Как работать с электронной почтой?

В современном мире, большинство из нас общаются через электронную почту. Телефонные разговоры также сменились общением в сети. Безусловно, в такой коммуникации есть масса плюсов, но есть и один минус - не всегда удается отслеживать количество новых писем. Поэтому важно соблюдать определенный порядок работы с электронной почтой.

Порядок работы с электронной почтой подразумевает, что пользователь в нужный момент переупорядочит корреспонденцию по дате получения письма, по тексту темы, по автору послания. Если порядок электронных писем отличается от требуемого – к примеру, письма отсортированы по теме сообщения вместо того, что бы быть отсортированными по дате получения – обнаружить новое письмо в электронной почте с таким порядком следования писем окажется сложно. Фактически, придется вручную отсмотреть все содержимое папки "Входящие".

Наоборот, если требуется увидеть в электронной почте все новые письма, достаточно установить порядок отображения "по убыванию даты" – от самых "свежих" писем к более старым.

Очевидно, работа с электронной почтой должна быть соответствующим образом организована. Порядок работы с электронной почтой должен быть таким, чтобы нужная корреспонденция находилась за секунды. Одно из условий такого порядка работы – своевременная работа со входящими посланиями. Так, чтобы каждый день в электронной почте не оставалось писем.

Эффективная работа с электронной почтой невозможна без использования автоматической сортировки входящей корреспонденции. Для этого необходимо настроить такой порядок работы с электронной почтой, чтобы вся корреспонденция по получении оказывалась в соответствующей папке. К примеру, если вы получаете письма-заказы от различных работодателей, список адресов электронной почты которых вам известен, всю такую почту разумно накапливать в отдельной папке.

Функции автоматической сортировки электронной почты имеются в любых почтовых клиентах. А так же при работе с электронным ящиком через вэб-страничку.

Сортировщик электронной почты позволяет задать порядок работы с электронными письмами. К примеру, когда на электронную почту поступают различные рассылки. Каждый вид рассылок – компьютеры, животные и т.д. – можно складывать в "свои" попки. Факт, что электронная почта оказалась в соответствующей папке, позволяет существенным образом сэкономить время. Поскольку видно, что в папке "Рассылки" имеются непрочитанные письма. И понятно, что это так называемая "досуговая" информация, не связанная с основной работой. Такую электронную почту можно просмотреть позже.

Оптимальная работа с электронной почтой требует минимума времени. Порядок работы может быть следующим. Если письмо сообщает о чем-либо и не требует иной реакции, кроме как прочтения, такая электронная почта читается и немедленно удаляется.

Если требуется та или иная реакция на входящее сообщение (не обязательно это ответное электронное письмо), такая электронная почта остается в папке "Входящие". Если принять правилом, что папка "Входящие" в идеале должна быть пуста – ведь это и есть конечная цель выбора оптимального порядка работы с электронной почтой, то каждый раз требующее реакции письмо будет попадаться на глаза, пока не будет удалено после его "выполнения".

Работа с электронной почтой, которая требует ответа, так же проста. Если есть время и возможность ответить на входящее электронное письмо, на него дается ответ. После письмо удаляется. Периодически так же нужно очищать от мусора папку "Отправленные", чтобы там не накапливалось слишком много ответов.

Если работа с электронной почтой столкнула с письмом, которое требует ответа, но не вся необходимая для ответа информация под рукой, такая электронная почта остается в папке "Входящие". После того, как ответ будет написан, письмо удаляется из электронной почты.

Порядок работы с электронной почтой, которая вызывает повышенный интерес, так же прост. Все такие письма поступают в папку "Познавательно". В ней могут быть подпапки, точнее характеризующие категорию познавательного. К примеру, "компьютеры", "книги" и т.п.

После наступает черед работы с электронной почтой, порядок обработки которой определяется сортировщиками входящих писем.

В результате папка "Входящие" содержит только по-настоящему важные письма, которые требуют внимания. Как только такая электронная почта "закрывается", соответствующее письмо удаляется. В папке "Входящие" делается свободнее.