ячеек с данными, так и из крупных таблиц и рисунков. Так или иначе, для каждого из случаев понадобится определенное приближение страницы документа. В данном случае, необходимо использовать инструменты масштабирования, позволяющие оптимизировать область просмотра документа. В нижнем правом углу окна располагается ползунок «Масштаб», который позволяет приближать и отдалять отображение документа, тем самым обеспечивая просмотр отдельных его объектов или же его полного вида. Масштабирование также происходит по нажатию пиктограмм «плюс» или «минус».

Рядом с ползунком находится кнопка «Выбор масштаба», нажав на которую, откроется диалоговое окно «Масштаб». В нем вы можете выбрать масштабирование документа из предложенных значений масштаба, а также назначить произвольный масштаб, выбрав пункт «Произвольный» и введя в поле собственное значение.

Нельзя не отметить, что инструменты масштабирования документа можно найти на ленте, перейдя на вкладку «Вид». Здесь возможно назначить масштаб на одну или две станицы, масштабировать по ширине страницы или отобразить страницу в оригинальном размере.

Таким образом, инструменты для просмотра рабочей книги позволяют вам наиболее удобно работать с документами «Excel®».

Окно параметров редактора «Microsoft® Excel® 2010» позволяет выполнить все необходимые пользовательские настройки, как интерфейса программы, так и основных ее параметров работы. Для того чтобы перейти к окну настроек необходимо открыть меню «Файл» и выполнить команду «Параметры».

Открывшееся диалоговое окно «Параметры Excel®» позволяет выполнить точнейшую настройку системы редактора и обеспечить максимально удобную и продуктивную работу. Все параметры содержатся в десяти тематических разделах, перейти к которым вы сможете, кликнув по ссылкам, расположенным в левой части окна редактора. Рассмотрим данные разделы более подробно.

Раздел «Общие» содержит параметры пользовательского интерфейса, а также настройки рабочей книги.

В разделе «Формулы» содержатся настройки для работы с формулами, а также параметры вычислений и средства контроля над ошибками при вводе формул.

В разделе «Правописание» настраиваются параметры орфографии и автозамены слов с грамматическими ошибками.

Раздел «Сохранение» позволяет настроить параметры автосохранения документов «Excel®», а также средства автономного редактирования удаленных файлов.

В группе параметров «Язык» настраиваются региональные параметры для ввода данных в таблицы.

Раздел «Дополнительно» содержит средства настройки таких параметров как управление буфером обмена, параметры печати, свойства экрана и системных звуков.

В группе «Настройка ленты» вы сможете настроить отображение кнопок, расположенных на вкладках основного меню.

Аналогично предыдущей группе настроек, в разделе «Панель быстрого запуска» настраиваются кнопки, содержащиеся в меню быстрого запуска.

Раздел «Надстройки» позволяет управлять загруженными надстройками программы «Microsoft® Excel® 2010».

И, наконец, в группе «Центр безопасности» содержатся параметры защиты и конфиденциальности. Эти параметры позволяют обеспечить безопасность компьютера,а также напрямую связаны с центром безопасности «Windows®».