Правила написания официальных писем: Семинар

Цели семинара-тренинга:

1. Сформировать у слушателей представления о видах и разновидностях официальных деловых писем, об основных требованиях к составлению и оформлению деловых писем;
2. Овладеть основными методическими приемами составления официальных писем;
3. Получить практические навыки составления деловых писем в различных ситуациях делового общения;
4. Сформировать представления об особенностях языка и стиля деловой переписки;
5. Познакомиться с нормами письменного делового этикета.

В программе:

Модуль 1 Понятие деловой переписки

1. Виды деловой переписки.
   • Деловое и коммерческое письмо;
   • Телеграмма (телекс);
   • Телефонограмма;
   • Факсограмма;
   • Электронное письмо.
2. Классификация деловых (официальных) писем: по сфере применения, тематике, адресату, назначению и др.
3. «Внешняя» и «внутренняя» деловая переписка.

Модуль 2 Разновидности деловых (официальных) писем

1. Просьбы, запросы, напоминания, требования, информационные письма, сопроводительные, гарантийные и др.
2. Коммерческая переписка
   • Рекламные письма;
   • Запросы;
   • Заявки;
   • Предложения (оферты);
   • Заказы;
   • Претензионные письма.
3. Этикетные письма: благодарности, приглашения, поздравления, извинения и др.

Модуль 3 Требования национального стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению официального делового письма

1. Адресат письма;
2. Заголовок к тексту (краткое содержание);
3. Текст, отметка о наличии приложения;
4. Подпись, отметка об исполнителе.

Модуль 4 Композиционная структура делового письма. Зависимость композиционной структуры письма от целевой установки

1. Способы изложения содержания в деловом письме: систематический способ изложения, исторический способ изложения.
2. Варианты композиционной структуры письма. Выбор композиционной структуры письма в зависимости от ситуации делового общения.
3. Регламентированные и нерегламентированные деловые письма.
4. Деловые письма в нестандартных ситуациях. Практические примеры.

Модуль 5 Языковые и стилистические принципы оформления текста письма

1. Основные стилевые требования, реализуемые в деловой переписке (убедительность, лаконичность, точность, ясность).
2. Тон делового письма.
3. Типы речевых действий, реализуемых в тексте делового письма.
4. Стандартные языковые обороты в тексте письма.
5. Форма изложения делового письма.
6. Стилистические особенности составления писем негативного содержания (письма-требования, отказы).
7. Стилистические нарушения в тексте письма и приемы их устранения.

Модуль 6 Этикет делового письма

1. Вступительное обращение.
2. Заключительная этикетная фраза.
3. Этикетные фразы в тексте письма.

Модуль 7 Языковые средства психологического воздействия на адресата

1. Эффект первого впечатления (фактор привлекательности).
2. Способы самопрезентации в деловом письме.
3. Фактор адресата.
4. Демонстрация открытости в деловом письме.
5. Приемы управления вниманием в деловой переписке (прием «нейтральной фразы», прием «завлечения», установление зрительного контакта, приемы акцентировки).
6. Способы убеждения партнеров.
7. Ориентация на взаимную выгоду.

Модуль 8 Правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение текста, прописные и строчные буквы и др.

Модуль 9 Особенности ведения электронной переписки