Деловое письмо. Деловая переписка. Стилистика письма: Семинар

1. Деловое письмо: стилистика, стандарты, принципы. 

• Правильное оформление документов. Правила оформления реквизитов документа. Придание юридической силы документам.
• Стилевые особенности языка деловых бумаг.
• Особенности официально – делового и публицистического стилей речи.
• Принципы составления деловых писем.
• Структура делового письма.
• Введение к документу.
• Порядок действий.
• Алгоритмы DAGOR, QSCR, ADI и др.
• Типичные ошибки при составлении деловой корреспонденции, актуальные требования к деловому письму.
• Стандарты фраз и выражений, принятых в деловой переписке.
• Использование клише для выражения просьбы, гарантии, предложения, приглашения и т.п.
• Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Практические задания и упражнения по составлению деловых писем.

Разбор ситуации – кейса  "Типичные вступительные и заключительные фразы".

"Памятка по составлению делового письма" 

2. Работа над составлением текста. 

• Профессиональное  руководство по составлению любого делового документа.
• "Круг аргументации".
• Расположение основной идеи, темы, проблемы.
• Правила логических ударений.
• Связь предложений в тексте.
• Использование  универсальных речевых конструкций.
• Информационная роль порядка слов в предложении.
• Технологии подачи информации и аргументации.
• Взаимосвязь между планируемым содержанием текста и передачей реальной информации.

Упражнение по составлению деловых писем. Упражнение по использованию различных, в том числе манипулятивных, приемов аргументации.

Уместность использования речевых уловок, пауз, невербальной информации. Деловые игры.

3. Технология составления различных видов деловых писем. 

• Протокол.
• Пресс – релиз.
• Информационное письмо.
• Служебная записка.
• Циркулярное письмо.
• Эссе.
• Резюме (три модели: американская, континентальная и российская).
• Письмо-требование.
• Письмо-отчет.
• Рекламация.
• Ответ на рекламацию.
• Письмо-благодарность.
• Письмо-подтверждение.
• Письмо-приглашение.
• Письмо-поздравление.
• Коносамент.
• Предложение по выработке политики или реализации проектов.
• Уведомление, предупреждение.
  и другие.

Упражнение по анализу структуры деловых писем и составлению собственных писем по ситуациям, предложенным тренером. 

Подготовка готовых шаблонов для написания различных типов деловых писем. 

Разбор иллюстративного письменного материала на английском и русском языке. 

4. Деловой этикет в переписке. 

• Понятие делового этикета в переписке. Личная  и деловая переписка.
• Благодарственные письма, поздравления, приглашения, соболезнования.
• Американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке.
• Письма, которые всегда пишут  или подписывают от руки.
• Процедура ответа на письма.

• Понятие "эмоциональной подстройки" под адресата.
• Обращение. Заключительная формула вежливости. Принципы завершения делового письма. Универсальные формулы.
• Особенности составления писем негативного содержания (отказы, претензии).
• Банковская переписка.

Составление различных моделей деловых писем. Подготовка шаблонов.

Упражнение по снижению психологической напряженности в текстах с негативным содержанием.

Речевые задачи.

Анализ образцов реальных деловых писем на английском, немецком и русском языках. 

5. Принципы и приемы e-mail переписки. Факсимильные сообщения и электронная почта. 

• Структура e-mail письма. Максимальное использование особенностей виртуального общения.
• Решение главных задач электронного письма: открыто, прочитано, понято, принято к действию.
• Ситуационное использование "телеграфного стиля".
• Формирование вложений и факсимильной подписи.
• Понятие "сетикета".
• Редактирование документов.
• Мировой опыт систематизации, хранения, архивирования и уничтожения деловых бумаг.

Индивидуальные упражнения для участников. 

Предварительная подготовка: желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным. 

Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара. 

Методы и формы работы:

• Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и слушателей.
• Большую часть составляют практические занятия и консультации, которые включают анализ ошибок в составлении текстов и в оформлении документов, а также редактирование текста служебной записки, письма и пр. документов.  

Вы сможете:

• составлять различные деловые письма быстро и качественно;
• оказывать нужное влияние на адресата путем письменного общения;
• не допускать ошибок, которые не исправляет письменный редактор;
• корректно донести негативную информацию, отказ и даже угрозу, не обидев адресата;
• редактировать тексты деловой направленности и учиться на ошибках других;
• чувствовать себя уверенно среди коллег и партнеров в процессе письменного взаимодействия;
• консультировать других по вопросам составления деловых писем;
• овладеть новейшими методиками теории речевых коммуникаций, например, QSCR, DAGOR, ADI  и др.;
• анализировать американскую, континентальную и российскую модели делового письма.

Вы получите:

• описание деловых бумаг;
• подробную технологию и логику создания различных деловых документов;
• методику формирования полноценного делового письма;
•  алгоритмы, облегчающие написание текстов и составления деловых писем любой направленности;
• алгоритмы, приводящие к конкретным результатам;
• набор необходимых конструкций и шаблонов составления делового письма для любой деловой ситуации;
• пакет выполненных кейсов, которые помогут закрепить полученные навыки;
• справочные материалы по грамматике и стилистике в удобном изложении;
• индивидуальные консультации по ведению деловой переписки.