Актуальные вопросы современного делопроизводства и хранения документов в кредитных организациях. Нормативы, методики, практика: Семинар

1. Системный подход и методика управления документами.

• Современная нормативно-методическая база по делопроизводству.
• Создание системы локальных правовых актов по вопросам делопроизводства.
• Разработка политики управления документами на основе требований ГОСТ Р ИСО 15489.
• Создание системы принятия решений и системы ответственности в области управления документами.

2. Задачи и функции службы делопроизводства.

• Структура, штатная численность, нормативы времени на выполнение работ, организационные документы.
• Общий алгоритм составления и оформления положения о современной службе делопроизводства и оценки ее деятельности.

3. Система внутренних регламентов и классификаторов.

• Видовой состав организационно-распорядительной документации (ОРД), назначение, этапы подготовки.
• Нормативы по составлению и оформлению ОРД.
• Типичные ошибки при разработке и принятии локальных нормативных актов и практические рекомендации.
• Инструкция по делопроизводству (содержание, внедрение, перспективы развития).
• Взаимодействие с подразделением менеджмента качества, стандарты системы менеджмента качества (СМК).

4. Организация документооборота. Основные этапы документооборота.

• Организация приема, доставки, отправки документов.
• Учет объема документооборота.
• Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов.
• Процессы обработки, регистрации, согласования электронных документов.
• Организация электронного хранения документов.
• Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
• Сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
• Организация работы по защите персональных данных (ПД), перечень обрабатываемых ПД.
• Ответственность руководителя коммерческого банка за состояние документального фонда.

5. Текущее хранение документов.

• Составление номенклатуры дел (структурных подразделений, сводной номенклатуры дел).
• Правила формирования и оформления дел в структурных подразделениях.
• Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
• Перечни документов со сроками хранения, порядок пользования ими.
• Порядок проведения экспертизы ценности документов.
• Оформление результатов экспертизы.
• Архивные описи управленческой документации и документов по личному составу.
• Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
• Порядок уничтожения дел.

6. Обеспечение сохранности документов в архиве.

• Архивное законодательство и его применение в деятельности архивов.
• Комплектование архива документами структурных подразделений.
• Создание оптимальных условий хранения документов.
• Работа с документами ограниченного доступа.
• Основные учетные документы архива.
• Проверка наличия и состояния дел в архиве.
• Использование документов архива, выдача справок социально-правового характера.
• Ответственность за состояние архивного фонда, санкции за нарушение законодательства по архивному делу, незаконное уничтожение документов.