1. Нормативно-методические документы по организации и ведению архива.
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», с изменениями и дополнениями в Федеральном законе от 11.02.2013 № 10-ФЗ» Анализ последних изменений.
2. Архив организации.
Виды архивов. Правила оперативного хранения документов. Законодательное регулирование работы архива. Компьютерные технологии в архивах.
Положение об архиве: должностные инструкции, задачи, функции, права, обязанности. Планирование работы архива. Организация труда работников архива. Нормативы времени на работы в архиве.
3. Требования к помещению архива.
Требования к помещению, оборудованию и техническому оснащению архива. Создание и поддержание оптимальных условий хранения дел и документов. Режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Размещение документов в архивохранилище, средства хранения, топографирование. Внеофисное хранение документов
4. Комплектование архива документами структурных подразделений.
Комплект документов, необходимых для организации и функционирования архива, их виды и особенности. Классификация и учет документов в архиве. Организация поиска документов в архиве. Порядок выдачи дел из хранилища.
5. Проверка наличия и состояния документов в архиве.
Оформление результатов проверки. Ответственность за состояние документационного фонда. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов и др.
6. Экспертиза ценности документов: порядок проведения и оформление результатов.
Положение об экспертной комиссии: задачи, функции, состав и порядок работы экспертной комиссии. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Выделение документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел.
Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Изменения нормативной базы.
7. Основные учетные документы архива.
Подготовка документов к архивному хранению. Передача документов на архивное хранение. Особенности передачи дел в архив, хранение финансовых документов и документов по личному составу. Правила составления и оформления архивных описей. Систематизация дел в архивных описях. Составление предисловия к описи. Оформление титульного листа. Особенности составления описи и формирование дел. Редакция существующих описей дел. Составление паспорта архива организации.
8. Требования к формированию и оформлению дел.
Нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Принципы формирования дел. Типичные ошибки и нарушения.
9. Номенклатура дел организации.
Виды, структура, правила составления и оформления. Систематизация, формирование дел и составные части номенклатуры, оформление итоговой записи. Определение сроков. Особенности составления номенклатуры дел для различных организаций. Типичные ошибки. Согласование номенклатуры дел с государственным архивом.
10. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.
Взаимодействие с государственными архивами. Взаимоотношения архива организации (ведомственного архива) с учреждениями системы Федеральной архивной службы России. Право собственности организации на документы, передаваемые в государственный (муниципальный, частный) архив. Составление исторической справки к документам.
11. Использование документов архива.
Выдача документов во временное пользование. Составление и выдача архивных справок. Информационно-справочная работа с документами архива.
12. Технологии внеофисного и электронного хранения документов
Постановка электронного документооборота в компании: введение и адаптация, технологии электронного документооборота. Перевод документов в электронную форму. Форматы хранения документов. Обеспечение сохранности документов в электронном виде
13. Практическое занятие по составление номенклатуры дел организации.
На основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Изучение сроков хранения документов. Систематизация дел в номенклатуре. Оформление номенклатуры дел с учетом особенностей для различных организаций. Анализ допущенных ошибок.
