Мы часто называем совещания скучными и бесполезными. Порой говорим, что посещать их — это пустая трата времени. В чем причина того, что некоторые совещания действительно такими и оказываются, а другие вдохновляют нас и заряжают энергией? Всё дело в их содержании и вопросах, которые обсуждаются? Или же разницу определяют люди, собравшиеся в одной комнате?

Безусловно, совещания — это неотъемлемая часть работы. По данным Совета национальной статистики, в среднем американский сотрудник проводит на них 37% своего рабочего времени. Другие исследования говорят о том, что менеджеры посещают около 60 собраний ежемесячно.

И хотя, согласно данным компании Meetings in America, 39% сотрудников признаются в том, что на совещаниях они частенько дремлют, 92% из них уверены, что «успешно проведенное собрание может повысить удовлетворенность работой».

Заинтересовавшись проблемой, мы начали внимательно отслеживать наши собрания (по телефону или лицом к лицу), чтобы выделить те активности, структуры, индивидуальные стили или любые другие критерии, которые отличают собрания вдохновляющие и наполняющие энергией от бессмысленных и занудных. Мы обнаружили кое-что любопытное. Во-первых, большинство совещаний начинаются одинаково прямолинейно с «вот-для-чего-мы здесь-собрались». И хотя одни из них так и шли ни шатко ни валко, другие перерастали в продуктивные дискуссии после того, как кто-нибудь из участников задавал вопрос, заставляющий задуматься. Предлагаем вам примеры вопросов, которые кардинально меняли ход совещаний и делали их очень ценными.

1. «Для того чтобы у всех было четкое понимание, давайте проясним, как это поддерживает нашу цель»

Выдвигая такой вопрос-предложение, вы должны фокусироваться на большой картинке. Ученый и консультант Давид Лапин (David Lapin), в недавнем интервью объяснил, как четко обозначенная цель облегчает процесс принятия решений, выступая в роли фильтра.

Новое исследование Deloitte показывает, что компании, которые максимально ориентированы на достижение целей, демонстрируют высокие показатели по таким характеристикам, как влиятельность бренда, лояльность клиентов, рост прибыли, гибкость и быстрота.

2. «Правильные ли вопросы мы задаем?»

Основательно поразмыслите над этим вопросом. И подумайте, например, о том, как однажды Мартину Куперу[i] поставили задачу создать телефон, по которому можно звонить из автомобиля. Он ни минуты не колебался и погрузился в работу с головой. Однако ему не давал покоя один вопрос: «Почему мы звоним куда-то (домой, в офис, в автомобиль) вместо того, чтобы звонить кому-то?». Вопросы подобные этому заставляют задуматься о причине вашего участия в собрании, а также они ведут дискуссию в области, опережающие текущие идеи, — такие, как изобретение первого сотового телефона.

3. «С кем еще мы обсуждали этот вопрос?»

Этот вопрос обладает скрытой силой. Как часто вы ловите себя на мысли о том, что на совещании вы разговариваете с теми же людьми, с которыми общаетесь в течение рабочего дня? Отдел маркетинга совещается с отделом маркетинга. Бухгалтерия с бухгалтерией. А между тем продуктивность собрания может взлететь до небес, если вы подключите мнение «со стороны». Можно пригласить за стол людей из других отделов или же предложить коллегам поговорить с ними вне собрания.

По данным исследования, 72% проектов, отмеченных теми или иными наградами, включают в себя большое количество обсуждений с носителями других точек зрения.

4. «Знаем ли мы, как на это отреагирует конечный потребитель?»

Любое собрание нацелено на обсуждение того, что уже изменилось, что необходимо изменить и что подвергнется изменениям в будущем. Но часто люди не задаются вопросом о том, как все эти изменения повлияют на вовлеченные стороны.

Например, сделать упаковку продукта компактнее может быть замечательной идеей с точки зрения заботы об экологии. Но если ваши основные покупатели — это люди пожилого возраста, которые не смогут прочитать надпись на пакете меньшего размера, у вас возникнет новая проблема.

Как же спрогнозировать влияние изменений на людей? Для этого нужно увидеть реальную ситуацию. Подсчитано, что если сотрудники видят, как клиенты пользуются производимыми ими услугами или продуктами, это повышает их вовлеченность и заинтересованность в работе в 17 раз.

5. «Интересно, а что думаете об этом Вы?»

Этот вопрос, заданный по-разному, все мы слышали неоднократно. Примечательно, что наибольший эффект он имел в случае, если был адресован тому участнику совещания, кто тихо сидел в своем кресле или думал, что его мнение не так ценно, как мнение других. И такой эффект вполне объясним. Исследователи из Cicero Group поинтересовались, какой фактор способствует тому, что люди начинают работать по-настоящему хорошо. Ответ номер один (37%) — «Я начинаю работать по-настоящему хорошо, если меня замечают». Участие в совещаниях, где, как вам кажется, ваши идеи и мнение никому не важны, может быть тяжелым испытанием.

6. «Есть ли что-то такое, что мы можем добавить или убрать, и это понравится людям?»

Нередко мы заходим в тупик, застреваем, принимая текущую ситуацию за единственно возможный вариант. Нам кажется, что мы знаем, с какой целью мы находимся на собрании, и каковы будут его результаты. А что если посмотреть на каждый планируемый результат так, как будто он еще не достигнут.

Как вы думаете, что произошло, когда компания Kraft решила добавить лапшу к своему традиционному сырному порошку? В итоге родился знаменитый готовый обед Kraft Dinner. «Покрутите» во все стороны планируемые итоги вашего следующего собрания с помощью вопроса № 6.

7. «Насколько эти идеи жизнеспособны, масштабируемы и как мы собираемся придерживаться плана?»

Этот вопрос — путь к качественному обсуждению, во время которого участники не только определят слабые места, но и обнаружат возможности для развития. В скольких собраниях, идеи которых никогда не были воплощены в жизнь, вам довелось участвовать? Думается, во многих. Да, это распространенная проблема. Но, как показывает исследование, 90% выдающихся проектов — это те проекты, участники которых не только разрабатывали их, но и претворяли в жизнь.

Протестируйте эти 7 вопросов во время ближайшего совещания и посмотрите, что из этого выйдет. Вопросы — очень полезная штука. Писатель Томас Бергер так высказался об их пользе: «Искусство и наука задавания вопросов — это источник всех знаний».

По материалам Trainings