Как грамотно составить деловое письмо на английском?

Этикет деловой переписки имеет огромное значение при ведении бизнеса с иностранными партнерами. Письмо, составленное по всем правилам деловой переписки гарантирует установление хороших бизнес-контактов и способствует эффективному деловому общению в дальнейшем. Какие же правила нужно учитывать при составлении деловых писем на английском языке?

При составлении делового письма на английском важно не только верно формулировать свои мысли без грамматических ошибок. Решающее значение имеют также структура, стиль и оформление письма.   

• Когда письмо пишется на бланке организации, на нем, как правило, уже указаны реквизиты отправителя. В этом случае слева следует напечатать адрес получателя.

Примеры написания адреса: Mr A Harper "E" Division Headquarters Hessle Police Station Hessle High Road Hull HU4 7BA UK или Ms Julia Fedotova 30 Novokuznetskaya Str. Apt. 12 Moscow 115054 Russia

Источник изображения>>>

• Если бланка нет, адрес отправителя пишется в правом верхнем углу листа. Затем ниже, после пробела слева указывается адрес получателя.
  

Под адресом получателя, после пробела указывается дата написания письма, затем вновь пробел, после чего следует обращение.

Примеры обращений:

Dear Mr Brown /Dear Mrs Langton /Dear Ms Kay , etc.

Другие возможные варианты:

Your Excellency - Ваше Превосходительство (так следует обращаться к послу)
Dear Mr President - Уважаемый господин президент

В деловой переписке также используют выражение

To whom it may concern (в ситуациях, когда у пишущего нет возможности узнать имя, пол и должность человека, к которому обращаются с просьбой). Речь может идти и об информационных письмах, адресованных большому числу людей/учреждений, о претензиях в адрес предприятий и организаций.

Довольно часто в этих же случаях употребляют обращение

Dear Sir/Madam

• Деловое письмо должно быть прежде всего простым. Поэтому старайтесь употреблять короткие предложения.
  
  
• Не стоит злоупотреблять местоимениями 1-го лица (I, we - я, мы)
  
  
• Избегайте сокращенных форм  I"d, I"ll, don"t, haven"t. Они характеризуют разговорную речь.
  
  
• По возможности используйте 3-е лицо и страдательный залог: Your order is being processed (ваш заказ обрабатывается), вместо Someone is processing your order (кто-то обрабатывает ваш заказ). Это дает вам возможность говорить от имени фирмы в приемлемом стиле.
  

При составлении делового письма нужно также помнить, что даже в случае, если ваш ответ на чью-либо просьбу отрицательный, тон письма должен быть вежливым, например:

Please accept my apologies for sending such a negative reply to your kind enquiry

В конце письма, перед подписью используют устойчивую форму вежливости:

Yours sincerely - Искренне ваш(а) (если имя получателя известно)
или
Yours faithfully (если речь идет о письмах с обращением Dear Sir/Madam).


В деловых бумагах встречаются такие выражения и фразы:

I am writing to acknowledge receipt of your letter - я пишу, чтобы подтвердить получение вашего письма

to ask for assistance - попросить о содействии

I regret to say that - к сожалению, вынужден сказать, что...

from the documents which I am enclosing - из документов, которые я прилагаю

The purpose of this letter is to keep you informed of the situation - цель данного письма - держать вас в курсе происходящего

There is no vacancy available at the moment. - В настоящий момент у нас нет вакансии.
We will place your name on our files and contact you should a vacancy occur. - Мы внесем ваше имя в нашу базу данных и свяжемся с вами, если вакансия появится.